Lễ tân là một bộ phận không thể thiếu ở sảnh chính của các tòa nhà chung cư và công việc này vẫn chỉ được biết nhiệm vụ chính là tiếp đón cư dân và khách tới chung cư. Vậy ngoài công việc này, họ còn phải thực hiện những việc gì khác? Hãy cùng Asahi Japan tìm hiểu về công việc lễ tân tòa nhà chung cư qua bài viết sau đây nhé!
Những công việc mà lễ tân tòa nhà chung cư đảm nhiệm
- Tiếp đón và hướng dẫn cư dân/khách hàng thủ tục đăng ký khi ra/vào tòa nhà chung cư.
- Theo dõi và xử lý các văn bản, tài liệu liên quan tới tòa chung cư.
- Thông báo, nhắc nhở các cư dân/khách hàng thực hiện theo đúng nội quy của tòa nhà.
- Tiếp nhận và giải đáp tất cả thắc mắc, yêu cầu của cư dân/khách hàng. Tổng hợp lại các ý kiến này để báo cáo lên cấp trên để giải quyết. Cập nhật liên tục tình tình và thông báo lại kết quả cho cư dân/khách hàng.
- Theo dõi và cập nhật tình hình sử dụng căn hộ, danh sách liên hệ với chủ hộ và những người đang sử dụng.
- Hỗ trợ cư dân và khách hàng khi quẹt thẻ thang máy, nhận hàng hóa, gọi taxi, xe cứu thương…
- Phối hợp với các bộ phận khác tham gia xử lý khi chung cư gặp sự cố về phòng cháy chữa cháy, an ninh…
Yêu cầu cơ bản đối với công việc lễ tân tòa nhà chung cư
Lễ tân là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và là cầu nối giữa cư dân và ban quản lý tòa nhà. Do đó, để có thể thực hiện tốt công việc này, trước hết bạn cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như: Microsoft Office, Google Docs…
- Sử dụng được các thiết bị văn phòng như: máy in, máy fax…
- Khả năng giao tiếp tốt.
- Biết cách xử lý, giải quyết các sự cố phát sinh khi làm việc.
- Biết cách sắp xếp công việc một các hợp lý, hiệu quả nhất.
- Luôn nhiệt tình với công việc và có thái độ nhã nhặn với khách hàng.
Công việc lễ tân tòa nhà chung cư có gì khó khăn
- Lễ tân là một công việc tương đối đặc thù, không dập khuôn mẫu, mà cần phải linh hoạt trong mọi tình huống. Bởi hàng ngày, vị trí lễ tân sẽ phải tiếp xúc với hàng trăm khách hàng, mỗi người lại có một tinh cách và yêu cầu khác nhau. Vì vậy mà vị trí lễ tân luôn phải linh hoạt xử lý trong mọi hoàn cảnh sao cho phù hợp, để giải quyết phàn nàn của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và đặc biệt là làm cho khách hàng hài lòng. Ở Asahi Japan – Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, vị trí lễ tân sẽ được đào tào và tiếp cận với dịch vụ chăm sóc khách hàng Omotenashi – một tiêu chuẩn dịch vụ của Nhật Bản.
Với những thông tin cơ bản ở trên, hy vọng rằng ai còn thắc mắc về vị trí lễ tân tòa chung cư thì giờ đã có thêm nhiều thông tin hữu ích và cảm thấy yêu thích công việc này. Asahi Japan đã và đang quản lý số lượng tòa chung cư tại Hà Nội và Bình Dương, bộ phận tuyển dụng luôn sẵn sàng chào đón bạn đến ngôi nhà chung Asahi Japan.