Quản lý chung cư | Kinh nghiệm, quy trình quản lý vận hành

5/5 - (3 votes)

Quản lý chung cư là nhu cầu khi số lượng các tòa nhà chung cư tăng lên. Quản lý vận hành chung cư hiệu quả sẽ phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố:

  • Bộ máy vận hành
  • Quy trình hoạt động
  • Chi phí vận hành
  • ….

Cùng Công ty quản lý tòa nhà Asahi Japan tìm hiểu rõ hơn về hoạt động quản lý chung cư.

I. Quản lý vận hành chung cư là gì?

Quản lý chung cư là quản lý mọi hoạt động liên quan đến chung cư. Mục đích chính của công việc này là đảm bảo các hoạt động trong tòa nhà diễn ra một cách thuận lợi.

Quản lý chung cư
Quản lý chung cư

Dịch vụ quản lý vận hành bất động sản chung cư giúp đảm bảo môi trường sống an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân nhằm gìn giữ và gia tăng giá trị bất động sản.

Công việc quản lý vận hành chung cư sẽ do ban quản lý tòa nhà đảm nhiệm.

II. Ban quản lý chung cư là gì?

Ban quản lý chung cư có nhiệm vụ tiến hành quản lý, vận hành chung cư theo các quy định của pháp luật nhà ở. Ban quản lý chung cư gồm các thành phần nhân sự:

Quản lý chung cư
Ban Quản lý chung cư
  • Giám đốc dự án
  • Phó giám đốc dự án (Dự án lớn sẽ có)
  • Đội kỹ thuật thực hiện bảo trì – bảo dưỡng hệ thống trong tòa nhà (Thang máy, nước, điện, máy lạnh, thông gió,…)
  • Đội hành chính nhân sự (Lễ tân, CSKH, kế toán)
  • Đội quản lý chất lượng: kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án.
  • An ninh nội bộ: theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện các nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác.

III. Công tác quản lý vận hành chung cư

1. Quản lý dịch vụ

Quản lý vận hành chung cư
Quản lý dịch vụ vệ sinh chung cư

Để mang đến cho cư dân môi trường sống tốt nhất, ban quản lý cần chú trọng đến các dịch vụ (an ninh, kỹ thuật, cảnh quan,…) đảm bảo cho cư dân được hưởng đầy đủ các tiện ích và cảm thấy thoải mái nhất trong môi trường sống chung cư.

2. Quản lý tài chính

Trong hoạt động quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, những khoản phí chi trả cho các dịch vụ vệ sinh, an ninh, cảnh quan, rác thải,… là yếu tố không thể thiếu. Do đó, ban quản lý cần lập báo cáo tài chính theo từng tháng, quý, năm để gửi đến chủ đầu tư để tiến hành tối ưu các hoạt động của chung cư.

Ban quản lý có quyền thu phí thuê và quỹ chung của căn hộ nếu được chủ đầu tư cho phép, ủy quyền một cách rõ ràng, minh bạch.

3. Quản lý nhân sự

Quản lý vận hành chung cư
Quản lý nhân sự chung cư

Để vận hành chung cư sẽ cần rất nhiều nhân sự. Do đó, ban quản lý cần lập kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết.

Trong kế hoạch quản lý nhân sự cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong chung cư. Như vậy các hoạt động của chung cư mới hoạt động hiệu quả, tối ưu được.

4. Quản lý khách hàng

Quản lý vận hành chung cư
Quản lý khách hàng chung cư

Mỗi ngày sẽ có lượng lớn khách hàng ra vào chung cư. Vì vậy, ban quản lý cần kiểm soát, giám sát chặt chẽ các hoạt động (An ninh, vệ sinh, kỹ thuật,…) đảm bảo sự an toàn của chung cư, đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất. Ngoài ra, ban quản lý có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề phát sinh của cư dân, người thuê đến sinh sống trong chung cư.

IV. Phí dịch vụ quản lý vận hành chung cư

1. Phí quản lý chung cư được sử dụng trong công việc gì?

Quản lý chung cư bao gồm rất nhiều hoạt động. Đi kèm song song với nó là các khoản chi phí quản lý vận hành nhà chung cư. Có thể kể đến các công việc cần sử dụng đến chi phí để triển khai như:

Quản lý chung cư
Bảo trì – bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật chung cư
  • Điều khiển, duy trì hệ thống kỹ thuật
  • Bảo trì tòa tòa, bảo dưỡng các thiết bị (thang máy, PCCC, máy phát điện,…)
  • Vệ sinh, chăm sóc cảnh quan

2. Cách tính chi phí quản lý chung cư

Theo điều 31 thông tư số 02/2016/TT-BXD, Tùy thuộc vào loại hình chung cư mà cách tính chi phí quản lý chung cư sẽ khác nhau:

  • Đối với căn hộ chung cư: Diện tích thông thủy của căn hộ X giá dịch vụ quản lý
  • Đối với khu nhà thấp tầng: Diện tích sàn được sử dụng X giá dịch vụ quản lý

V. Kinh nghiệm quản lý nhà chung cư

1. Xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục

Một trong những cách giúp quản lý chung cư hiệu quả là chủ đầu tư cần xây dựng được quy trình quản lý cho từng hạng mục:

Quản lý chung cư
Xây dựng quy trình quản lý chi tiết cho từng hạng mục

Việc xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục sẽ đem lại nhiều thuận lợi cho chủ đầu tư:

  • Phân công nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng cho từng bộ phận.
  • Kiểm soát được hiệu quả, chất lượng cũng như tiến độ của các công việc. Chủ đầu tư có thể so sánh – đối chiếu kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra.

2. Áp dụng phần mềm quản lý chung cư

Hiện nay, sử dụng các phần mềm công nghệ quản lý tòa nhà thông minh không còn quá xa lạ với các chủ đầu tư. Việc sử dụng các công nghệ này giúp các chủ đầu tư tiết kiệm được thời gian, chi phí trong hoạt động quản lý vận hành chung cư.

Quản lý chung cư
Phần mềm Quản lý chung cư thông minh

Top các phần mềm quản lý tòa nhà thông minh bạn có thể tham khảo:

  • Phần mềm quản lý Asahi Care
  • Building Care
  • CyHome
  • Pihome
  • Landsoft Control
  • Lander Building
  • BeeHome
  • Luci Building

3. Chọn mô hình quản lý nhà chung cư

Để lựa chọn được mô hình quản lý nhà chung cư cần dựa vào quy mô, đặc điểm và tính năng của tòa nhà. Trong đó, mô hình phải thể hiện rõ trách nhiệm của ban quản lý và các bộ phận chuyên môn.

Quản lý vận hành chung cư
Lựa chọn mô hình dựa trên quy mô, cấu trúc chung cư

Đồng thời cũng cần đảm bảo bộ máy hoạt động được thiết kế tinh giản nhưng đầy đủ chức năng quản lý.

4. Thuê đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp

Có thể bạn biết: “quản lý, vận hành tòa nhà đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cao”. Do đó, thuê một đơn vị quản lý là cách làm tối ưu nhất giúp chủ đầu tư vận hành tòa nhà hiệu quả.

Nếu bạn phân vân không biết lựa chọn đơn vị nào thì Asahi Japan là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Với tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản, Đơn vị quản lý chung cư Asahi Japan cam kết đem đến cho chung cư những trải nghiệm dịch vụ tuyệt nhất.

VI. Asahi Japan – Đơn vị quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp

Asahi Japan là đơn vị được thành lập dựa trên sự hợp tác giữa tập đoàn uy tín tại Nhật Bản TOYO GROUP và Công ty cổ phần dịch vụ và địa ốc ĐẤT XANH MIỀN BẮC.

Quản lý vận hành chung cư
Asahi Japan – đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp

Asahi Japan luôn cố gắng để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

||Một số dự án mà Asahi Japan quản lý vận hành:

  • Chung cư Flora Fuji – TP. Thủ Đức
  • Chung cư LA FORTUNA –  Vĩnh Phúc
  • Gem Sky World Long Thành, Đồng Nai

||Thông tin liên hệ:

Lời kết

Quản lý chung cư hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích và doanh thu cho chủ đầu tư. Do đó, hãy tham khảo các dịch vụ tại Asahi Japan để nâng cao hiệu quả trong quản lý chung cư, gia tăng tối đa giá trị của bất động sản.

||Bài viết liên quan khác: