Quản lý tòa nhà văn phòng: Quy trình, cách quản lý hiệu quả

5/5 - (1 vote)

Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có khác gì so với chung cư, làm sao để quản lý hiệu quả?

I. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí cũng như như người làm việc tại đó luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc.

II. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

1. Quản lý hợp đồng

Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành dự án (vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì – bảo dưỡng máy móc,…)

Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý hợp đồng

Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu cho chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu thì ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.

2. Quản lý nhân sự

Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý nhân sự

Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải phụ trách nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ.

3. Quản lý tài chính

Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý tài chính tòa nhà văn phòng

Để hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện – nước, rác thải,…) Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện công việc quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo gửi đến chủ đầu tư.

Chính vì vậy, bộ phận quản lý tài chính phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để cho khách hàng tin tưởng và an tâm hơn.

||Xem thêm: Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết

4. Quản lý chăm sóc khách hàng

Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng, cư dân. Hoạt động này sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

5. Vận hành kỹ thuật tòa nhà

cách Quản lý tòa nhà văn phòng
Đảm bảo vận hành kỹ thuật tòa nhà ổn định

Công việc bảo trì tòa nhà sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các hệ thống trong tòa nhà (thông gió, điện, nước, internet, camera,…) cần được vận hành tốt ổn định đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa nhà.

6. Quản lý dịch vụ vệ sinh

Cách Quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý vệ sinh tòa nhà văn phòng thường xuyên

Dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà (sảnh, hành lang, cầu thang,…) được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp.

Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng.

7. Hệ thống an ninh tòa nhà

Quản lý tòa nhà văn phòng
Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung nhiều nhân sự làm việc và cũng tiếp đón nhiều khách hàng đến. Chính vì vậy, hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh được đào tạo nghiệp vụ bài bản đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà.

||Xem thêm: 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả

III. Phí quản lý tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:

  • Quy mô của tòa nhà: tòa nhà có quy mô càng lớn, càng nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng cao, nhiều tầng sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít tầng.
  • Nhu cầu sử dụng dịch vụ: Phí quản lý vận hành gồm có 2 loại (phí bắt buộc và phí không bắt buộc).
    • Phí bắt buộc gồm (phí bảo trì điện nước, thang máy,…)
    • Phí không bắt buộc (phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống,…)

Các doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có mức phí quản lý khác nhau.

  • Diện tích thuê văn phòng: văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà.

IV. Phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

1. Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

Tòa nhà văn phòng nếu không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các hỏng hóc nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà.

Quản lý tòa nhà văn phòng
Bảo trì định kỳ hàng ngày

Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ:

  • Định kỳ 1 tháng 1 lần: bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió,…
  • Định kỳ 3 tháng 1 lần: chăm sóc cây cảnh, cảnh quan tòa nhà
  • Định kỳ 1 năm 1 lần:  xử lý các vết nứt trên tường, sàn,…

2. Hiểu, nắm rõ thông tin trên hợp đồng cho thuê

Quản lý tòa nhà văn phòng
Hiểu nắm rõ thông tin trên hợp đồng thuê

Ban quản lý tòa nhà cần hiểu rõ để hỗ trợ chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một ban quản lý chuyên nghiệp góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng.

||Xem thêm: Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì?

3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài

Quản lý tòa nhà văn phòng
Nắm rõ thông tin dự án

Một trong cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là nắm rõ dự án từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn.

Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý kiểm tra, chụp hình hiện trạng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng.

4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Quản lý tòa nhà văn phòng
Trao đổi thông tin với người thuê

Một cách quản lý tòa nhà hiệu quả là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư.

5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà

Quản lý tòa nhà văn phòng
Nâng cấp chất lượng tòa nhà thu hút khách thuê

Thường xuyên nâng cấp và tiện ích văn phòng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Nhờ đó mà chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư có cơ hội gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà.

6. Lưu trữ thông tin quan trọng của người thuê

Quản lý tòa nhà văn phòng
Lưu trữ thông tin người thuê

Chủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng.

  • Lưu trữ thông tin về người thuê: đây là các giấy tờ quan trọng, căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin cẩn thận, bảo mật.
  • Lưu trữ các hóa đơn, biên lai: căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn thận.
  • Lưu trữ các báo cáo tài chính: các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không? Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp

Chủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ.

Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.

IV. Asahi Japan – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp

Quản lý tòa nhà văn phòng
Asahi Japan – đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng

Asahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chất lượng, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

Asahi Japan đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng như:

||Thông tin liên hệ:

  • Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại (Phone): 0936.306.438
  • Websitehttps://asahijapan.com/

Lời kết

Asahi Japan vừa chia sẻ với bạn đọc về quy trình và quản lý tòa nhà văn phòng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng cho các doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0936.306.438 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

||Đọc thêm: