Quản lý tòa nhà là gì? Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà

5/5 - (1 vote)

Quản lý tòa nhà không còn xa lạ với những chủ đầu tư, khách thuê căn hộ chung cư. Tuy nhiên định nghĩa chính xác của quản lý tòa nhà là gì? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà do ai triển khai. Hãy cùng Asahi Japan tìm hiểu chi tiết các vấn đề trong bài viết này.

I. Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là lĩnh vực cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành hoạt động trong tòa nhà Từ Kỹ thuật đến Nhân sự sao cho hoạt động chăm sóc khách hàng được diễn ra tốt nhất. Đảm bảo môi trường sống, sinh hoạt an toàn, tiện nghi cho cư dân, khách thuê trong tòa nhà.

Quản lý tòa nhà là gì
Quản lý tòa nhà là gì

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là dịch vụ cung cấp các hoạt động giúp cho hệ thống trong tòa nhà được vận hành trơn tru thuận lợi. Gồm các hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC, nhân sự,… và các tiện ích khác trong tòa nhà.

Khái niệm quản lý tòa nhà cũng là chỉ chung cho hoạt động quản lý chung cư cao tầng, quản lý văn phòng, quản lý bệnh viện, quản lý trung tâm thương mại,… Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện và yêu cầu của chủ đầu tư mà tính chất của tòa nhà sẽ có những công việc khác nhau.

1. Quản lý tòa nhà chung cư là gì?

Quản lý chung cư được hiểu là các công việc quản lý liên quan đến hoạt động của tòa nhà như: kỹ thuật, nhân sự, vệ sinh, bảo vệ,… nhằm đảo bảo chất lượng cuộc sống và an toàn của người dân sống trong chung cư.

Quản lý tòa nhà
Dự án GREEN PEARL Minh Khai do đơn vị Asahi Japan quản lý vận hành

Như bạn biết, chung cư là gồm nhiều căn hộ, nhiêu người sinh sống nên sẽ có nhiều yêu cầu, vấn đề phát sinh. Chính vì thế mà giải pháp quản lý chung cư tốt nhất chính là tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp để giải quyết các vấn đề hàng ngày của cư dân.

2. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Chung cư cao cấp HANOI PARAGON do đơn vị Asahi Japan quản lý vận hành

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động vận hành các hệ thống trong tòa nhà giúp cho khách thuê có một trải nghiệm tốt nhất. Chất lượng quản lý tòa nhà văn phòng là điều kiện quyết định đến việc số lượng khách hàng muốn thuê làm tăng giá trị của chính tòa nhà.

II. Tầm quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà

Một tòa nhà được vận hành trơn tru, hiệu quả giúp gia tăng tỷ lệ khách hàng quyết định thuê – mua căn hộ trong tòa nhà. Ngoài ra, các chủ đầu tư và cư dân còn sử dụng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà với mục đích khác:

  • Đảm bảo an toàn: một trong những mục đích quan trọng nhất khi tòa nhà đi vào vận hành là đảm bảo an toàn cho mọi người sinh sống. Mỗi ban quản lý đều phải có một phận phận an ninh hỗ trợ phát hiện và xử lý nhanh chóng những vấn đề bất thường của tòa nhà.
quản lý tòa nhà
Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cư dân
  • Phòng tránh rủi ro: rủi ro lỗi hệ thống máy móc, thiết bị,… là những vấn đề luôn phải được kiểm tra thường xuyên. Kiểm tra, bảo trì là để khắc phục trong thời gian sớm nhất mang lại sự hài lòng cho người dân.
  • Nâng cao giá trị tòa nhà: khâu quản lý vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru thì giá trị tòa nhà sẽ được nâng cao. Không chỉ nâng cao về mặt giá trị thực mà còn đem lại giá trị sự tin tưởng của khách hàng với chủ đầu tư.

III. Công việc quản lý tòa nhà do ai chịu trách nhiệm?

Để quá trình vận hành diễn ra trơn tru hiệu quả thì việc xây dựng ban quản lý tòa nhà vô cùng cần thiết. Ban quản lý giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đem đến cuộc sống tốt nhất cho người dân.

Quản lý tòa nhà
Ban Quản lý tòa nhà Asahi Japan

Ban quản lý sẽ bao gồm nhiều bộ phận với vai trò, trách nhiệm khác nhau:

  • Bộ phận kiểm tra, giám sát an ninh,
  • Bộ phận PCCC hoặc bộ phận kiểm tra và bảo trì dịch vụ, thiết bị
  • Bộ phận dọn dẹp vệ sinh
  • ….

Bởi vậy, quản lý vận hành tòa nhà là nhiệm vụ quan trọng nên người chịu trách nhiệm khối công việc này cần phải có đủ năng lực, kiến thức chuyên môn liên quan. Ngoài ra, nhân viên trong ban quản lý cũng cần có sự chuyên nghiệp, minh bạch, rõ ràng. Đảm bảo cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp nhất đến cư dân.

IV. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà gồm những gì?

1. Dịch vụ vệ sinh

Vệ sinh luôn là vấn đề mà mỗi người dân chú ý khi tìm hiểu về tòa nhà. Nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến bộ mặt của dự án. Chính vì thế, dịch vụ vệ sinh phải được ban quản lý được chú trọng để nâng cao giá trị của tòa nhà.

Tư vấn quản lý tòa nhà
Vệ sinh tòa nhà sạch luôn được Asahi Japan ưu tiên hàng đầu

Ban quản lý nên thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp, có sự sắp xếp nhân sự hợp lý để dọn dẹp tất cả mọi khu vực trong tòa nhà, đảm bảo công tác giữ gìn vệ sinh. Đặc biệt, công việc vệ sinh cần được thực hiện hàng ngày, thường xuyên.

2. Dịch vụ quản lý tài chính

Quản lý tòa nhà
Quản lý tài chính minh bạch, công khai

Quản lý một tòa nhà cần quan tâm đến khoản phí vận hành tòa nhà để duy trì các hoạt động hàng tháng. Vậy nên, mỗi khách hàng trong tòa nhà theo quy định sẽ nộp một khoản phí nhất định. Khi đó, quản lý tài chính cần phải thống kê chi tiêu cho các dịch vụ trong đó như: tiền điện, nước chung của tòa nhà, tiền thuê các đơn vị nhà thầu (vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, côn trùng,…)

Ngoài ra, ban quản lý phải luôn công khai, minh bạch trong các khoản thu chi tới cư dân và lập báo cáo gửi tới chủ đầu tư, ban quản trị. Qua đó, chủ đầu tư và ban quản trị nắm bắt được tình hình của tòa nhà và có những điều chỉnh phù hợp.

3. Dịch vụ an ninh

Quản lý tòa nhà
An ninh tòa nhà luôn phải được đảm bảo

Dịch vụ an ninh gồm những công việc như: giám sát người ra vào, hệ thống quản lý bãi đỗ xe, giải quyết vấn đề mâu thuẫn, ẩu đả,… Hiện nay, có rất nhiều giải pháp quản lý tòa nhà giúp giảm bớt nhiệm vụ của bộ phận an ninh nhờ hệ thống camera giám sát và các kỹ thuật khác.

4. Dịch vụ quản lý vận hành, bảo trì kỹ thuật tòa nhà

Để tòa nhà được vận hành một cách ổn định, công việc bảo trì tòa nhà cần phải thực hiện thường xuyên. Với hệ thống quản lý tòa nhà BMS cho phép quản lý, điều khiển mọi hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, đảm bảo vận hành các thiết bị được chính xác, hiệu quả thì vấn đề bảo trì hệ thống kỹ thuật cần thực hiện trơn tru, xử lý kịp thời các vấn đề hỏng hóc.

quản lý tòa nhà
Kiểm tra, Bảo trì hệ thống thường xuyên

Một số hệ thống cần bảo trì thường xuyên:

  • Hệ thống thang máy,
  • Hệ thống ánh sáng,
  • Hệ thống báo cháy,
  • Hệ thống bãi đỗ xe,

5. Quản lý hành chính nhân sự

Quản lý hành chính là nhiệm vụ xử lý tài liệu hành chính, văn bản báo cáo, tổng kết liên quan đến tòa nhà. Công việc quản lý hành chính nhân sự có vai trò giải quyết các vấn đề pháp lý, nâng cao chất lượng cho tòa nhà.

Quản lý tòa nhà
Phân bổ nhân sự hợp lý, thưởng với những cá nhân có thành tích suất sắc

Qua quá trình quản lý nhân sự, ban quản lý có thể hỗ trợ bộ phận còn khó khăn, phát hiện những bộ phận chưa làm tròn trách nhiệm để kịp thời xử phạt và khen thưởng.

6. Quản lý khách hàng

Khách hàng là đối tượng trực tiếp trải nghiệm dịch vụ và có đánh giá khách quan nhất đối với tòa nhà. Vì vậy, công việc quản lý khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Quản lý tòa nhà cao cấp
Niềm vui của khách hàng là giá trị của tòa nhà

Ban quản lý có thể quản lý khách hàng thông qua việc chăm sóc, giải quyết vấn đề, cung cấp thông tin mới nhất và luôn mang lại cảm giác an toàn cho khách hàng.

V. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Một kế hoạch quy trình quản lý tòa nhà mà bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý hợp đồng

Quản lý tòa nhà
Quản lý hợp đồng với các nhà thầu là một phần trong quản lý vận hành

Đối với trường hợp đơn vị quản lý vận hành được chủ đầu tư hay ban quản trị tòa nhà kỹ hợp đồng quản lý tòa nhà để thực hiện công việc vận hành thì sẽ thường liên quan đến các vấn đề:

  • Quản lý quy trình ký hợp đồng và thực thi hợp đồng với các nhà thầu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng – nếu được chủ đầu tư/ ban quản trị ủy quyền)
  • Thực hiện giám sát, đảm bảo chất lượng công việc của nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết.
  • Quản lý quy trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hết hợp đồng.

2. Quy trình công tác vệ sinh trong tòa nhà

Hoạt động vệ sinh cần được tiến hành thường xuyên để mang lại môi trường trong lành, sạch nhất cho người dân sống tại chung cư. Không gian sạch sẽ cũng quyết định hiệu quả của công tác quản lý vận hành tòa nhà.

Quản lý tòa nhà
Vệ sinh luôn được trú trọng hàng ngày

Để làm tốt việc này cần đến quy trình thực hiện và giám sát công tác vệ sinh:

  • Lập kế hoạch vệ sinh tại mỗi khu vực khác nhau của tòa nhà
  • Lên quy trình về công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực
  • Quy định quản lý, xử lý rác thải tại khu vực trong và ngoài tòa nhà
  • Quy định về phân công nhân sự, chia ca làm việc để đảm bảo luôn có người thực hiện vệ sinh khi cần thiết

3. Triển khai công tác an ninh tòa nhà

Ban quản lý luôn phải tiến hành triển khai công tác an ninh theo quy trình chi tiết để đảm bảo an toàn tuyệt đối đến khách hàng.

  • Xây dựng nội quy PCCC
  • Quy định thời gian, lịch tuần tra của bộ phận an ninh
Quản lý tòa nhà
Xây dựng lịch trình tuần tra an ninh tòa nhà
  • Thời gian huấn luyện về công tác PCCC
  • Kiểm tra hàng hóa, tài sản ra – vào của tòa nhà.
  • Kiểm soát khách tham quan, nhân viên
  • Trông giữ xe của cư dân

4. Quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật

Tòa nhà muốn hoạt động ổn định, hiệu quả thì quá trình, kiểm tra, giám sát hệ thống kỹ thuật của ban quản lý phải được diễn ra thường xuyên:

  • Thực hiện bảo trì hệ thống kỹ thuật thường xuyên
  • Tiến hành sửa chữa, bảo trì kỹ thuật tòa nhà
  • Bảo trì cơ sở vật chất như: hệ thống thang máy, điều hòa,… tại tất cả các phòng của tòa nhà.
Quản lý tòa nhà
Bảo trì hệ thống PCCC, điện,… thường xuyên

5. Thực hiện công tác quản lý tài chính

Để thực hiện tốt công tác này, ban quản lý cần thực hiện tốt các quy trình:

  • Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư, khách hàng.
  • Thu chi các loại phí dịch vụ
  • Chi quỹ tiền mặt với những mục đích cụ thể.

6. Quy trình quản lý khách hàng

Một tòa nhà thường có lượng lớn cư dân, vì vậy việc quản lý khách hàng là điều quan trọng.

  • Xây dựng danh sách khách hàng cụ thể để tiện lợi trong quá trình quản lý
  • Tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng và sửa đổi, cải thiện để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất.
  • Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng chi tiết mỗi khi xử lý hay tiến hành một công việc nào đó.
  • Lên kế hoạch cụ thể và công bố đến khách hàng.

VI. Những lưu ý khi quản lý vận hành tòa nhà

Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả, đảm bảo chất lượng đem lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ban quản lý cần lưu ý:

  • Xây dựng, lên kế hoạch chi tiết cụ thể, khoa học cho toàn bộ hệ thống tòa nhà đảm bảo ban quản lý nắm rõ tình trạng của tòa nhà và cải thiện chất lượng.
Quản lý tòa nhà
Lưu ý trong quản lý tòa nhà
  • Xây dựng giải pháp hỗ trợ công việc quản lý tòa nhà để giải quyết nhanh chóng
  • Xây dựng giải pháp tối ưu giúp quá trình liên kết giữa các bộ phận, phòng ban được thực hiện  hiệu quả nhất.
  • Áp dụng công nghệ, phần mềm quản lý vào quá trình quản lý giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ đầu tư.
  • Thực hiện quản lý vận hành đúng theo quy định của pháp luật (điều 105, luật nhà ở 2014)
  • Đánh giá, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà phù hợp

VII. Asahi Japan – Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà uy tín, chuyên nghiệp

Thuê công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp là một trong những giải pháp hữu ích mà chủ đầu tư cần làm để cải thiện chất lượng và giá trị tòa nhà.

Asahi Japan tự hào là đơn vị quản lý tòa nhà chất lượng, cao cấp theo tiêu chuẩn Nhật Bản Hàng đầu tại Việt Nam. Các chủ đầu tư hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà của Asahi Japan.

Asahi Japan - đơn vị quản lý tòa nhà
Asahi Japan – đơn vị quản lý tòa nhà

Asahi Japan có đội ngũ nhân viên được đào tạo kiến thức chuyên nghiệp cao, luôn sẵn sàng phục vụ.

||Thông tin liên hệ:

  • Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại (Phone): 0936.306.438
  • Website: https://asahijapan.com/

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về dịch vụ quản lý tòa nhà cho bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị chuyên nghiệp giúp tư vấn quản lý tòa nhà, cung cấp dịch vụ chất lượng Nhật Bản thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với Asahi Japan để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất.

>>Xem thêm: