Kinh nghiệm phỏng vấn cho vị trí Lễ tân tòa nhà, văn phòng

Số lượng tòa nhà cao tầng tăng lên sẽ kéo theo nhu cầu về vị trí Lễ tân cũng tăng theo. Tuy nhiên, vị trí này lại có sự cạnh tranh rất cao, đặc biệt là tại các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp hay những khách sạn cao cấp. Vậy, kinh nghiệm phỏng vấn cho vị trí Lễ tân tòa nhà, văn phòng là gì?

Cùng Asahi Japan – Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật bản tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Công việc của Lễ tân tòa nhà văn phòng là gì?

Lễ tân tòa nhà (Receptionist) được xem là vị trí quan trọng – đại diện cho bộ mặt của tòa nhà và những đơn vị hoạt động quản lý vận hành tòa nhà, văn phòng, trưởng học, khách sạn hay trung tâm thương mại.

Ban đầu thoạt nhìn, chắc hẳn ai cũng nghĩ vai trò của lễ tân tòa nhà chỉ đơn giản là tiếp đón và hướng dẫn khách hàng khi tới tòa nhà. Tuy nhiên thì nhiệm vụ và vai trò của vị trí này lại nhiều hơn thế, ở mỗi loại hình lễ tân sẽ có những đầu mục công việc khác nhau.

Nhưng về cơ bản, công việc mà một lễ tân sẽ bao gồm:

• Tiếp đón và hướng dẫn cư dân/khách hàng thủ tục đăng ký khi ra/vào tòa nhà chung cư.
• Theo dõi và xử lý các văn bản, tài liệu liên quan tới tòa chung cư.
• Thông báo, nhắc nhở các cư dân/khách hàng thực hiện theo đúng nội quy của tòa nhà.
• Tiếp nhận và giải đáp tất cả thắc mắc, yêu cầu của cư dân/khách hàng. Tổng hợp lại các ý kiến này để báo cáo lên cấp trên để giải quyết. Cập nhật liên tục tình tình và thông báo lại kết quả cho cư dân/khách hàng.
• Theo dõi và cập nhật tình hình sử dụng căn hộ, danh sách liên hệ với chủ hộ và những người đang sử dụng.
• Hỗ trợ cư dân và khách hàng khi quẹt thẻ thang máy, nhận hàng hóa, gọi taxi, xe cứu thương…
• Phối hợp với các bộ phận khác tham gia xử lý khi chung cư gặp sự cố về phòng cháy chữa cháy, an ninh…

Được xem như “gương mặt đại sứ” của doanh nghiệp nên tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí này cũng có những yêu cầu khắt khe riêng về ngoại hình, tính chỉn chu và chuyên nghiệp trong tác phong.  Bên cạnh đó, lễ tân có vai trò là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp đồng thời cũng là trung tâm gắn kết giữa các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. Theo đó, tố chất về tính cách cũng được nhà tuyển dụng đặc biệt quan tâm. .

Kinh nghiệm phỏng vấn vị trí lễ tân

Bên cạnh những kinh nghiệm chuyên môn thể hiện qua CV (hồ sơ xin việc) thì buổi phỏng vấn gặp nhà tuyển dụng cũng rất quan trọng, đặc biệt là trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng. Vậy, kinh nghiệm phỏng vấn vị trí lễ tân sẽ cần lưu ý những gì?

     1. Xây dựng hình ảnh cá nhân

Yếu tố tiên quyết để lựa chọn cho vị trí Lễ tân đó là ngoại hình và tác phong. Theo đó, để chiếm “cảm tình” của nhà tuyển dụng thì bạn hãy chuẩn bị cho mình một hình ảnh chỉn chu cho trang phục, kiểu tóc và thể hiện mình là người lịch thiệp. Tránh lối trang điểm đậm, quần áo màu sắc lòe loẹt, gây mất “thiện cảm” cho người phỏng vấn trực tiếp. 

      2.  Tập trung giới thiệu điểm mạnh của bản thân

Với vị trí lễ tân, thì việc nói năng lưu loát, thể hiện sự tự tin là điều rất cần thiết. Nếu bạn nhỏ nhẹ quá thì cũng không ổn một chút nào, hãy thể hiện bản thân bạn là người cởi mở, hướng ngoại và thân thiện. Tiếp đến là chia sẻ kinh nghiệm nổi bật của mình trong quá trình làm việc trước đây tại công ty cũ để “ghi điểm” nhanh nhất với nhà tuyển dụng. 

      3. Kỹ năng trả lời câu hỏi tình huống

Đây là một công việc đòi hỏi khả năng xử lý tình huống rất nhiều. Bởi vậy mà đòi hỏi ở ứng viên sự nhanh nhẹn, khéo léo và cách nhìn nhận sự việc để có những ứng xử phù hợp là rất quan trọng. Chính vì vậy, với những kinh nghiệm va vấp trong cuộc sống cùng với sự tìm hiểu kỹ lưỡng về các tình huống là điều bạn nên ứng dụng vào câu hỏi của nhà tuyển dụng. 

Và một trong những tips để câu hỏi tình huống của bạn được nhà tuyển dụng “ưng ý” đó là: Dù trong bất cứ hoàn cảnh nào thì cũng cần “xin lỗi” khách hàng vì đây là một trong những nghiệp vụ cần có khi làm trong ngành dịch vụ. 

       4. Kỹ năng tin học văn phòng (xử lý công văn, thành thạo ứng dụng văn phòng)

Và cuối cùng, lễ tân cần nắm được quy trình xử lý vụ việc, để từ đó có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban chức năng. yêu cầu tối thiểu là phải có kỹ năng xử lý công văn – văn bản, chuẩn bị phòng họp và tài liệu cuộc họp và sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng, thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax…

Trên đây là một số những kinh nghiệm giúp bạn vượt qua những buổi phỏng vấn vị trí Lễ tân nói chung, đặc biệt là lễ tân tòa nhà, văn phòng tại các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, văn phòng. Đối với lễ tân khách sạn hay trường học, bệnh viên cũng sẽ có những điểm chung trong yêu cầu như bài viết đã nêu. Tuy nhiên, sẽ có những yêu cầu riêng đối với từng loại hình. Chúc các bạn sẽ có một buổi phỏng vấn tốt đẹp tại công ty sắp ứng tuyển cho vị trí Lễ tân.