An ninh là vấn đề quan trọng hàng đầu tại các khu dân cư. Hoạt động quản lý an ninh cần được lên kế hoạch và thực hiện cẩn trọng để đảm bảo tài sản cho cư dân sinh sống và làm việc trong tòa nhà một môi trường sống thực sự an toàn và chất lượng. Để làm được điều đó, ban quản lý tòa nhà nói chung và bộ phận an ninh nói riêng cần tuân thủ những quy trình an ninh sau:
Lên phương án an ninh
Để công tác quản lí an ninh đạt hiệu quả, việc lên phương án an ninh là cần thiết. Với mỗi tòa nhà, ban quản lí cần khảo sát kết cấu tòa nhà để đưa ra phương hướng kiểm soát an ninh phù hợp với từng khu vực. Phương án an ninh cũng bao gồm phân bố nhân sự và công cụ lao động cần thiết cho công việc.
Kiểm soát an ninh
a) Kiểm soát hàng hóa
Các bước thực hiện:
- Yêu cầu người mang tài sản, hàng hoá ra ngoài khai báo.
- Kiểm tra tính hợp pháp của giấy mang hàng tài sản/hàng hoá ra ngoài tòa nhà.
- Xử lý các trường hợp không đúng thủ tục (giữ người và tài sản lại, thông báo cho người ký giấy, xử lý vi phạm nếu có).
- Kiểm tra thực tế số lượng tất cả các loại.
- Đồng ý cho xuất ra khỏi Toà nhà (nếu có).
- Ghi thông tin vào sổ theo dõi, và lưu giấy phép mang hàng ra.
b) Kiểm soát khách ra vào tòa nhà
- Hỏi thăm thông tin: Nhân viên an ninh hướng dẫn gặp Lễ tân/CSKH khu căn hộ, Lễ tân/CSKH cần hỏi thăm thông tin của khách bao gồm: khách của căn hộ nào, chủ căn hộ…Đối với trường hợp là các nhà thầu, Chủ căn hộ phải đăng ký danh sách, chuyển danh sách các nhân viên của mỗi nhà thầu cung cấp có chữ ký của Trưởng Ban QLTN cho bộ phận an ninh. Chỉ cho phép các nhân viên của nhà thầu phụ ra vào nếu các nhân viên đó có tên trong danh sách.
- Xác nhận thông tin:
+ Đối với khách viếng thăm, Lễ tân/CSKH tiến hành xác nhận thông tin. Nếu thông tin chính xác, đồng ý và hướng dẫn khách lên.
+ Nếu thông tin không chính xác, Lễ tân/CSKH có quyền từ chối yêu cầu vào thăm của khách.
+ Nếu Khách vẫn có ý định cố tình vượt luồng kiểm soát, lập tức yêu cầu sự phối hợp của bộ phận an ninh và báo cho Giám sát dịch vụ/Trưởng Ban QLTN.
+ Đối với nhà thầu, Lễ tân/CSKH kiểm tra thông tin với bộ phận an ninh.
+ Trường hợp người hẹn gặp không đồng ý hoặc không liên hệ được thì báo cho khách một cách tế nhị để khách hẹn lại sau (đồng thời ghi lại thông tin và báo lại cho người có trách nhiệm sau).
- Ghi hồ sơ: Lễ tân/CSKH chịu trách nhiệm ghi hồ sơ quá trình ra vào của khách.
- Khám xét
+ Chỉ tiến hành khám xét đối với khách ra/vào khi có biểu hiện vi phạm với mục đích ngăn ngừa việc khách mang vũ khí, chất nổ, chất cháy vào Tòa nhà, ngăn chặn hành vi trộm cắp, làm hư hại tài sản chung và trang thiết bị/tính mạng của Cư dân.
+ Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, người khám xét và người bị khám cùng giới tính, phải được thực hiện trong phòng kín. Việc khám xét phải tuân thủ theo quy định của
Quy trình xử lý sự cố quản lý an ninh
- Ghi nhận thông tin: Khi nhân viên an ninh nhận được tin báo có vụ việc xảy ra hoặc trực tiếp phát hiện ra vụ việc, cần phải xác định rõ: Người báo là ai ? ở đâu? Địa điểm nơi xảy ra vụ việc? Vụ việc bình thường hay nghiêm trọng? Cập nhật vào sổ đầy đủ.
- Xử lý vụ việc: Tuỳ theo tính chất vụ việc: Nhóm trực cử người trực tiếp xuống hiện trường hoặc điện thoại xác minh nguồn tin chính xác không và tiến hành cử lực lượng an ninh đến hiện trường để xử lí nếu cần thiết.
- Ghi hồ sơ vụ việc: thực hiện gh lại biên bản diễn ra sự việc theo mẫu của tòa nhà: Biên bản vụ việc, biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản thu hồi và bàn giao tang vật, biên bản ghi lời khai, biên bản giải quyết….
- Báo cáo: Người thụ lý vụ việc phải báo cáo ngay cho Giám sát dịch vụ/Trưởng Ban QLTN trong ngày.
Công cụ hỗ trợ quy trình quản lý an ninh.
- Tất cả các loại sổ được sử dụng trong vòng 1 tháng, cuối tháng Ca trưởng phải nộp tất cả các sổ cho Trưởng ban Quản lý tòa nhà và nhận sổ mới từ nhân viên hành chính – kế toán.
- Hàng ngày khi giao ca vào lúc 7h00 và 19h00, hai ca an ninh phải giao tất cả các vật dụng như trên. Trường hợp không đủ hay những vật dụng bị giao bị hư, do người khác mượn…thì phải ghi rõ vào biên bản. Trưởng ca sau có trách nhiệm báo cho Giám sát dịch vụ/Trưởng BQLTN biết.
- Số lượng biên bản lưu giữ luôn là 50. Trường hợp khi sử dụng vượt quá 10 biên bản thì Tổ trưởng an ninh phải photo đủ số lượng biên bản theo định mức.
- Với tất cả các vật dụng: bộ đàm, dù, áo mưa khi bị hư hỏng, mất thì phải báo ngay cho Ca trưởng và đề xuất mua. Ca trưởng phải đảm bảo các vật dụng này có tại tổ an ninh chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày bị mất, hư…
- Trường hợp vé xe bị mất, ngoài việc báo cáo Giám sát dịch vụ/Trưởng BQLTN, Ca trưởng an ninh phải triển khai thông tin cho toàn bộ nhân viên an ninh biết.
- Khi giao ca, ca sau chỉ nhận số lượng vật dụng theo hiện trang do ca trước giao. Những vật dụng còn thiếu mà ca trước không giao cho ca sau thì coi như ca trước đã làm mất các vật dụng đó.
Quy trình tuần tra an ninh
Việc tuần tra trong toà nhà bao gồm các công việc sau:
- Kiểm soát việc giao ca, chuyển ca của các bộ phận.
- Tuần tra phòng ngừa cháy nổ.
- Kiểm tra việc ngắt điện, các máy tính…của bộ phận văn phòng.
- Kiểm tra việc khoá cửa của khu văn phòng, kho…
- Tuần tra các vị trí có khả năng bị đột nhập từ hành lang, lối thoát hiểm
- Tuần tra các khu vực hành lang và các tầng.
- Xem xét từ bên ngoài phòng thuê của khách hàng liên quan đến khoá cửa, điện.
Quy trình quản lý phương tiện ra vào tòa nhà
a) Xe ô tô
- Đón khách: Khi khách vừa dừng xe, nhân viên an ninh nhanh chóng ra giúp khách mở cửa, sau đó nói câu chào khách: “dạ, chào anh/chị”.
- Hỏi khách có cần giữ xe hay không: Sau đó nhân viên an ninh hỏi khách có cần gửi xe không, trường hợp không thì để khách tự gửi xe (thường có tài xế riêng). Trường hợp khách đồng ý cho toà nhà làm thủ tục gửi xe thì nhân viên an ninh lập thủ tục gửi xe.
b)Xe máy
- Giúp khách dừng xe và ghi phiếu giữ xe/ cung cấp thẻ từ:
+ Khi khách vừa dừng xe máy, nhân viên bảo vệ nhanh chóng ghi vé xe/ thẻ từ cung cấp cho khách.
+ Hướng dẫn khách tiến vào khu vực để xe được quy định
- Quản lý xe trong khu vực để xe.
+ Nhân viên an ninh sắp xếp xe, khi xếp xe phải cẩn thận không để xe va quẹt vào các vật khác.
+ Khi dựng xe, phải dựng ngay ngắn, thẳng hàng, đúng vị trí quy định, không để xe bị xây sát do va chạm.
+ Nhân viên an ninh tuần tra sắp xếp xe, khi có người lạ vào khu vực để xe phải nhắc nhở cho họ biết để họ đi ra chỗ khác.