Ban quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, nhiệm vụ, công việc

5/5 - (3 votes)

Đứng sau sự vận hành trơn tru của các tòa nhà chung cư chính là đội ngũ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Vậy ban quản lý tòa nhà là gì? các công việc, chức năng và nhiệm vụ như thế nào?

1. Ban quản lý tòa nhà là gì?

Bạn có phân biệt được ban quản lý và ban quản trị? Đây là hai đơn vị không giống nhau, đảm nhận những chức năng và nhiệm vụ khác nhau.

  • Ban quản lý tòa nhà: đây là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của tòa nhà.
  • Ban quản trị tòa nhà: là đơn vị đại diện cho chủ đầu tư đảm nhiệm nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật.

2. Mô hình ban quản lý tòa nhà

Mô hình của một ban quản lý tòa nhà bao gồm các bộ phận chính sau:

  • Trưởng ban quản lý: là đội ngũ có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong ban quản lý.
  • Phó ban (trợ lý): là người dưới quyền trưởng ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà.
mô hình ban quản lý tòa nhà
Mô hình của Ban quản lý tòa nhà

Dưới ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn:

  • Bộ phận kỹ thuật
  • Bộ phận hành chính
  • Bộ phận kế toán
  • Bộ phận kinh doanh
  • Bộ phận chăm sóc khách hàng
  • Các nhà thầu chuyên cung cấp các dịch vụ trong mỗi tòa nhà: Bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng, thu gom rác. Ban quản lý tòa nhà sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phù hợp với nhu cầu của cư dân tòa nhà với mức chi phí hợp lý.

||Xem thêm chi tiết: Mô Hình Quản Lý Nhà Chung Cư Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

3. Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Theo Điều 16 quyết định 08/2008/QĐ-BXD về quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư có quyết định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý:

  • Đảm bảo thực hiện việc cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành đúng theo điều khoản, quy định, tiêu chuẩn theo hợp đồng đã được ký.
  • Tham gia đàm phán ký kết và giám sát chặt chẽ hoạt động của các nhà thầu phụ tham gia cung cấp các dịch vụ khác cho tòa nhà.
Chức năng của ban quản lý tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh chủ đầu tư và chất lượng sống của cư dân
  • Thông báo bằng văn bản các yêu cầu và lưu ý sử dụng cho cư dân trong tòa nhà, hướng dẫn các kỹ năng lắp đặt trang thiết bị thuộc sở hữu cá nhân vào hệ thống thiết bị chung của tòa nhà.
  • Hàng kỳ đều thực hiện kiểm tra tổng thể và chi tiết các bộ phận của tòa nhà nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như quản lý vận hành tốt hơn, kịp thời sửa chữa những hỏng hóc của khu vực thiết bị dùng chung đảm bảo cho hoạt động của tòa nhà diễn ra bình thường.
  • Thu các loại phí dịch vụ cần thiết theo thoả thuận đã ký kết với cư dân. Ngoài ra, phối hợp với Ban quản trị xử lý dừng cấp điện, nước đối với những người sử dụng nhà không tuân thủ theo các điều khoản đã thoả thuận.
  • Hoàn thành các báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành tòa nhà định kỳ 6 tháng một lần, lấy ý kiến cư dân về trải nghiệm các tiện ích, dịch vụ.
  • Hợp tác cùng Ban quản trị và cơ quan có thẩm quyền khác để đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự khu vực.

4. Công việc của ban quản lý tòa nhà

Công việc của ban quản lý tòa nhà được phân công cụ thể theo từng vị trí:

  • Duy trì mối quan hệ với khách hàng:
    • Xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, cư dân.
    • Tư vấn cho ban quản trị các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tòa nhà.
    • Giải quyết khiếu nại và những vấn đề yêu cầu từ phía các đơn vị thuê
    • Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ
Công việc của ban quản lý tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà
  • Thiết lập hệ thống quản lý:
    • Thiết lập ngân sách hoạt động hàng năm, quy trình vận hành tòa nhà, sơ đồ tổ chức và mô tả công việc của nhân viên quản lý vận hành.
    • Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài: bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh các khu vực chung, làm vườn và chăm sóc cảnh quan, dịch vụ lau kính bên ngoài (nếu có), kiểm soát côn trùng.
  • Giám sát công tác vận hành:
    • Giám sát toàn bộ các cá nhân và nhà thầu thực hiện
    • Công tác vận hành của các bộ phận theo đúng quy trình/tiêu chuẩn của công ty.
    • Đảm bảo toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tuân thủ các yêu cầu
    • Kiểm tra tòa nhà thường xuyên để phát hiện dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn
  • Quản lý nhân sự:
    • Đào tạo liên tục các thành viên tại từng bộ phận
    • Phân công nhân sự làm việc tại tòa nhà
    • Quản lý chấm công
    • Nâng cao nghiệp vụ nhân viên hàng năm
    • Tiến hành đánh giá nhân viên ít nhất 2 lần/năm
    • Chỉ đạo nhân viên tuân thủ các chính sách của công ty
    • Đảo bảo các chính sách nhân sự của công ty được tôn trọng
    • Soạn thảo và cập nhật những kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp.
  • Kiểm soát chi phí:
    • Thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt chi phí của tòa nhà và nỗ lực tốt để đảm bảo không bội chi so với ngân sách hoạt động đã được duyệt
    • Lưu giữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi
    • Báo cáo công tác vận hành với ban quản trị, công ty quản lý
    • Một tòa nhà được quản lý vận hành bởi các đơn vị chuyên nghiệp, ban quản lý tận tâm với trách nhiệm sẽ giúp tòa nhà vận hành tốt hơn, mang đến sự yên tâm, hài lòng cho cư dân. Vì vậy, các chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà cần lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà uy tín.

Asahi Japan là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, chung cư với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn cao. Tùy theo từng tòa nhà với quy mô khác nhau mà sẽ xây dựng quy trình khác nhau phù hợp.

||Thông tin liên hệ:

Lời kết

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ quản lý tòa nhà hay thuê ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0936.306.438 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

||Bài viết liên quan khác: