Quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả sẽ góp phần gia tăng gía trị bất động sản và mang lại nguồn thu lớn cho chủ đầu tư. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả gồm những gì, và có vai trò như thế nào? Cùng đơn vị quản lý vận hành tòa nhà Nhật Bản Asahi Japan tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng bạn nên biết?
1. Khái niệm quản lý tòa nhà văn phòng và vai trò?
Quản lý văn phòng là quá trình hoạt động gồm rất nhiều quy trình vận hành diễn ra hàng ngày, hàng giờ để bảo đảm cho các hoạt động của tòa nhà được diễn ra trơn chu, ổn định và hiệu quả nhất. Chính vì vậy, dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng giúp nhà đầu tư tiết kiệm chi phí và đồng thời gia tăng giá trị bất động sán theo thời gian.
Chúng ta cũng biết, tòa nhà văn phòng là nơi đặt trụ sở làm việc của các tổ chức, doanh nghiệp,.. đó chính là khách hàng của dịch vụ quản lý vận hành văn phòng. Theo đó, dịch vụ vận hành tốt sẽ mang lại hình ảnh đẹp chung cho tổ chức, doanh nghiệp đang thuê mặt bằng tại tòa nhà đó và đồng thời mang lại sự chuyên nghiệp cho chủ đầu tư.
Khác với quản lý chung cư, toà nhà văn phòng sẽ mang đến giá trị lợi nhuận lâu dài cho chủ đầu tư khi duy trì và đảm bảo khai thác tòa nhà hiệu quả bởi một đơn vị quản lý vận hành bất động sản chuyên nghiệp. Nếu chủ quan và quản lý lỏng lẻo, không nắm vững những kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng sẽ gây thất thoat, thiệt hại cho tòa nhà và chủ đầu tư.
Đóng vai trò quan trọng như vậy nên những kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần xây dựng và thực hiện nghiêm túc, đúng định kỳ. Cụ thể:
2. Lịch bảo trì tòa nhà cố định, đảm bảo đúng định kỳ
Hình ảnh của văn phòng làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến tính chuyên nghiệp của một tổ chức doanh nghiệp. Vì vậy, để “thu hút” được lượng khách thuê đồng thời có giá trị cao cho từng m2 cho thuê thì tòa nhà văn phòng cần được bảo trì đúng định kỳ, nhằm hạn chế tối đa rủi ro, và sự hao mòn của cơ sở vật chất.
Theo đó, chủ đầu tư hay đơn vị quản lý vận hành cần thường xuyên kiểm tra hệ thống các thiết bị, chuẩn chỉnh trong các khâu vận hành (hệ thống cấp thoát nước, internet ổn định, điều hòa tổng, đèn điện, thang máy,..) và đặc biệt chú trọng đến cảnh quan. Cần kiểm tra thường xuyên để kịp thời phát hiện sự cố hỏng hóc, xử lý sự cố sớm nhất có thể.
>>>Bạn có biết: Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì?
Việc giảm thiểu tối đa các thiết hại về cơ sở vật chất, kéo dài tuổi thọ của dự án giúp chủ đầu tư tiết kiệm được khoản chi phí lớn cho viêc thay thế thiết bị, nội thất, góp phần khai thác tòa nhà lâu hơn, gia tăng lợi ích kinh tế.
Một tòa nhà được cung cấp dịch vụ vận hành chuyên nghiệp sẽ gây dựng được hình ảnh cho chủ đầu tư, cho chính tòa nhà văn phòng ấy. Từ đó, thu hút được nhiều khách hàng hơn, chủ đầu tư có thể cho thuê với giá cao hơn.
>>>Xem thêm: Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng gồm những gì & cách tính
3. Nắm rõ quy định về hợp đồng cho thuê
Để hoạt động của một tòa nhà văn phòng diễn ra trơn chu hàng ngày thì việc quy định những quy tắc, điều khoản trong hợp đồng cho thuê giữa khách thuê văn phòng và chủ đầu tư hay chủ sở hữu cũng cần phải được ghi rõ, tránh xảy ra tranh chấp về pháp lý.
Cần phải đảm bảo rằng mình đã hiểu và nắm hết được các điều khoản trong hợp đồng cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mình. Từ đó thực hiện đầy đủ các cam kết và đặt uy tín lên hàng đầu.
4. Hiểu rõ bất động sản của chính mình
Hiểu rõ bất động sản của chính mình là “chìa khóa” trong kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng. Cần nắm chắc và hiểu rõ những thông tin dịch vụ mà mình đang cung cấp để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của từng loại khách hàng.
Để làm được này, chủ sỡ hữu hay chủ đầu tư cần nghiên cứu nhu cầy khách hàng để từ đó đảm bảo duy trù những ưu điểm nhưng song song khắc phục những nhược điểm, vấn đề còn tồn đọng để hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất của tòa nhà, nâng cao chất lượng văn phòng cho thuê của mình.
Một điểm cần lưu ý nữa, đó là khâu bàn giao văn phòng cho thuê. Cần lập biên bản bàn giao khi khách đến thuê để hệ thống hiện trạng tình hình tài sản của mình (cơ sở vật chất, nội thất, máy móc,..). Nó sẽ giúp hạn chế được xích mích giữa chủ sở hữu và khách thuê khi phát sinh hoặc sự cố xảy ra.
5. Chăm sóc khách thuê sau khi ký hợp đồng
Đừng lầm tưởng rằng sau khi khách ký vào bản hợp đồng là chúng ta đã “hết nghĩa vụ”. Bên cạnh giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình cho thuê, chủ sở hữu cũng cần thường xuyên liên lạc để hỏi thăm tình hình của khách thuê để đảm bảo mọi cơ sở vật chất đã bàn giao đều hoạt động tốt, và kịp thời xử lý sự cố. Hãy nhớ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách thuê mới là mục đích chính để chúng ta có cơ hội kéo dài và mang về nhiều hợp đồng hơn.
6. Nâng cấp chất lượng tài sản thường xuyên
Cũng thuộc một trong những hoạt động chăm sóc khách hàng sau thuê, việc nâng cấp chất lượng tài sản thường xuyên đóng vai trò rất quan trọng trong số kinh nghiệm quản lý vận hành tòa nhà văn phòng.
Hoạt động này sẽ tiêu tốn của chủ sở hữu một khoản tiền lớn nhưng lại nâng cấp được giá trị bất động sản cho thuê. Bởi lẽ, khi cơ sở vật chất được cải thiện, hiện đại hơn, mức giá cho thuê sẽ cao hơn, mang lại giá trị lợi ích kinh tế lâu dài cho chủ đầu tư.
Vì vậy, mang tới một dịch vụ tốt để khách hàng được trải nghiệm những tiện ích tối ưu, tối đa hóa lợi ích cho khách thuê sẽ là yếu tố tất yếu giúp bạn tái ký hợp đồng, tài sản của bạn được khai thác liên tục. Và kế hoạch nâng cấp tài sản cũng cần được xây dựng rõ ràng, có lịch trình cụ thể tránh tùy hứng, không đồng bộ gây lãng phí, giảm hiệu quả kinh doanh của tòa nhà.
7. Lưu trữ thông tin
Với vô vàn những loại thông tin, giấy tờ đối với một tòa nhà văn phòng và nếu quản lý không chặt, nó sẽ ảnh hưởng rát nhiều đến hoạt động kinh doanh cho thuê của tòa nhà. Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng vô cùng quan trọng trong kinh nghiệm quản lý vận hành tòa nhà. Nó bao gồm: Lưu trú thông tin người thuê, hồ sơ, hợp đồng; lưu trức các hóa đơn, biên lai thu chi; lưu trứ báo cáo tài chính.
>>Xem thêm:
- Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết
- Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch
II. Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín chuyên nghiệp
Quá trình quản lý vận tòa nhà văn phòng cho thuê đòi hỏi yêu cẩu ở nhiều hạng mục, công việc phức tạp và đặc thù Chính vì thế, nó gây khó khăn đối với nhiều đơn vị tự quản lý vận hành khi chưa có nhiều kinh nghiệm và phần mềm thông minh để tăng hiệu quả kinh doanh.
ASAHI JAPAN – Đơn vị quản lý vận hành bất động sản theo tiêu chuẩn Nhật Bản sẽ giúp bạn “giải bài toán” khó này. Là Công ty liên doanh giữa tạp đoàn Toyo và Đất Xanh Miền Bắc, Asahi Japan kế thừa những tinh hoa văn hóa Nhật Bản nhưng đồng thời cũng tiếp nối những giá trị văn hóa của Đất Xanh, nhằm mang đến chất lượng dịch vụ tối ưu nhất của Quý khách hàng, Quý đối tác.
Quy trình vận hành đúng tiêu chuẩn Nhật Bản, áp dụng công nghệ (ứng dụng phần mềm Asahi Care trong quản lý vận hành) và đội ngũ nhân viên chất lượng cao, luôn được đào tạo kiểm tra thường xuyên giúp cho công tác vận hành quản lý tòa nhà văn phòng trở nên dễ dàng, minh bạch, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Nếu còn đang phân vân về dịch vụ quản lý vận hành bất động sản, cần hỗ trợ để tư vấn về kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
||Bài viết liên quan khác:
- Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà tiêu chuẩn, chuyên nghiệp
- Bảo trì bảo dưỡng là gì? Quy trình bảo trì bảo dưỡng chuẩn
- Kinh Nghiệm, Cách Quản Lý Căn Hộ Cho Thuê Tối Ưu Chi Phí