Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì?

5/5 - (1 vote)

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành  tòa nhà văn phòng. Tuy nhiên, không phải ban quản lý tòa nhà nào cũng hiểu rõ vai trò và cách thực hiện công việc này hiệu quả. Cùng Asahi Japan tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

I. Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?

Cơ sở vật chất văn phòng là cách gọi chung cho hệ thống phương tiện, kỹ thuật vật chất gồm Các đồ vật, của cải vật chất, cảnh quan xung quanh tòa nhà văn phòng,… Các yếu tố này được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong quá trình làm việc tại tòa nhà. Từ đó đem đến môi trường làm việc hiện đại, nâng cao hiệu quả công việc.

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?

Cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng gồm:

  • Thang máy, hệ thống giám sát
  • Hệ thống thiết bị PCCC
  • Hệ thống đèn, chiếu sáng
  • Hệ thống cấp thoát nước
  • Hệ thống internet, truyền hình
  • Hệ thống âm thanh, liên lạc
  • Máy in, máy chiếu, máy fax
  • Hệ thống điều hòa

Triển khai quản lý cơ sở vật chất văn phòng sẽ giúp chất lượng của tòa nhà được nâng cao, tăng cường hiệu quả hoạt động. Qua đó tối đa công năng của hệ thống cơ sở vật chất. Bên cạnh đó, công tác này giúp phân bổ cơ sở vật chất đồng đều, tránh thừa thiếu hay gây lãng phí tài nguyên, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng.

Nói cách khác, quản lý cơ sở vật chất là dịch vụ quản lý trang thiết bị tổng hợp cho tòa nhà văn phòng, phân phối đến khách hàng, đảm bảo các thiết bị này đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.

II. Tại sao cần quản lý cơ sở vật chất văn phòng?

Quản lý hệ thống cơ sở vật chất văn phòng giúp:

  • Nâng cao chất lượng tòa nhà,
  • Tăng cường hiệu quả hoạt động
  • Phân bổ cơ sở vật chất đồng đều, tránh gây lãng phí tài nguyên
  • Xây dựng ý thức sử dụng sử dụng cho khách hàng
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
Hạn chế hư hỏng thiết bị

Các hoạt động bảo hành – bảo trì tòa nhà giúp:

  • Hạn chế gián đoạn, hỏng hóc cơ sở vật chất trong quá trình sử dụng. Từ đó, kéo dài tuổi thọ các trang thiết bị giúp chủ đầu tư tối ưu hóa được chi phí vận hành.
  • Một tòa nhà văn phòng có hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng công tác quản lý bài bản, chuyên nghiệp giúp chủ đầu tư có thiện cảm và niềm tin của khách hàng.
  • Vị thế của tòa nhà, uy tín của chủ đầu tư được nâng cao mang đến giá trị bền vững và lợi ích kinh tế.

>>>Xem thêm: 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả

III. Công việc của quản lý cơ sở vật chất văn phòng

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng bao gồm các công tác:

1. Công tác Lên kế hoạch:

  • Lên kế hoạch, triển khai, điều phối nhân sự giám sát chất lượng cơ sở vật chất.
  • Lên kế hoạch kiểm tra, rà soát hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. Nhằm đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động trong trạng thái tốt, đáp ứng được các nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
Phân bổ nhân sự để quản lý hiệu quả hơn

2. Công tác tổ chức:

  • Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất và báo cáo tổng thể tới chủ đầu tư.
  • Thống kê, theo dõi, cập nhật danh sách các trang thiết bị được sử dụng trong tòa nhà văn phòng.
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
Thống kê số lượng thiết bị văn phòng
  • Tiếp nhận thông tin phản ánh tình trạng hư hỏng cơ sở vật chất từ phía khách hàng và kịp thời xử lý, giảm thiểu tối đa gián đoạn ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng.
  • Khi xảy ra sự cố, ban quản trị phải tiến hành xác minh mức độ hư hỏng để đưa ra những đề xuất sửa chữa, thay thế và làm việc với nhà cung cấp để chốt loại hàng và giá cả.
  • Chịu trách nhiệm chính trong công tác mua sắm trang bị các loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm,… Bên cạnh đó, ban quản trị cũng phải đảm bảo cho công tác ký kết hợp đồng và thanh toán diễn ra thuận lợi.
  • Tổ chức hướng dẫn khách hàng sử dụng các loại cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả và tiết kiệm.
  • Xây dựng tính trách nhiệm và ý thức giữ gìn khi sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê tòa nhà văn phòng. Qua đó sẽ giúp một phần kéo dài tuổi thọ các cơ sở vật chất này. Cũng giúp chủ đầu tư tối ưu chi phí.

>>>Xem thêm: Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch

III. Cách quản lý cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả

Để quản lý cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả, chủ đầu tư cần phải có một quy trình làm việc bài bản. Quy trình cần rõ ràng, chi tiết các khâu và các bước kiểm soát vận hành và duy trì hệ thống cơ sở vật chất của tòa nhà.

Ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý. Những lập trình thông minh, tiện dụng và độ chính xác cao. Các phần mềm quản lý sẽ giúp chủ đầu tư tối ưu hóa được chi phí và thời gian quản lý.

Chủ đầu tư thông thái lựa chọn cho mình đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Các đơn vị chuyên môn cao cùng kinh nghiệm quản lý sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện toàn bộ các công tác quản lý tòa nhà. Nhờ đó, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều thời gian cũng như có cái nhìn tổng quát để xây dựng và đưa ra các định hướng phát triển lâu dài.

Asahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà hội tụ đầy đủ các yếu tố để có thể chia sẻ công tác quản lý vận hành với chủ đầu tư.

chăm sóc cây cảnh văn phòng
Asahi Japan – đơn vị quản lý vận hành văn phòng

Bên cạnh đó, Asahi Japan sở hữu một quy trình làm việc bài bản được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, luôn tập trung nỗ lực tạo dựng đem lại giá trị cho khách hàng.

IV. Lời kết

Với những thế mạnh có sẵn, Asahi Japan luôn sẵn sàng đồng hành cùng chủ đầu tư trong công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng nói riêng và quản lý bất động sản nói chung. Liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0936.306.438 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

Thông tin liên hệ:

  • Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại (Phone): 0936.306.438
  • Website: https://asahijapan.com/