Kinh Nghiệm, Cách Quản Lý Căn Hộ Cho Thuê Tối Ưu Chi Phí

5/5 - (3 votes)

Căn hộ cho thuê là sản phẩm sở hữu thiết kế, tiện nghi như một khách sạn thu nhỏ. Để thực hiện công việc dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê, chủ đầu tư sử dụng linh hoạt nhiều mô hình khác nhau. Nhằm xử lý nhanh chóng các hợp đồng liên quan giữa chủ nhà và người thuê. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu rõ về dịch vụ này, hãy cùng đơn vị quản lý tòa nhà Asahi Japan tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê là gì?

Quản lý căn hộ cho thuê
Quản lý căn hộ cho thuê

Dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê là dịch vụ quản lý vận hành bất động sản, gồm quản lý căn hộ chung cư cho thuê, biệt thự cho thuê, quản lý tòa nhà văn phòng. Chủ sở hữu của những tài sản bất động sản này sẽ không trực tiếp quản lý mà ký kết hợp đồng sử dụng với bên thứ 3 dựa trên những điều khoản thỏa thuận.

II. Kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê

Để kinh doanh cho thuê căn hộ mang lại lợi nhuận cao, lâu dài thì các chủ đầu tư cần có kế hoạch quản lý rõ ràng:

1. Tìm người thuê nhà chất lượng

Quản lý căn hộ cho thuê
Tìm người thuê chất lượng

Căn nhà bị bỏ trống 1 ngày là chủ nhà mất đi một khoản chi phí mà không đem lại lợi nhuận. Chính vì thế, cần tìm kiếm nhanh chóng khách thuê. Một số cách có thể sử dụng để quảng bá tìm kiếm người thuê:

  • Quảng cáo mạng xã hội: Đăng tin cho thuê trên các mạng xã hội (facebook, zalo,…) vào các group tìm và cho thuê nhà có lượng người cùng quan tâm.
  • Tiếp thị truyền miệng: xây dựng, duy trì các mối quan hệ với khách thuê cũ, biết đâu họ sẽ giới thiệu khách mới cho bạn.
  • Qua môi giới: đối với các nhà đầu tư muốn tiết kiệm thời gian, công sức và không ngại chi ra một khoản chi phí thì có thể tìm đến môi giới. Người môi giới sẽ xử lý hết các công đoạn (đăng tin, tìm người, chỉ đường, giới thiệu mặt bằng). Bạn chỉ cần tiến hành trao đổi giá và làm hợp đồng.

2. Ký hợp đồng rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm các bên

Để đảm bảo quyền lợi, hợp đồng cần ghi rõ các điều khoản và quy định để ràng buộc các bên phải tuân theo trong quá trình thuê căn hộ. Thông thường các điều khoản bao gồm:

cách quản lý căn hộ cho thuê
Ký hợp đồng rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm
  • Chi phí thuê nhà hàng tháng, tiền cọc (nếu có)
  • Chi phí điện – nước, mạng internet, các dịch vụ khác (vệ sinh, an ninh,…)
  • Quy định về giờ giấc, sinh hoạt (nếu có)
  • Quy định về thời hạn đóng tiền nhà
  • Quy định về quyền sử dụng và nghĩa vụ của bên thuê khi sử dụng nội thất có sẵn

||Xem thêm: Quy định nuôi chó mèo trong chung cư, có được nuôi không?

3. Quy định dịch vụ bảo trì căn hộ của bên cho thuê

2 bên cần trao đổi rõ và thống nhất các điều khoản này trong hợp đồng. Nếu chấp thuận thì tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng nên được chia làm 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

Trong quá trình cho thuê và thuê, nếu 1 trong 2 bên không thuân thủ theo quy định trong hợp đồng sẽ căn cứ vào hợp đồng để xử phạt.

4. Kiểm tra căn hộ trước khi bàn giao lại cho người thuê

một trong những kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả là nên kiểm tra tình trạng căn hộ kỹ lưỡng trước khi bàn giao. Hãy đảm bảo:

  • Hệ thống điện nước, pccc của căn hộ ổn định
kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê
Hệ thống PCCC hoạt động ổn định
  • Các thiết bị (tivi, điều hòa, điều khiển, bếp,…) vẫn hoạt động bình thường
  • Tường, trần, sàn, đồ nội thất không bị trầy, xước
  • Cửa, ổ hóa vẫn hoạt động tốt
Quản lý căn hộ cho thuê
Kiểm tra kĩ căn hộ trước khi bàn giao

Khi đã kiểm tra chắc chắn các vấn đề trên, hãy trao đổi kỹ với người thuê và lập biên bản bàn giao có chữ ký của 2 bên. Điều này đảm bảo quyền lợi cũng như nắm được tình trạng tài sản.

>>> Xem thêm: Quy trình bảo trì hệ thống PCCC cho tòa nhà cần nắm vững

5. Thường xuyên bảo trì căn hộ cho thuê

Thường xuyên bảo trì là kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê. Bảo trì thường xuyên chắc chắn sẽ tốn thêm chi phí nhưng đây sẽ là khoản đầu tư cần thiết. Vì khi bảo trì đều đặn mới có thể phát hiện kịp thời sửa chữa những hỏng hóc phát sinh giúp kéo dài tuổi thọ của các thiết bị.

Quản lý căn hộ cho thuê
Thường xuyên bảo trì căn hộ
  • Bảo trì hàng tháng: kiểm tra hệ thống thông khí, thiết bị điện, hệ thống pccc và tiêu diệt côn trùng
  • Bảo trì theo mùa: hệ thống chống nóng, làm mát mùa hè, hệ thống thoát nước mùa mưa, tỉa cây cối rậm rạp có khả năng tác động xấu vào căn hộ.
  • Bảo trì theo năm: xử lý kẽ hở, vết nứt và thông hút bể phốt, làm sạch bộ lọc điều hòa và bình nóng lạnh, bình trữ nước loại bỏ cặn bẩn.

Ngoài ra, chủ đầu tư cần chuẩn bị để sẵn sàng xử lý các trường hợp khẩn cấp kịp thời:

  • Rò rỉ đường dẫn nước
  • Rò rỉ khí gas
  • Hỏng hóc, chập điện, cháy bóng đèn
  • Đường cống bị tắc nước

6. Thường xuyên giám sát các dịch vụ thuê ngoài

Khi thuê dịch vụ thuê ngoài như chống thấm, sửa chữa điện nước, bảo trì điều hòa,… cần phải giám sát chặt chẽ các hoạt động này.

kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê
Giám sát các dịch vụ thuê ngoài

Giám sát đảm bảo các đơn vị xử lý sửa chữa nhanh chóng, tránh mất thời gian và tiền bạc.

||Xem thêm: Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà tiêu chuẩn, chuyên nghiệp

7. Quản lý người thuê căn hộ

Nắm giữ thông tin về người thuê là một trong các kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả. Trước khi bàn giao căn hộ, cần trao đổi kỹ thông tin và thống nhất mục đích sử dụng căn hộ.

Trong quá trình cho thuê, cần phải quản lý hồ sơ người thuê, đăng ký thủ tục tạm trú tạm vắng với chính quyền.

Cần nắm rõ các phương thức liên lạc với người thuê căn hộ để thuận tiện gửi các thông báo:

  • Chi phí điện nước
  • thu phí dịch vụ
  • lịch cắt điện, nước đột xuất

8. Lưu trữ hồ sơ cho thuê

Hồ sơ cho thuê cần được lưu trữ để hạn chế những rủi ro trong tương lai. Hồ sơ cho thuê lưu trữ gồm:

  • Hợp đồng cho thuê ghi đầy đủ (điều kiện, điều khoản,… có chữ ký của 2 bên)
  • Biên bản bàn giao hiện trạng căn hộ có chữ ký của 2 bên
  • Ảnh, video quay chụp lại hiện trạng căn hộ khi bàn giao
dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê
Quản lý lưu trữ hồ sơ người thuê căn hộ

Đây là những tài liệu quan trọng giúp ích trong những trường hợp xảy ra tranh chấp.

9. Sử dụng ứng dụng thông minh

Các ứng dụng cho phép quản lý toàn bộ dữ liệu căn hộ thông qua các danh mục được thiết kế sẵn:

  • Quản lý thông tin khách hàng
  • Quản lý tài chính, báo cáo thu chi
  • Quản lý báo cáo hóa đơn, hợp đồng
  • Quản lý thiết bị, danh mục sửa chữa tòa nhà căn hộ
  • Quản lý số điện nước
Quản lý căn hộ cho thuê
Sử dụng ứng dụng thông minh

Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian công sức và giảm chi phí nhân sự trong vấn đề quản lý lưu trữ. Các ứng dụng này giúp quản lý căn hộ cho thuê trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng phương pháp thủ công.

>>>Tham khảo: kinh nghiệm nhận nhà chung cư cần nắm rõ chi tiết nhất

III. 3 cách quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả

1. Tự quản lý nhà cho thuê

một trong những cách đơn giản nhất để quản lý tòa nhà, căn hộ cho thuê là tự mình thực hiện. Khi tiến hành quản lý bằng cách này, chủ tài sản phải thực hiện các công việc:

  • Thiết kế chiến lược truyền thông, quảng bá với căn hộ cho thuê
  • Quản lý hồ sơ, danh sách thông tin giao dịch đối với khách hàng cho thuê
  • Quản lý các vấn đề đảm bảo vận hành hiệu quả căn hộ (an ninh, vệ sinh, an toàn,…)
  • Kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì kỹ thuật tòa nhà. Giải quyết các sự cố kỹ thuật trong căn hộ.
  • Theo dõi, kiểm tra tình trạng thu – chi tài chính của căn hộ cho thuê.
dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê
Chủ tòa nhà tự quản lý vận hành căn hộ cho thuê

 – Ưu điểm:

  • Có thể tự mình kiểm soát được toàn bộ các công việc cũng như quá trình vận hành căn hộ
  • Tiết kiệm được chi phí vận hành tòa nhà về nhân sự và các dịch vụ bên ngoài

 – Nhược điểm:

  • Số lượng công việc cần xử lý khi tự quản lý là rất nhiều. Do đó, chủ đầu tư nếu không có đủ kiến thức và kinh nghiệm sẽ khó có thể xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
  • Không xử lý kịp các vấn đề phát sinh dẫn đến mất uy tín đối với người thuê và giảm hiệu quả kinh doanh.
  • Khi không xử lý kịp thời các vấn đề có thể dẫn tới bị thua lỗ, thiệt hại tài chính đối với chủ đầu tư.

 – Cách để tự quản lý nhà cho thuê hiệu quả

Khi quyết định tự vận hành căn hộ cho thuê thì cần chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm. Dưới đây là một số bí quyết giúp quản lý vận hành tòa nhà cho thuê mà chủ đầu tư có thể tham khảo:

  • Bổ sung kiến thức về quản lý, vận hành bằng cách tham gia những khóa học quản lý căn hộ.
  • Sử dụng những công nghệ quản lý tòa nhà giúp công việc vận hành được hiệu quả hơn. Lưu ý là nên chọn đơn vị cung cấp công nghệ uy tín để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Quản lý căn hộ cho thuê
Bổ sung kiến thức chuyên môn

2. Tự quản lý kết hợp thuê đơn vị quản lý căn hộ cho thuê

Với cách này, chủ đầu tư sẽ tiến hành kết hợp với một trong các đơn vị quản lý vận hành chung cư để tiến hành quản lý căn hộ. Thông thường, cách này sẽ phù hợp với chủ đầu tư có kiến thức, kinh nghiệm về một mảng hoạt động trong công việc quản lý căn hộ (an ninh, vệ sinh, kỹ thuật,…)

 – Ưu điểm

  • Công việc quản lý trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn. Không phải giải quyết quá nhiều công việc không thuộc chuyên môn của mình.
  • Tiết kiệm thời gian, công sức quản lý vận hành căn hộ cho thuê.

  – Nhược điểm

  • Thường phù hợp với những chủ đầu tư sở hữu số lượng căn hộ nhỏ. Nếu số lượng căn hộ quá lớn dễ gây ra tình trạng quản lý kém hiệu quả
  • Phù hợp với những căn hộ có khối lượng công việc không quá lớn

3. Thuê dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê chuyên nghiệp

Một số ưu điểm khi thuê dịch vụ quản lý căn hộ đem lại:

  • Căn hộ được vận hành bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao.
  • Tiết kiệm thời gian, công sức để quản lý, vận hành
  • Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành căn hộ
  • Kiểm soát tình hình hoạt động của căn hộ mọi lúc mọi nơi thông qua phần mềm quản lý tòa nhà.
  • Đảm bảo chất lượng cơ sở hạ tầng, kỹ thuật của căn hộ hoạt động tốt
  • Nâng cao trải nghiệm của người thuê căn hộ giúp chủ đầu tư tăng doanh thu

IV. Đơn vị quản lý căn hộ cho thuê chuyên nghiệp Asahi Japan

Asahi Japan là đơn vị quản lý căn hộ cho thuê uy tín hàng đầu tại thị trường Việt Nam được đánh giá cao bởi khách hàng. Asahi Japan luôn cố gắng đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi sống tại căn hộ mà Asahi Japan quản lý vận hành.

quản lý căn hộ cho thuê
Asahi Japan – đơn vị quản lý vận hành căn hộ cho thuê

Khi tìm đến với Asahi Japan, bạn sẽ được hỗ trợ tư vấn sao cho phù hợp với quy mô tòa nhà và tối ưu nhất với khả năng kinh tế. Đồng thời, Asahi Japan cũng hỗ trợ chủ đầu tư lên kế hoạch quảng bá căn hộ cho thuê giúp quá trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn. Vì vậy mà bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và yên tâm khi sử dụng dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê tại Asahi Japan.

Một số dự án tòa nhà mà Asahi Japan quản lý vận hành:

  • Chung cư Flora Fuji
  • GOLDLAND PLAZA Quảng Ninh
  • Green Pearl Minh Khai
  • ….

||Thông tin liên hệ:

V. Khi nào nên sử dụng dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê?

Việc thuê đơn vị quản lý căn hộ dịch vụ cho thuê sẽ làm bạn phải bỏ ra một khoản chi phí. Bởi vậy, chỉ nên sử dụng dịch vụ này khi tình hình kinh doanh đang trì trệ.

Những dấu hiệu báo động rằng bạn nên sử dụng dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê:

  • Không có nhiều thời gian quản lý
Quản lý căn hộ cho thuê
Thời gian hạn chế
  • Chủ bất động sản cho thuê căn hộ không nắm vững về hợp đồng cho thuê và cách giải quyết tình huống khi xảy ra tranh chấp với người thuê
  • Khó kiểm soát được chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ thuê nhà (phí sửa chữa, phí bảo trì thiết bị,…)
  • Gặp khó khăn trong quản lý hóa đơn thu – chi dịch vụ tiền nhà, điện, nước, gửi xe.
  • Gặp khó khăn trong kiểm tra, giám sát vấn đề an ninh, pccc của hệ thống căn hộ cho thuê
  • Số lượng phòng cho thuê quá lớn, khó nắm bắt thông tin khách hàng thuê
  • Sợ khách thuê không có ý thức giữ gìn tài sản, thiết bị trong căn hộ
  • Mất nhiều thời gian đăng tin, dẫn khách tới xem căn hộ cho thuê
  • Kinh doanh thời gian dài nhưng chưa có dấu hiệu thu hồi vốn

Nếu gặp tình trạng trên, thì giải pháp thuê đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản cho thuê chuyên nghiệp có nhiều đánh giá tốt từ khách hàng sẽ là lựa chọn tốt nhất.

VI. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê

Dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê không chỉ phù hợp với cá nhân mà còn phù hợp với cả những doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Bởi hệ thống tài sản cho thuê càng lớn thì chỉ có những đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mới có đủ năng lực quản lý và vận hành.

Những lợi ích đem lại khi sử dụng dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê:

  • Khai thác hiệu quả khả năng sinh lợi nhuận của căn hộ cho thuê, không ngừng gia tăng giá trị căn hộ trong thời gian dài hạn.
Quản lý căn hộ cho thuê
Gia tăng doanh thu lợi nhuận
  • Vận hành theo quy trình chuyên nghiệp. Chủ tài sản có thể theo dõi tình hình kinh doanh dựa trên số liệu cụ thể thông qua những báo cáo thống kê do đơn vị quản lý căn hộ cung cấp
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà
  • Đảm bảo yêu cầu vệ sinh, pccc, an ninh của tòa nhà
  • Bảo trì căn hộ, giảm thiểu chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị, hạn chế tình trạng xuống cấp tòa nhà
  • Gia tăng doanh thu, lợi nhuận

VII. Mô tả dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê

Một số trách nhiệm mà đơn vị quản lý căn hộ dịch vụ cần thực hiện khi ký kết hợp đồng với chủ sở hữu bất động sản:

  • Xây dựng bảng giá cho thuê căn hộ
  • Đăng tin cho thuê, dẫn khách tới xem và chốt ký hợp đồng
  • Hợp đồng cho thuê căn hộ, đảm bảo quyền lợi của chủ nhà
  • Quản lý thông tin khách thuê
Quản lý căn hộ cho thuê
Quản lý thông tin khách thuê
  • Thông báo tới khách thuê những thông tin chung (lịch cắt điện, nước đột xuất, phí điện nước, thời gian thu phí dịch vụ)
  • Hỗ trợ chủ nhà/chủ đầu tư thủ tục đăng ký, kế khai thuế
  • Thu các loại phí dịch vụ từ khách thuê. Báo cáo tới chủ nhà/chủ đầu tư thu chi hàng tháng.
  • Dọn dẹp vệ sinh, an ninh, hệ thống PCCC
  • Kiểm tra, đề xuất phương án sửa chữa, cải tạo bất động sản để gia tăng lợi nhuận
  • Ngoài những trách nhiệm trên, dựa trên tình hình thực tế của bất động sản cho thuê mà bổ sung vào hợp đồng những điều khoản khác.

Lời kết

Qua bài viết trên, Asahi Japan đã giới thiệu chi tiết tới bạn đọc về quản lý căn hộ cho thuê. Nếu bạn đang tìm hiểu về cách quản lý căn hộ cho thuê , hãy liên hệ với Asahi Japan qua hotline: 0936.306.438 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

||Xem thêm bài viết khác: