Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin về mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn? Bài viết dưới đây Asahi Japan – công ty quản lý vận hành tòa nhà Nhật Bản theo tiêu chuẩn Nhật Bản chia sẻ chi tiết cho bạn cũng như lưu ý khi xây dựng nội quy.
I. Quy định quản lý vận hành tòa nhà văn phòng
Quy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là hệ thống các nội quy liên quan đến các hoạt động tòa nhà. Các quy định bao gồm:
- Đảm bảo an ninh trật tự, sự an toàn của tòa nhà và an toàn của người dân.
- Quy định về việc giữ gìn vệ sinh chung cho tòa nhà.
- Bảo trì tòa nhà định kỳ nhằm hạn chế các rủi ro xảy ra trong quá trình quản lý vận hành
- Quy định về việc cho thuê, sử dụng văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng.
- Quy định về chi phí quản lý tòa nhà văn phòng hàng tháng.
II. Mục đích của xây dựng quy chế quản lý tòa nhà văn phòng
Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng sẽ được công khai minh bạch để người dân trong tòa nhà có thể nắm được và tuân theo. Tất cả các nội quy này đều hướng tới lợi ích của cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng, cơ quan quản lý và chủ đầu tư.
Đối với cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng: giúp cá nhân, doanh nghiệp xây dựng một môi trường quản lý nghiêm chỉnh và tạo uy tín, chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê.
Đối với cơ quan quản lý, chủ đầu tư: nội quy có vai trò định hướng cho các hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Hơn nữa, đây cũng là căn cứ để tra cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà.
>>>Đọc thêm: 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
III. Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng
Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các nội dung sau:
1. Thời gian làm việc
Thời gian làm việc được quy định trong quy chế quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là 8 tiếng/ngày từ thứ 2 – thứ 7:
- Buổi sáng: từ 8h00 đến 12h00
- Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h30
2. Vấn đề vệ sinh
Đảm bảo vệ sinh chung tòa nhà văn phòng, các đơn vị quản lý, cư dân và khách hàng cần tuân thủ các quy định sau:
- Cấm xả rác, vứt chất thải độc hại bừa bãi gây ô nhiễm môi trường
- Cấm ném tất cả các vật thể ra ban công hoặc ném từ trên các tầng cao xuống khu vực cầu thang, lan can,…
- Không được viết, vẽ lên bàn, ghế, tường hoặc các cơ sở vật chất chung của tòa nhà
- Không mang thức ăn, nước uống vào khu vực làm việc và vứt rác đúng nơi quy định.
||>>>Đọc thêm: Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch
3. Tác phong và ý thức
Để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, các đơn vị sử dụng tòa nhà cần tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định tác phong, ý thức:
- Luôn giữ gìn trật tự, hạn chế các tiếng ồn tại văn phòng
- Chỉ được phép hút thuốc tại các khu vực được chỉ định riêng
- Không phá hoại cây cối trong khuôn viên chung của tòa nhà
- Không đặt hàng hóa hoặc vật dụng tại khu vực hành lang, cầu thang, thang máy,… làm cản trở việc di chuyển của mọi người.
- Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng trước khi tan ca làm việc.
>>>Đọc thêm: Cách chăm sóc cây cảnh văn phòng, tạo không gian xanh sạch
4. Hành động bị cấm trong tòa nhà
Đơn vị sử dụng tòa nhà cần lưu ý các hành động bị cấm như:
- Mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ, chất độc hại,… gây nguy hại cho sự an toàn của cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.
- Các hoạt động mại dâm, cờ bạc,… trái pháp luật
- Tổ chức hoạt động kinh doanh, buôn bán, thương mại bất hợp pháp trong tòa nhà
- Không sử dụng đồ uống có cồn trừ các trường hợp được phép (liên hoan, hội họp,…)
5. Nội quy với khách hàng đến công tác
- Cần xuất trình giấy tờ tùy thân và đăng ký nhận thẻ tại quầy lễ tân để ra vào tòa nhà. Trước khi ra về cần phải trả thẻ khách và nhận lại giấy tờ tùy thân.
- Không thực hiện các hoạt động, hành vi bị cấm trong tòa nhà
- Không tự do đi lại các khu vực không phận sự hoặc ngoài khu vực đăng ký đến làm việc
6. Nội quy đối với nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa tại tòa nhà
- Cần xuất trình đầy đủ hồ sơ để đăng ký với ban quản lý tòa nhà trước khi thực hiện các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành
- Nhân viên nhà thầu phải đeo thẻ nhà thầy (được cấp khi đăng ký) khi ra vào tòa nhà trong suốt quá trình làm việc
- Các hoạt động gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc xung quanh (khoan, đục, hàn, sơn,…) bắt buộc phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
- Các hoạt động như cắt đá, cắt sắt, cắt thép,… phải thực hiện bên ngoài tòa nhà sau đó mới được chuyển vào tòa nhà để hoàn thiện.
- Không được thực hiện các hành vi bị cấm theo quy định.
7. Nội quy khi sử dụng thang máy
- Tuân theo bảng hướng dẫn sử dụng được gắn trong thang máy và nhân viên hướng dẫn (nếu có)
- Không vứt rác, bôi bẩn, hút thuốc,… trong thang máy
- Lịch sự văn minh khi sử dụng thang máy.
- Khi vận chuyển thực phẩm tươi sống hoặc có mùi cần được cất vào thùng có nắp đậy kín và chuyển trước 7h sáng hàng ngày.
8. Nội quy về an ninh tòa nhà
Các cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà phải tuân thủ nội quy an ninh tòa nhà để đảm bảo sự an toàn chung cho tất cả mọi người:
- Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổ khi gặp các sự cố về điện.
- Không mang các chất độc hại, chất dễ gây cháy nổ, vũ khí vào khu vực văn phòng
- Cấm sử dụng lửa đun nấu trong tòa nhà văn phòng
- Tham gia các buổi tập huấn, diễn tập để phát triển kỹ năng phản ứng nhanh khi có sự cố xảy ra.
- Đặt các dụng cụ hỗ trợ PCCC ở những nơi dễ nhìn thấy, không được tự ý sử dụng các dụng cụ này với mục đích riêng.
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện trước khi tan làm để tránh sự cố xảy ra
- Không đặt các vật dụng tại lối thoát hiểm, thang bộ làm cản trở di chuyển
- Cấm các hành vi xích mích, đánh nhau, trộm cắp trong phạm vi của tòa nhà văn phòng.
9. Nội quy quản lý tài sản
Nội quy quản lý cơ sở vật chất văn phòng được quy định cho tất cả các cá nhân, doanh nghiệp thuê văn phòng và ban quản lý tòa nhà:
- Đỗ xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ và tự bảo quản các tư trang cá nhân.
- Không vận chuyển các chất độc hại, dễ cháy nổ
- Tài sản cá nhân nên được cất trong tủ khóa, cơ quan quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu trách nhiệm trong các trường hợp bị mất hoặc bị thất lạc tài sản riêng tư.
- Cấm phá hoại các cơ sở vật chất trong tòa nhà
- Sử dụng đúng chức năng các thiết bị và tắt khi không sử dụng để tránh lãng phí.
- Không ra vào các khu vực không phận sự
- Không sử dụng thang vận chuyển người thay cho thang hàng để vận chuyển hàng hóa.
- Báo cho ban quản lý tòa nhà nếu vô tình làm hư hỏng cơ sở vật chất để kịp thời xử lý.
10. Nội quy sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng
Đối với thiết bị tại văn phòng, đơn vị sử dụng tòa nhà cần tuân thủ các nội quy sau:
- Không tự ý thay đổi mục đích sử dụng, làm hư hỏng các thiết bị tại văn phòng
- Nếu thiết bị văn phòng bị hư hỏng thì cá nhân, tổ chức thuê nhà có quyền sửa chữa, thay đổi hoặc lắp đặt thêm miễn là không gây ảnh hưởng đến các thiết bị hoặc đơn vị thuê văn phòng khác.
- Trong trường hợp thay đổi có ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà thì phải xin cấp phép thực hiện.
11. Quản lý sử dụng khu vực công cộng
Khu vực công cộng là không gian chung cho mọi đối tượng trong tòa nhà văn phòng. Tất cả cá nhân, tổ chức tại tòa nhà văn phòng phải tuân theo những quy định cụ thể sau:
- Giữ gìn, bảo quản và sử dụng đúng mục đích của khu vực công cộng. Nếu khu vực này gặp phải sự cố hoặc bị hư hỏng thì đơn vị sử dụng phải sửa chữa và thanh toán các khoản phí theo quy định.
- Không tự ý nối điện, nước hoặc gây ô nhiễm môi trường ở khu vực công cộng
- Đặt hàng hóa, vật dụng đúng nơi quy định, không đặt tại khu vực hành lang, cầu thang gây khó khăn trong việc di chuyển.
- Không sử dụng khu vực công cộng cho mục đích riêng
12. Nội quy PCCC
Để đảm bảo sự an toàn về cả con người lẫn tài sản, cần phải đặt ra các nội quy về PCCC:
- Nhân viên phải tham gia đầy đủ các buổi tập huấn do ban quản lý tòa nhà tổ chức
- Cấm hút thuốc, tàng trữ và sử dụng chất dễ gây cháy nổ. Trong trường hợp cần sử dụng các vật dụng này cần đăng ký và tuân thủ hướng dẫn của ban quản lý tòa nhà.
- Hạn chế các sự số về điện
- Không đặt các vật dụng chặn lối đi hoặc lỗi thoát hiểm
- Tắt tất cả các thiết bị điện và khóa cửa cẩn thận khi tan làm
- Khi phát hiện có chất cháy nổ thì cần hô to cảnh báo mọi người và kích hoạt hệ thống báo cháy khẩn cấp.
||Xem thêm: Tiêu Chuẩn Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC) Nhà Cao Tầng
13. Nội quy với công tác bảo vệ
Đối với đội ngũ nhân viên bảo vệ công tác tại tòa nhà cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định:
- Không tổ chức uống bia, rượu trong tòa nhà hoặc trong tình trạng không làm chủ được hành vi. Không tổ chức đánh bạc dưới bất kỳ hình thức nào, không làm việc riêng trong khi đang làm nhiệm vụ.
- Mặc đồng phục theo quy định của bộ phận bảo vệ
- Luôn lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng CBNN và khách hàng ra vào làm việc tại tòa nhà.
- Luôn bình tĩnh, tỉnh táo và khôn khéo giải quyết trong mọi tình huống (trộm cắp, lừa đảo, uy hiếp,…)
14. Nội quy về bãi giữ xe tại tòa nhà
Tất cả phương tiện di chuyển cá nhân, tổ chức khi gửi tại tòa nhà phải tuân theo quy định:
Quy định chung:
- Để xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ. Nhân viên bắt buộc phải đăng ký biển số xe để ban quản lý tòa nhà có thể kiểm soát việc ra vào.
- Không sửa xe, tạo tiếng ồn, chạy quá tốc độ quy định của bãi giữ xe.
- Chủ phương tiện nhận vé xe khi vào và trả vé khi ra. Nếu làm mất vé xe thì phải xuất trình giấy tờ, lập biên bản và bồi thường theo quy định của bạn quản lý.
- Chủ sở hữu phương tiện tự bảo quản tư trang cá nhân
- Ban quản lý không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp hư hỏng hoặc gặp tai nạn do gửi xe không đúng quy định hoặc bị mất hay không có vé xe.
Quy định riêng:
- Nhân viên khi làm việc tại tòa nhà phải gửi xe đúng nơi quy định
- Xe của khách cần đăng ký thông tin, lấy vé xe và để xe theo sự hướng dẫn của bảo vệ tòa nhà.
||Xem thêm: Cách quản lý bãi giữ xe tòa nhà chung cư hiệu quả, an toàn
IV. Lưu ý khi sử dụng nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng
1. Đối với người xây dựng
Người xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng phải có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà do bộ xây dựng cấp. Đồng thời, người xây dựng nội quy phải nắm rõ các quy định của pháp luật, công bằng, minh bạch, đề cao sự an toàn của con người, tài sản khi quản lý vận hành tòa nhà văn phòng.
2. Tiêu chi xây dựng nội quy chuẩn
Các tiêu chí cần lưu ý để xây dựng nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng:
- Công bằng, minh bạch, rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân, doanh nghiệp sử dụng văn phòng
- Các quy định nên tập trung bảo đảm an toàn cho người sử dụng trước sau đó là bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất.
3. Thay đổi nội dung nội quy
Nếu có thay đổi nội dung nội quy cho phù hợp với tình trạng hoặc mục đích quản lý vận hành tòa nhà. Sau khi bổ sung và sửa đổi nội dung nội quy, ban quản lý tòa nhà phải thông báo đến tất cả các cá nhân, tổ chức trong tòa nhà (có thể thông qua các phương tiện email, văn bản hoặc dán tại bảng tin).
V. Làm thế nào để thực hiện nội quy quản lý tòa nhà hiệu quả?
Để đảm bảo được nội quy được thực hiện hiệu quả, ban quản lý nên thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn đến các cá nhân, tổ chức tham gia. Ngoài ra, quản lý cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy chế để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp vi phạm nội quy.
Lời kết
Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng giúp việc quản lý vận hành đơn giản và nhanh chóng hơn. Tìm hiểu thêm về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, hãy liên hệ với Asahi Japan qua hotline: 0918.650.033 để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
||Bài viết tham khảo khác:
- Phương án bảo vệ tòa nhà chung cư, văn phòng tối ưu
- Hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư, văn phòng chi tiết [mẫu]