Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Thời đại 4.0 lên ngôi đang dần thay đổi thói quen làm việc và vận hành. Quản lý tòa nhà cũng nằm trong xu hướng chung ấy. Với những sự phát triển vượt bậc trong thời gian gần đây, công nghệ 4.0 đang từng bước được đưa vào công tác quản lý vận hành tòa nhà, giúp quy trình quản lý đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất. Hệ thống đang được ứng dụng nhiều nhất đó chính là Hệ thống quản lý tòa nhà BUILDING CARE – được phát triển bởi Khối Công nghệ công ty Cổ phần Dịch vụ và Địa Ốc Đất Xanh Miền Bắc.

Phần mềm quản lý chung cư là gì?

Phần mềm quản lý chung cư là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm việc quản lý và vận hành toàn bộ mọi hoạt động trong chung cư, tòa nhà, lưu trữ thông tin khách hàng, dân cư cũng như các vấn đề dịch vụ như bảo trì, sửa chữa… Tất cả các thao tác trên được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử hiện đại và trên một hệ thống duy nhất.

Sự xuất hiện của phần mềm quản lý chung cư giúp bản quản lý và quý khách hàng có thể dễ dàng kiểm soát được thông tin và thuận tiện cho quá trình thu thập, tìm kiếm thông tin liên quan đến quản lý tòa nhà, khu chung cư, các căn hộ, khối văn phòng cho thuê.

Phần mềm quản lý chung cư là gì?

Tính năng của phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư 

  • Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư có tính năng quản lý theo dõi nhân viên với những thông tin của nhân viên, phòng ban hoạt động, đặc biệt có thể theo dõi hoạt động, theo dõi quy trình làm việc và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
  • Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư giúp ban quản lý có thể quản lý hiệu quả tài sản thiết bị trong tòa nhà: quản lý về số lượng máy móc thiết bị, thời gian bảo hành, quy trình bảo hành… máy móc thiết bị
  • Quản lý hiệu quả tất cả hoạt động, dịch vụ của chung cư như các dịch vụ điện nước, chiếu sáng, thang máy… theo dõi sát sao mọi tình trạng vận hành đồng thời cũng đóng vai trò quản lý các chi phí và thông báo đến cư dân những chi phí sử dụng hàng tháng khách quan, chính xác nhất.
  • Cung cấp phần mềm quản lý cư dân hiệu quả: Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư quản lý lưu trữ hồ sơ, thông tin về cư dân trong tòa nhà cũng như theo dõi tình hình tạm trú tạm vắng của cư dân, lịch sử giao dịch, tình hình sử dụng mặt bằng mỗi từng hộ gia đình… từ đó có thể lập biểu mẫu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và cư dân, có thể cung cấp bất cứ lúc nào nếu như cư dân yêu cầu.

Chức năng chính của phần mềm quản lý chung cư

Phân hệ quản lý của hệ thống quản lý chung cư hỗ trợ ban quản lý chung cư trong công tác quản lý và vận hành như:

– Quản lý khách hàng, cư dân: Giúp quản lý thông tin khách hàng, khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân sử dụng dịch vụ một cách chi tiết nhất. Đồng thời, phân loại khách hàng cũng như phản hồi của khách hàng về dịch vụ của tòa nhà.  

– Quản lý dịch vụ: Chức năng quản lý dịch vụ trong hệ thống quản lý chung cư bao gồm tất cả các dịch vụ được cung cấp như điện, nước, ga, các loại thẻ như thẻ xe, thẻ thang máy, thẻ tập…

– Quản lý công nợ: Quản lý chi tiết công nợ đối với từng loại dịch vụ, liên tục cập nhật các chỉ số, quy trình chốt sổ công nợ, thông báo chi phí thanh toán. Hỗ trợ thanh toán chi phí các loại dịch vụ, quản lý thu chi cho các giao dịch.

– Quản lý các biểu mẫu tài liệu: Quản lý biểu mẫu của từng bộ phận, phòng ban và các loại giấy tờ như phiếu thu, phiếu chi, giấy thông báo phí, mẫu hợp đồng khi làm việc với khách hàng, dân cư.

– Quản lý tài sản, thiết bị: Hệ thống quản lý chung cư còn hỗ trợ khách hàng quản lý tài sản, các loại thiết bị bắt đầu mua cho đến khi chọn đối tác, nhập kho vào tài sản.

– Quản lý kỹ thuật: Toàn bộ quá trình vận hành kỹ thuật, cập nhật lịch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc các trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện.

– Thống kê báo cáo: Giải pháp phần mềm quản lý chung cư tạo sự linh động trong hệ thống báo cáo, có thể bao quát hoàn toàn các yêu cầu của nhà quản lý. Đặc biệt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu người sử dụng.

Đối với cổng thông tin điện tử trong hệ thống quản lý chung cư bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin trên cổng thông tin điện tử, quản trị các chuyên mục thông tin, tin bài có thể là thông tin giới thiệu chung cư, tin tức hoạt động của chung cư, tra cứu thông tin, quản trị thông tin phản hồi của người truy cập…. Nhằm mục đích tạo sự gắn kết thân thiết giữa khách hàng và ban quản lý chung cư và hơn hết là dân cư sinh sống tại đây.

Như vậy, có thể thấy rằng hệ thống quản lý chung cư đã tạo ra những giá trị lợi ích vô cùng to lớn. Đồng thời, tối ưu hóa công tác quản lý một cách dễ dàng, vừa tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu những chi phí không đáng có.

Asahi Japan sử dụng phần mềm Building Care quản lý tòa nhà 

Để quản lý tòa nhà hiệu quả đòi hỏi sự bao quát cao nhưng cũng đồng thời phải chú ý đến các chi tiết tỉ mỉ giúp đảm bảo được sự hài lòng từ phía khách hàng. Chính vì vậy chúng tôi xây dựng bộ máy quản lý tòa nhà & Nhân sự ban quản lý tòa nhà phải là đội ngũ sát sao trong từng vấn đề thường nhật ở tòa nhà từ dịch vụ sinh hoạt thông thường: điện, nước, thang máy, bãi đỗ xe… cho đến chăm sóc khách hàng, quản lý sổ sách công nợ, hợp đồng cho thuê… hay những vấn đề phát sinh trong khu dân cư cần đến giao tiếp, giải quyết với cư dân sao cho nhanh chóng, hiệu quả. Với sự cam kết hoạt động trơn tru hiệu quả, trong từng tòa nhà sẽ được bố trí các bộ phận nhân sự hợp lý.

Asahi Japan sử dụng phần mềm Building Care quản lý tòa nhà 

Asahi Japan áp dụng phần mềm BUILDING CARE – phát triển bởi Khối Công nghệ Đất Xanh Miền Bắc nhằm nâng cao chất lượng quản lý và tăng tính tương tác với cư dân, người sử dụng dịch vụ. Dịch vụ Quản lý tòa nhà của Asahi Japan đã  tạo nên sự khác biệt trong chuỗi dịch vụ của mình khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý – Phần mềm quản lý Building Care, rút ngắn thời gian, khoảng cách và chi phí trong chuỗi quan hệ Chủ đầu tư – Ban quản lý tòa nhà – Cư dân/ Khách thuê.

>> Xem thêm:  Giải pháp quản lí tòa nhà hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0