QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀ   

Quản lý tòa nhà bao gồm rất nhiều những hạng mục khác nhau: an ninh, vệ sinh, kỹ thuật,.., chính vì vậy trong quá trình thực hiện, Asahi Japan luôn chuẩn bị kế hoạch rõ ràng, chặt chẽ để quá trình vận hành tòa nhà được diễn ra một cách an toàn, hiệu quả.

112

Tiến độ triển khai quản lý vận hành tòa nhà

Trước khi chính thức tiếp nhận quản lí vận hành một tòa nhà, Asahi Japan sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét các thủ tục hành chính, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà. Đồng thời,bộ máy quản lí và nhân sự cũng được thiết lập nhằm đảm bảo quá trình tiếp nhận và vận hành tòa nhà được diễn ra theo đúng kế hoạch. Quy trình này diễn ra theo sơ đồ dưới đây.

Quy trình triển khai công tác an ninh bảo vệ

Khi triển khai công tác an ninh, Asahi Japan sẽ triển khai các hạng mục; hệ thống camera an ninh, trong giữ phương tiện, giám sát an ninh trong và ngoài tòa nhà. Các bước tiến hành như sau:

  • Lên kế hoạch và khảo sát chi tiết toàn bộ tòa nhà, khảo sát an ninh khu vực, nghiên cứu, lên kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng tình hình an ninh.
  • Đề xuất phương án bố trí nhân viên.
  • Lên kế hoạch triển khai công việc từng chốt.
  • Xây dựng phương án dự phòng phối kết hợp của nhiều tổ an ninh phòng khi có sự cố.
1234
5

Quy trình quản lý dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà, các hệ thống này bao gồm: hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc,PCCC…

Kế hoạch triển khai chi tiết như sau:

  • Kiểm tra khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
  • Đưa ra quy trình vận hành cụ thể (Bao gồm kế hoạch vận hành, bảo dưỡng và thay thế), đảm bảo tối đa sự an toàn.
  • Đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh.

Quy trình triển khai công tác vệ sinh tòa nhà

Vệ sinh tòa nhà có thể được tiến hành bằng vệ sinh duy trì hàng ngày, hoặc có thể tiến hành công tác vệ sinh định kỳ. Quy trình chung trước khi triển khai dịch vụ như sau:

  • Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục của tòa nhà.
  • Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và lên kế hoạch vệ sinh cụ thể từng hạng mục.
  • Triển khai công tác vệ sinh từng hạng mục.
  • Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.
6
quan-ly-tai-chinh-ca-nhan-feature

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Quản lý tài chính là công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai nhất. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:

  • Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
  • Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
  • Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính

– Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.

– Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.

– Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.

– Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

phuong-phap-quan-ly-hanh-chinh-nha-nuoc
meeting1

Quy trình quản lý khách hàng

– Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý, bổ sung khách hàng mới và bỏ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.

– Tiếp nhận ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.

– Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.

– Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh tòa nhà

Quy tình triển khai công tác nhân sự

– Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tổ chức.

– Xây dựng chế độ quản lý, và phân phối hợap lý nguồn nhân sự.

– Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

7
1_ImtEpmuMt63dhyimhOE1Pg

Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

– Tiếp nhận ý kiến chung của toàn thể mọi người về kế hoạch phát triển nhà thầu.

– Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.

– Lên kế hoạch quản lý các nhà thầu.

– Lên kế hoạch thu phí nhà thầu.



LIÊN HỆ

Đăng ký nhận thông tin liên hệ