Quy trình quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp hiệu quả

5/5 - (3 votes)

Quy trình quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư giám sát, theo dõi, vận hành hệ thống tòa nhà chuyên nghiệp. Làm thế nào để xây dựng quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp? Cùng Công ty quản lý tòa nhà Asahi Japan theo tiêu chuẩn Nhật Bản tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Vệ sinh là một trong những hoạt động quan trọng nhất cần lưu ý trong công tác quản lý vận hành bất động sản. Do có lượng lớn người ở, đi qua lại hàng ngày nên tòa nhà cần triển khai hoạt động dọn dẹp vệ sinh hàng ngày, thường xuyên, định kỳ.

Quy trình quản lý tòa nhà
Quản lý vệ sinh

Để đảm bảo vệ sinh của tòa nhà, ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các nguyên tắc, quy định (xử lý rác thải, các vị trí được làm sạch bên trong, ngoài tòa nhà) phù hợp cho đội ngũ nhân viên.

Thông thường, quy trình quản lý tòa nhà cho mảng vệ sinh sẽ được triển khai theo các bước sau:

  • Khảo sát các hạng mục, diện tích của từng hạng mục
  • Đánh giá tình hình, lên kế hoạch vệ sinh
  • Tiến hành vệ sinh các hạng mục
  • Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ, đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý chung cư, văn phòng.

2. Quy trình quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật càng hiện đại thì công tác bảo dưỡng, bảo trì tòa nhà càng dễ dàng. Vì vậy, ban quản lý cần xây dựng quy trình quản lý tòa nhà. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:

  • Khảo sát hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ trong quá trình vận hành tòa nhà
  • Kiểm tra toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà
Quy trình quản lý tòa nhà
Quản lý hệ thống kỹ thuật
  • Đánh giá thực trạng hệ thống và đưa ra giải pháp khắc phục
  • Xây dựng kế hoạch vận hành hệ thống
  • Xây dựng kế hoạch ứng phó với sự cố kỹ thuật
  • Lập kế hoạch bảo trì thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng, công trình xây dựng,…

3. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà

Một trong những công tác không thể thiếu trong quản lý tòa nhà là xây dựng quy trình quản lý an ninh. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà sẽ bao gồm các công việc:

  • Giám sát camera an ninh
  • Bảo vệ trong, ngoài tòa nhà
  • Bảo vệ phương tiện đi lại
Quy trình quản lý tòa nhà
Giám sát camera, đảm bảo an ninh tòa nhà

Có thể nói, an ninh an toàn là điểm cộng lớn của tòa nhà. Vì vậy, quy trình quản lý an ninh nên được trú trọng triển khai chi tiết bàn bản theo các bước:

  • Khảo sát cấu trúc của tòa nhà (thiết kế, lối ra vào,…)
  • Đánh giá thực trạng an ninh
  • Đưa ra các phương án đảm bảo an ninh, bố trí bảo vệ
  • Triển khai công tác bảo vệ tòa nhà
  • Xây dựng phương án dự phòng
  • Xây dựng các quy trình PCCC
  • Thường xuyên tuần tra, tập huấn cho nhân viên về PCCC

4. Quy trình quản lý nhà thầu

Trong bất kỳ quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư nào cũng đều cần có công tác quản lý nhà  thầu. Ngoài các nhà thầu vệ sinh, cây xanh, an ninh,… sẽ có những nhà thầu khác như: xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống,… Để quản lý đạt hiệu quả cao, có thể áp dụng quy trình quản lý, giám sát các nhà thầu theo các bước sau:

  • Tiếp nhận ý kiến chung về kế hoạch phát triển
  • Lên kế hoạch chi tiết
  • Lập kế hoạch mời thầu
  • Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu
  • Giám sát công việc các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng

5. Quản lý tài chính

Tài chính của tòa nhà luôn phải rõ ràng, minh bạch, hợp lý. Vì vậy, quản lý tài chính cũng phải trở thành hoạt động trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình quản lý tài chính được triển khai theo các bước cụ thể sau:

  • Lên kế hoạch thu tài chính
  • Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt
  • Xây dựng quy trình báo cáo quá trình thu chi định kỳ
  • Xây dựng kế hoạch chi tiết giữa các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính

6. Quản lý hành chính tòa nhà

Quy trình quản lý hành chính là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp của tòa nhà. Nếu không xây dựng kế hoạch giám sát hành chính chặt chẽ thì hệ thống tòa nhà rất dễ lâm vào tình trạng mất kiểm soát.

Quy trình quản lý tòa nhà
Lễ tân tòa nhà

Các hoạt động trong quy trình quản lý hành chính gồm:

  • Lập biểu mẫu trong việc chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ,…
  • Đưa ra quy trình chăm sóc khách hàng
  • Lập quy trình báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm
  • Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận để đạt được hiệu quả tốt nhất

7. Quy trình quản lý khách hàng

Các tòa nhà thường sở hữu số lượng lớn cư dân, khách hàng thuộc nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Vì vậy, việc quản lý khách hàng đòi hỏi sự khéo léo, chuyên nghiệp nhằm tối ưu trải nghiệm của khách hàng. Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

  • Lập danh sách khách hàng thời điểm hiện tại cần được quản lý
  • Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng (giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp,…)
  • Đón tiếp khi có khách hàng ghé thăm tòa nhà
  • Phối hợp với bộ phận an ninh đảm bảo an ninh trật tự cho tòa nhà
  • Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng
  • Quản lý tài sản, quy trình vệ sinh của khách hàng
  • Quản lý tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà với khách hàng
  • Bảo trì, sửa chữa tài sản cho khách hàng

8. Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà

Để có thể đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, nhân sự của tòa nhà cần được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. Trong quy trình quản lý tòa nhà thường được triển khai theo các bước sau:

  • Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự
  • Phân bổ, quản lý nguồn nhân sự hợp lý
  • Phối hợp với các bộ phận nhằm tối ưu hóa công tác quản lý.
Quy trình quản lý tòa nhà
Nhân sự luôn phải đảm bảo đủ, vận hành tòa nhà suôn sẻ

9. Quy trình báo cáo

Các bộ phận quản lý cần báo cáo công tác quản lý tòa nhà chi tiết theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm,… Nhờ báo cáo này giúp chủ đầu tư nắm rõ được tình hình từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Đặc biệt, báo cáo cần phải đảm bảo tính khách quan và trung thực.

10. Cách thực hiện quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, hiệu quả

Công tác quản lý vận hành đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý tòa nhà khác nhau. Vì vậy, để triển khai quy trình vận hành tòa nhà suôn sẻ là rất khó khăn đối với các đơn  vị, chủ đầu tư không chuyên.

Vì vậy, hầu hết các chủ tòa đều sẽ lựa chọn sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà từ các đơn vị chuyên nghiệp nhằm mang lại chất lượng, trải nghiệm dịch vụ tốt nhất trong công tác quản lý vận hành.

Asahi Japan là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0936.306.438 để được hỗ trợ và tư vấn ngay!

Asahi Japan - đơn vị quản lý vận hành văn phòng
Asahi Japan – đơn vị quản lý vận hành bất động sản

Một số dự án mà Asahi Japan đã và đang quản lý vận hành:

  • Flora Fuji
  • Luxcity cẩm phả
  • GREEN BAY PREMIUM

||Thông tin liên hệ:

Lời kết

Trên đây là một số quy trình quản lý tòa nhà mà Asahi Japan muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng những thông tin trên sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong công tác quản lý vận hành.

||Bài viết liên quan khác: