Mẫu Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2022

5/5 - (3 votes)

Trong quá trình quản lý vận hành, công tác lập báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là điều cần thiết. Đây là tài liệu giúp ban quản lý, chủ sở hữu tòa nhà đánh giá và quản lý công việc tốt hơn. Công ty quản lý tòa nhà Asahi Japan sẽ đem đến cho bạn mẫu báo cáo mới nhất cũng như các nội dung liên quan khác.

I. Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà tham khảo

Giới thiệu đến bạn mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà phổ biến được nhiều người sử dụng nhất 2022.

Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà mới nhất

Tải mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà tại đây

II. Báo cáo công tác quản lý vận hành là gì?

Báo cáo công tác quản lý vận hành là tài liệu tổng hợp tất cả các vấn đề về tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân, công nợ… của một tòa nhà. Báo cáo này giúp cho các bên liên quan nắm được đầy đủ các vấn đề cốt lõi của tòa nhà chi tiết.

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Thông qua báo cáo, ban quản lý tòa nhà, chủ đầu tư có thể biết được các vấn đề:

  • Tình hình hoạt động của mặt bằng chung tòa nhà
  • Liệt kê chi tiết các lỗ hổng, vấn đề đang gặp phải trong tòa nhà (Hạ tầng, đời sống cư dân,…)
  • Đội ngũ kỹ thuật tòa nhà đưa ra giải pháp, kiến nghị giúp tòa nhà vận hành tốt hơn.
  • Đánh giá chính xác cơ chế hoạt động, công tác quản lý vận hành của ban quản lý có hiệu quả không?
  • Giải quyết các công nợ, kiến nghị, mong muốn của cư dân còn tồn đọng.

III. Nội dung báo cáo công tác quản lý vận hành nhà tòa nhà, chung cư

Bản báo cáo quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư gồm rất nhiều nội dung liên quan đến các lĩnh vực khác nhau. Một số các thành phần cần có trong bản báo cáo vận hành.

1. Báo cáo khoản thu chi, lỗ lãi tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo lỗ – lãi hoạt động tòa nhà

Ở phần này thống kế các khoản công nợ, danh mục đã chi trong thời gian vừa qua của tòa nhà. Qua đó, ban quản lý có thể so sánh, phân tích xem tòa nhà vận hành có thâm hụt vốn không. Từ đó, chủ đầu tư sẽ nhìn ra lỗ hổng về tài chính và khắc phục kịp thời trước khi gặp sự cố về tiền bạc trong quản lý tòa nhà.

2. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đóng thuế, tài chính đối với nhà nước

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo đóng thuế với nhà nước

Đóng thuế đối với nhà nước là vấn đề được ban quản lý quan tâm và theo dõi chặt chẽ nếu không muốn tòa nhà rơi vào tình thế nợ thuế.

Các hạng mục nộp thuế, tiến độ hoàn thành, kỳ hạn cũng phải được công khai minh bạch.

3. Báo cáo tình hình tài sản cố định

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Tài sản cố định của tòa nhà

Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà cũng cần lập, liệt kê các tài sản cố định đang có, tăng – giảm theo thời gian trong giai đoạn tổng kết. Qua đó, ban quản lý dễ dàng nắm bắt được nguồn vốn thông qua tài sản khác ngoài tiền mặt.

4. Tình hình nhân sự tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo tình hình nhân sự

Công tác quản lý tòa nhà, chung cư không chỉ đơn giản xây lên là xong. Chủ đầu tư cần thuê nhân sự có chuyên ngành liên quan đến làm việc trong quá trình quản lý tòa nhà.

Báo cáo chỉ rõ số lượng nhân sự đang có, số lượng đã nghỉ để vạch ra kế hoạch quản lý trong thời gian tới.

5. Công tác vệ sinh tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo tình trạng vệ sinh tòa nhà

Báo cáo liệt kê đầy đủ trong khoảng thời gian tổng kết, ban quản lý đã tiến hành vệ sinh những khu vực nào trong tòa nhà. Tần suất vệ sinh như thế nào (hàng ngày, tuần, tháng, quý). Chất lượng công tác vệ sinh có tốt không? có vấn đề gì tồn đọng không?

6. Hiện trạng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Cơ sở hạ tầng, thiết bị tòa nhà

Báo cáo ghi rõ các hạng mục hạ tầng, các trang thiết bị và tình trạng tương ứng. Chỉ rõ hạng mục nào đang hoạt động tốt, hạng mục nào cần được bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa.

Lập danh sách các vấn đề cần được xử lý, giải pháp. 

7. Công tác bảo trì tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo Bảo trì tòa nhà

Trong báo cáo, người làm báo cáo phải nêu được các hoạt động liên quan đến công tác bảo trì:

  • Đã kiểm tra bộ phận, thiết bị nào trong tòa nhà
  • Có sửa chữa máy móc nào không
  • Tần suất kiểm tra

8. Số lượng cư dân, khách hàng trong tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
báo cáo số lượng cư dân, khách đang sống, làm việc trong tòa nhà

Tổng hợp đầy đủ số lượng cư dân, khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà. Không được bỏ sót một trường hợp nào.

9. Kế hoạch hoạt động trong thời gian tới của tòa nhà

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Kế hoạch trong thời gian tới

Báo cáo đề ra phương hướng xử lý các vấn đề còn tồn tại, phương hướng hoạt động của tòa nhà trong thời gian tương lai gần.

IV. Yêu cầu đối với người lập báo cáo quản lý vận hành tòa nhà

Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu quan trọng liên quan đến sự vận hành của tòa nhà. Vì vậy, cần một thành viên cốt cán trong ban quản lý thực hiện. Thông thường, giám đốc ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà.

báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Người lập báo cáo cần kiến thức, đủ trình độ chuyên môn

Báo cáo cần chi tiết, chính xác, đầy đủ. Điều này yêu cầu tương đối cao về trình độ, kinh nghiệm, kiến thức và phải hiểu rõ tình trạng của tòa nhà.

  • Trình độ: người làm báo cáo cần có chuyên môn sâu về quản lý, vận hành tòa nhà. Từ đó, người lập báo cáo mới đủ sức để phân tích, bóc tách từng hạng mục, xác định từng vấn đề. Từ đó, tổng kết đầy đủ chi tiết nội dung cần báo cáo.
  • Kiến thức: người làm báo cáo nắm rõ tình hình công tác liên quan đến tòa nhà mà họ đang quản lý. Qua đó, người xây dựng báo cáo mới có thể bám sát các vấn đề, thực trạng, tạo nên bản báo cáo chính xác nhất.
  • Thái độ: Người làm báo cáo nên có thái độ trung thực, tạo nên một bản báo cáo công khai, minh bạch, đầy đủ.
  • Kỹ năng: Người làm báo cáo cần có kỹ năng tổng hợp, khái quát, phân tích, so sánh,… Bởi báo cáo chia ra nhiều nội dung, mỗi nội dung chia ra các hạng mục. Vậy nên, các kỹ năng tổng hợp, khái quát, phân tích là cần thiết để tạo ra bản báo cáo hoàn chỉnh, rõ ràng.

V. Lưu ý khi làm báo cáo quản lý vận hành

Một bản báo cáo chuẩn cần đảm bảo rõ ràng, chuẩn xác để các thành viên liên quan nhìn vào tài liệu đều có thể nắm được tình hình công việc. Để làm được điều đó, khi làm báo cáo người thực hiện cần lưu ý:

  • Đảm bảo mọi thông tin trong báo cáo đều phải chính xác, khách quan
  • Thể hiện sự minh bạch rõ ràng
báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Minh bạch, rõ ràng
  • Đính kèm với báo cáo cần có hóa đơn, giấy tờ cho nội dung về thu chi
  • Về tình hình nhân sự, cần có tài liệu đính kèm hoặc thông tin liên hệ để xác minh trong trường hợp cần thiết
  • Nên làm báo cáo theo từng thời kỳ, thời gian cụ thể phụ thuộc vào mong muốn của đơn vị sở hữu, khách hàng, cư dân.

Lời kết

Nhìn chung, báo cáo quản lý vận hành tòa nhà đạt chuẩn cần đảm bảo thống kế đầy đủ các vấn đề (vận hành, tài chính, nhân sự,…). Nếu bạn mong muốn tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ quản lý tòa nhà hãy liên hệ với Asahi Japan để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

||Thông tin liên hệ:

||Bài viết tham khảo khác: