Quản Lý Kỹ Thuật Tòa Nhà: Quy Trình, Công Việc Thực Hiện

Quản lý kỹ thuật tòa nhà gồm những công việc gì, đơn vị nào cung cấp dịch vụ này uy tín, chuyên nghiệp nhất. Cùng công ty quản lý vận hành tòa nhà Nhật Bản Asahi Japan tìm hiểu chi tiết về công việc quản lý kỹ thuật tòa nhà trong bài viết dưới đây.

I. Quản lý kỹ thuật tòa nhà là gì?

Có khá nhiều người đang hiểu nhầm hoạt động quản lý kỹ thuật và hoạt động bảo hành, bảo trì kỹ thuật là một. Nhưng 2 công việc đó hoàn toàn khác nhau.

Nếu hoạt động bảo trì tòa nhà là các hoạt động kiểm tra, đánh giá mức độ chất lượng hoạt động của các thiết bị máy móc, tiến hành sửa chữa thì quản lý kỹ thuật tòa nhà là công việc vận hành hệ thống kỹ thuật nhằm duy trì mọi hoạt động của tòa nhà được hiệu quả và an toàn.

Có thể nói, đây là công việc quan trọng đảm bảo điều kiện và môi trường sống tốt nhất cho người dân sống, làm việc tại tòa nhà. Thông thường, hệ thống quản lý tòa nhà BMS sẽ được ứng dụng quản lý và ứng dụng.

II. Tại sao nên sử dụng dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà?

Quản lý kỹ thuật tòa nhà là hoạt động cần phải diễn ra hàng ngày. Bất cứ thiết bị nào trong tòa nhà dù đang hoạt động hay ngừng hoạt động thì ban quản lý kỹ thuật tòa nhà đều phải quản lý.

Để tòa nhà được quản lý vận hành thuận lợi, các hệ thống kỹ thuật phải được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo luôn ở trạng thái tốt nhất. Không có bất kỳ sai sót nào trong quá trình vận hành.

Hoạt động quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành còn giúp quá trình bảo dưỡng định kỳ trở nên chuyên nghiệp:

• Đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru, liên tục
• Đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà
• Tiết kiệm chi phí vận hành tòa nhà
• Gia tăng giá trị cho tòa nhà, chủ sở hữu và chủ đầu tư tòa nhà

III. Công việc quản lý kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật tòa nhà bao gồm:

• Hệ thống điện
• Hệ thống cấp thoát nước
• Hệ thống thông tin liên lạc

• Hệ thống điều hòa không khí
• Hệ thống thang máy
• Hệ thống PCCC
• Hệ thống quạt thông gió
• Hệ thống chiếu sáng
• Hệ thống camera giám sát
• Hệ thống âm thanh công cộng
• Hệ thống khác

Các công việc quản lý hệ thống kỹ thuật gồm:

1. Lập danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị

Công việc đầu tiên trong công tác quản lý hệ thống kỹ thuật là tiến hành lập danh sách các thiết bị máy móc đang được sử dụng trong tòa nhà. Đồng thời đơn vị quản lý sẽ phải phân loại thành từng danh mục và phát sinh những loại thiết bị mới cần cập nhật đầy đủ.

2. Vận hành hệ thống

Vận hành theo quy trình đối với từng hệ thống kỹ thuật cụ thể:

• Vận hành hệ thống điện tòa nhà
• Vận hành hệ thống thông tin liên lạc
• Vận hành hệ thống điều hòa không khí
• Vận hành hệ thống thang máy
• Vận hành hệ thống PCCC

>>>Xem thêm: Quy trình bảo trì hệ thống PCCC cho tòa nhà cần nắm vững

3. Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Bảo trì là việc kiểm tra vận hành của thiết bị xem có hoạt động tốt không, thực hiện các hoạt động (vệ sinh lau sạch, tra dầu mỡ,… bên ngoài thiết bị)

Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành phần của thiết bị ra và tiến hành vệ sinh, tra dầu,…

Công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà thực hiện theo quy trình 6 bước cụ thể:

Bước 1: lập danh sách máy móc, thiết bị kỹ thuật

• Lên danh sách tất cả các thiết bị máy móc đang hoạt động trong tòa nhà
• Đơn vị quản lý xem xét và phân loại các thiết bị máy móc trong danh mục theo số lượng, chủng loại,… và tiến hành trình duyệt.
• Trường hợp cần bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới thiết bị cần được nhân viên kỹ thuật kê khai cập nhật vào danh sách hàng tháng.

Bước 2: khảo sát hiện trạng của máy móc, thiết bị kỹ thuật

Với các thiết bị đang sử dụng, căn cứ vào tính năng, công năng của thiết bị mà bộ phận kỹ thuật sẽ khảo sát các loại thiết bị, máy móc để:

• Xác định tần suất bảo trì, bảo dưỡng
• Xác định năng lực bảo trì: nên thuê đơn vị bên ngoài hay đơn vị nội bộ có thể đáp ứng được.

Bước 3: Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng

• Sau khi nắm rõ hiện trạng các loại máy móc thiết bị, bộ phận quản lý kỹ thuật tòa nhà sẽ lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng cho từng thiết bị và trình duyệt.
• Nếu có phát sinh các loại thiết bị máy móc mới, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm cập nhật kế hoạch bảo trì và trình duyệt lại vào cuối mỗi tháng.

Bước 4: Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng

• Theo kế hoạch được phê duyệt, bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ tiến hành chuẩn bị các loại vật tư cần sử dụng cho việc bảo trì. Trường hợp thiếu sẽ phải tiến hành mua mới theo quy trình mua hàng.
• Với các trường hợp cần bảo dưỡng cần thuê dịch vụ bên ngoài, người phụ trách cần tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ thuê uy tín, chuyên nghiệp. Nếu ký hợp đồng cần theo dõi quá trình thực hiện.

Bước 5: thực hiện bảo trì, bảo dưỡng

• Sau khi hoàn thiện các bước trên, nhân viên quản lý kỹ thuật tòa nhà tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch đề ra.
• Những người được phân công chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần phải bám sát kế hoạch đã duyệt.
• Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng trước khi tiến hành cần liên hệ với bên sử dụng để thống nhất thời gian, địa điểm. Sau khi hoàn thành cần ký biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng và kiểm tra lại đầy đủ trước khi đi.
• Với trường hợp mời đơn vị bên ngoài đến bảo trì, bảo dưỡng thì nhân viên phụ trách cần theo dõi quá trình thực hiện. Sau khi hoàn thành cần lập biên bản nghiệm thu về các hạng mục đã tiến hành đầy đủ.

Bước 6: cập nhật hồ sơ

Sau khi thực hiện xong quá trình bảo trì, bảo dưỡng. Tổ trưởng sẽ  thu thập và quản lý hồ sơ bao gồm:

• Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có)
• Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì

4. Sửa chữa, thay thế

Trong quá trình quản lý kỹ thuật tòa nhà thì không tránh khỏi trường hợp cần phải sửa chữa – thay thế. Vì vậy, công việc sửa chữa, thay thế là tất yếu:

• Đảm bảo các thiết bị máy móc hư hỏng được sửa chữa kịp thời
• Xác định trách nhiệm của mỗi bên để tính toán nghĩa vụ bồi thường (nếu có)
• Xác định thực trạng đã làm căn cứ cho việc thanh toán dịch vụ sửa chữa ngoài
• Nắm rõ tình hình và hướng dẫn các bước sửa chữa thiết bị máy móc tài sản

Công tác sửa chữa, thay thế được thực hiện theo quy trình gồm 6 bước:

• Bước 1: đưa ra thông tin hư hỏng
• Bước 2: Lập phiếu yêu cầu sửa chữa
• Bước 3: Xem xét thiết bị máy móc cụ thể
• Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết
• Bước 5: Tiến hành sửa chữa máy móc, thiết bị
• Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu

IV. Dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà Asahi Japan

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà thì không nên bỏ qua đơn vị Asahi Japan.

• Tiêu chuẩn quản lý kỹ thuật tòa nhà rõ ràng
• Đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao

Asahi Japan xây dựng, thực hiện quản lý kỹ thuật tòa nhà theo quy trình cụ thể đối với từng hạng mục:

• Quy trình kiểm tra sửa chữa
• Quy trình bảo dưỡng thiết bị PCCC
• Quy trình kiểm tra và vận hành máy phát điện
• Quy trình bảo dưỡng cơ sở hạ tầng
• Quy trình bảo dưỡng hệ thống cấp thoát nước
• Quy trình bảo dưỡng – bảo trì hệ thống điện
• Quy trình cứu hộ thang máy
• Quy trình bảo dưỡng hệ thống chống sét
• Quy trình bảo dưỡng hệ thống CCTV

Một số tòa nhà đã và đang thực hiện quản lý:

• FLORA FUJI
• GOLDLAND PLAZA
• GREEN PEARL
• GREEN BAY PREMIUM

||Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
• Điện thoại (Phone): 0918.650.033
• Website: https://asahijapan.com/

Lời kết

Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp được bạn hiểu rõ hơn về quản lý kỹ thuật tòa nhà cũng như quy trình và các công việc thực hiện. Nếu bạn có nhu cầu cần tư vấn về dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Asahi Japan theo thông trên.

||Tham khảo bài viết khác:

• Tiêu Chuẩn Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC) Nhà Cao Tầng
• Dịch vụ bảo trì thang máy là gì? Quy trình, Báo giá chi phí
• Dịch vụ quản lý chung cư cao tầng, mô hình quản lý hiệu quả