Để việc cho thuê giữa chủ sở hữu và khách thuê được thuận lợi, hạn chế tối đa những phát sinh không đáng có thì việc soạn thảo một hợp đồng chặt chẽ là rất quan trọng. Tham khảo ngay mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2022 và những điều cần lưu ý qua bài viết dưới đây.
I. Hợp đồng thuê văn phòng là gì?
Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận các điều khoản, cam kết của hai bên (chủ sở hữu và người thuê văn phòng) về các thông tin: giá thuê, dịch vụ tiện ích đi kèm, gói hỗ trợ, những việc được làm hay cấm,.. Hai bên sau khi ký kết hợp đồng sẽ phải thực hiện đúng theo như những gì đã cam kết trong văn bản, nếu một trong hai bên vi phạm một điều lệ trong hợp đồng sẽ phải bồi thường hợp đồng theo thỏa thuận đã đề ra trước đó.
Vậy cần lưu ý những gì trong hợp đồng cho thuê tòa nhà văn phòng? Các vấn đề như Hợp đồng này có cần công chứng hay không? Hợp đồng cho thuê có những loại nào đối với văn phòng cho thuê thuộc sở hữu cá nhân, đối với hợp đồng thuê văn phòng với tổ chức có tư cách pháp nhân? Cùng Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà Asahi Japan tiêu chuẩn Nhật Bản tìm hiểu cụ thể tại bài viết này.
II. Các loại mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2022
Quy định chung cho các hợp đồng thuê văn phòng gồm có:
- Thời gian: Ghi rõ ngày tháng năm, địa chỉ nơi diễn ra buổi ký kết hợp đồng
- Thông tin bên A (Bên cho thuê văn phòng): Khai đầy đủ tên, số CMND, hộ khẩu thường trú. Và mối quan hệ với tài sản cho thuê.
- Thông tin bên B (Bên thuê văn phòng): Tên công ty, địa chỉ công ty, MST, tên người đại diện công ty (giám đốc công ty)
- Nội dung bản hợp đồng: đặc điểm vị trí, diện tích,… văn phòng cho thuê. Thời hạn thuê và việc gia hạn thời hạn thuê. Khoản đặt cọc, giá thuê văn phòng, thời gian và phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của bên A, quyền và nghĩa vụ của bên B. Vi phạm hợp đồng và phạt vi phạm hợp đồng. Các thỏa thuận khác và cuối cùng là điều khoản chung.
1. Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
2. Mẫu gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng
3. Mẫu thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng
4. Mẫu đơn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn 
IV. Cần lưu ý những gì trong hợp đồng thuê văn phòng?
1. Quy định chi phí trong hợp đồng
Cần làm rõ các chi phí (giá thuê, phí dịch vụ tiện ích, phí quản lý tòa nhà văn phòng, và một số chi phí phát sinh khác) tùy theo mô hình loại văn phòng cho thuê. Đây là vấn đề cả hai cần phải quy định rõ trong hợp đồng để tránh xảy ra tranh chấp về mặt tài chính.
2. Quy định về đo diện tích văn phòng thuê
Ví trí văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến giá thuê. Bởi nếu doanh nghiệp không trực tiếp đo đạc văn phòng mà chỉ dựa trên số liệu đã được cung cấp thì giá thuê có thể gây thất thoát cho chủ sở hữu hoặc gây thiệt cho người thuê.
Để đo diện tích văn phòng cho thuê cần đo các thông số sau:
- Đo trong lòng văn phòng, đo thông thủy
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng
3. Quy định về thời hạn cho thuê
Hai bên cần thống nhất rõ ràng về thời điểm kết thúc hợp đồng hay gia hạn hợp đồng quy định ra sao. Vấn đề này cần ghi rõ trong hợp đồng và được sự thỏa thuận đồng ý giữa hai bên ký kết hợp đồng.
4. Quy định về việc sửa chữa văn phòng
Khi thuê văn phòng, Công ty thường có kế hoạch sửa chữa, tu sửa lại, và vấn đề này phải được sự đồng ý của Ban quản lý tòa nhà tránh sự tranh chấp và đền bù sau này.
5. Trách nhiệm hai bên quy định trong hợp đồng
Đối với chủ sở hữu (bên cho thuê):
- Bàn giao mặt bằng
- Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Các kế hoạch, phương án, cách xử lý sự cố phát sinh của văn phòng
Đối với bên thuê, trách nhiệm sẽ gồm:
- Thanh toán, chi phí bào trì văn phòng
- Sử dụng bảo trì văn phòng
- Chấp hành nội quy tòa nhà
- Đảm bảo chấp hành mọi quy định về vệ sinh môi trường, an ninh và công tác PCCC
Và một vấn đề được thắc mắc rất nhiều đó là hợp đồng cho thuê nhà văn phòng có cần công chứng hay không? Câu trả lời là không bắt buộc dù là văn phòng cho thuê thuộc sở hữu cá nhân hay tổ chức có tư cách pháp lý.
Lời kết
Hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản hành chính quan trọng với những thông tin điều khoản cần chặt chẽ và rõ ràng. Vì vậy, bạn cần phải nắm rõ những lưu ý khi làm hợp đồng này và cập nhật mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất. Và để tìm hiểu về dịch vụ quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật Bản thì hãy liên hệ với chúng tôi Asahi Japan – Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, chung cư, trung tâm thương mại uy tín tại Việt Nam.
||Bài viết liên quan khác:
- Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì?
- Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
- Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết