Khi xã hội ngày càng hiện đại hóa, xuất hiện nhiều trung tâm thương mại thì vấn đề quản lý trung tâm thương mại cũng được các chủ đầu tư quan tâm. Tuy nhiên, để công tác quản lý đạt hiệu quả tốt nhất, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý chi tiết, đầy đủ. Cùng đơn vị quản lý vận hành bất động sản Nhật Bản Asahi Japan tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý trung tâm thương mại trong bài viết này nhé.
I. Ban quản lý trung tâm thương mại là gì?
Ban quản lý trung tâm thương mại là đơn vị thực hiện công tác quản lý, vận hành các hoạt động trong trung tâm thương mại. Để có thẻ thực hiện thì bộ phận quản lý vận hành bất động sản cần được cục quản lý thị trường thông qua và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư của trung tâm thương mại.
II. Quy trình quản lý trung tâm thương mại gồm công việc gì?
1. Quản lý vận hành
Trung tâm thương mại diễn ra hàng ngày vì vậy mà công việc quản lý vận hành phải diễn ra thường nhật. Cụ thể, đơn vị quản lý trung tâm thương mại phải thực hiện các công việc sau:
- Quản lý các thiết bị, cơ sở vật chất trong trung tâm thương mại (máy lạnh, thang máy, thiết bị âm thanh, điện, nước,…)
- Xây dựng cơ chế vận hành trung tâm thương mại phù hợp
- Hỗ trợ, thiết kế phương án kinh doanh để tăng hiệu suất, doanh thu cho trung tâm thương mại.
- Trong phạm vi quyền hạn, ban quản lý có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các sự cố xảy ra. Trường hợp nằm ngoài thẩm quyền, ban quản lý sẽ phải có trách nhiệm chuyển giao cho bộ phận có thẩm quyền để xử lý.
2. Quản lý hệ thống kỹ thuật, thiết bị
Quản lý hệ thống kỹ thuật, thiết bị là một trong những hoạt động nhằm giảm sự cố kỹ thuật có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của trung tâm thương mại. Các công việc trong quy trình quản lý gồm:
- Tiến hành kiểm tra, sửa chữa đối với các sự cố phát sinh
- Bảo trì thiết bị bơm, lọc nước
- Kiểm tra các thiết bị máy lạnh, điều hòa
- Bảo trì tòa nhà, kiểm tra định kỳ đối với các thiết bị PCCC
- Bảo trì thang máy
- Bảo trì tòa nhà TTTM
- Kiểm tra hệ thống chiếu sáng
3. Tiếp thị và cho thuê
Mục đích hoạt động tiếp thị và cho thuê nhằm nâng cao giá trị hình ảnh thương hiệu của trung tâm thương mại trên thị trường. Bên cạnh đó, hoạt động còn có thể giúp doanh nghiệp khai thác triệt để các giá trị của trung tâm thương mại:
- Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu có mong muốn thuê mặt bằng tại TTTM
- Giám sát các thông tin, tình trạng của mặt bằng tại TTTM
- Hợp tác với bộ phận Marketing để xây dựng, triển khai, đánh giá kế hoạch tiếp thị, quảng cáo thương hiệu, truyền thông hình ảnh của TTTM
- Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn sử dụng và bàn giao mặt bằng cho khách hàng
- Tham gia tư vấn, hỗ trợ mặt thủ tục hành chính, pháp lý liên quan
4. Quản lý tài chính
Quản lý tài chính là hoạt động cần thiết trong quy trình quản lý trung tâm thương mại. Mục đích nhằm thông báo cho chủ đầu tư về tình trạng kinh doanh và hỗ trợ xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả hơn:
- Kiểm tra, thống kê các chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà, phí điện nước, thuê mặt bằng
- Hỗ trợ thúc đẩy việc hoàn thành các khoản thu từ khách hàng một cách hiệu quả
- Thông báo cho chủ đầu tư tình hình tài chính theo từng kỳ
- Xây dựng kế hoạch điều chỉnh nguồn ngân sách hàng năm
- Xây dựng chính sách để nâng cao doanh thu từ công việc kinh doanh mặt bằng TTTM.
- Chăm sóc khách thuê mặt bằng
- Hướng tới mối quan hệ Win – Win, ban quản lý trung tâm thương mại cần thiết kế quy trình chăm sóc khách hàng phù hợp chi tiết.
- Xây dựng chính sách, hỗ trợ các cửa hàng kinh doanh tại TTTM
- Củng cố lòng tin của khách thuê mặt bằng bằng các xử lý nhanh các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
- Kịp thời thông tin đến khách hàng về các loại chi phí và tin tức quan trọng.
- Phản hồi các khiếu nại từ khách hàng (nếu có)
5. Quản lý an ninh
Sự an toàn của khách hàng khi mua sắm tại TTTM cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà ban quản lý cần thực hiện. Do đó, ban quản lý cần triển khai hoạt động để đảm bảo an toàn cho khách hàng:
- Giám sát sự ra, vào của từng khách hàng tại TTTM
- Triển khai hệ thống các biển báo nhằm chỉ dẫn cho khách hàng khi mua sắm
- Quản lý, kiểm tra thường xuyên tình trạng hoạt động của hệ thống PCCC, camera,…
- Triển khai tuyển dụng, đào tạo thường xuyên đội ngũ nhân sự, đảm bảo khả năng xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
||Tham khảo: Cách quản lý bãi giữ xe tòa nhà hiệu quả, an toàn
6. Quản lý vệ sinh
Giữ cho môi trường của TTTM sạch – đẹp là công việc cần thực hiện khi quản lý vận hành trung tâm thương mại. Quy trình sẽ bao gồm:
- Triển khai các hoạt động giữ gìn vệ sinh các khu vực chung (hành lang, thang máy, lỗi đi,…)
- Kiểm tra, giám sát công việc thu gom, xử lý rác thải
- Thường xuyên tổ chức hoạt động chăm sóc, cải tạo cảnh quan TTTM
7. Quản trị nhân sự
Để duy trì hoạt động, vận hành tòa nhà ổn định thì nhân sự là yếu tố không thể thiếu. Ban quản lý cần giám sát, quản lý hiệu suất làm việc và hiệu quả kinh doanh nhân viên đem lại.
Chủ đầu tư cần xây dựng chế độ thưởng – phạt một cách hợp lý.
III. Quy chế của nhà nước về quản lý vận hành TTTM
Theo quy định tại điều 5 nghị định 99/2011/NĐ-CP, ban quản lý vận hành trung tâm thương mại sẽ thực hiện các công việc:
- Ban hành các nội quy để bảo đảm quyền lợi của khách hàng theo quy định của pháp luật
- Thực hiện hòa giải các tranh chấp giữa người bán và khách hàng
- Thiết kế các thiết bị đo lường tại TTTM để người tiêu dùng có thể tự kiểm tra số lượng, khối lượng của hàng hóa
- Theo dõi, kiểm tra tình trạng, chất lượng hàng hóa
- Công bố đường dây nóng để tiếp nhân, giải quyết các khiếu nại của người tiêu dùng
- Giám sát, phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật ảnh hưởng tới quyền lợi của người tiêu dùng
- Xử phạt các hành vi vi phạm nội quy.
IV. Vì sao chủ đầu tư cần thuê ban quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp
Trung tâm thương mại là nơi mua bán hàng hóa quy mô lớn. Do đó, mỗi ngày sẽ có khối lượng công việc lớn cần được xử lý. Chính vì vậy, chủ đầu tư nên thuê một trong các công ty quản lý tòa nhà uy tín chuyên nghiệp để thay cho mình vận hành trung tâm. Điều này sẽ đem lại một số lợi ích cho chủ đầu tư:
- Giảm khối lượng công việc liên quan đến quản lý, vận hành trung tâm mà chủ đầu tư phải thực hiện. Nhờ đó mà chủ đầu tư sẽ có thêm thời gian để thực hiện các hoạt động thúc đẩy hoạt động kinh doanh khác.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: tối ưu hóa chi phí cho những công việc không cần thiết và khắc phục các sự cố không đáng có.
- Nâng cao giá trị trung tâm thương mại: thông qua những hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng, mối quan hệ giữa chủ đầu tư và khách thuê mặt bằng tại TTTM sẽ được gắn kết.
Bảo đảm cơ sở vật chất: ban quản lý TTTM sẽ phải luôn đảm bảo cơ sở vật chất của trung tâm trong tình trạng chất lượng và hoạt động một cách hiệu quả. Qua đó khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ, tiện ích khi mua sắm.
V. Chi phí quản lý trung tâm thương mại
Chi phí quản lý vận hành trung tâm thương mại sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
- Vị trí,
- Quy mô,
- Diện tích
- Giá trị kinh doanh,
- …
Vì vậy, nếu muốn nhận báo giá chi tiết về chi phí quản lý vận hành TTTM hãy liên hệ với Asahi Japan.
VI. Kinh nghiệm quản lý trung tâm thương mại hiệu quả
Quản lý, vận hành trung tâm thương mại đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao. Do đó, khi quản lý vận hành loại hình này nên lưu ý:
- Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự cho TTTM
- Đảm bảo vệ sinh sạch không gian chung để mang lại cho khách hàng sự thoải mái
- Tăng cường hoạt động chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự
- Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, hệ thống kỹ thuật trong TTTM
- Thực hiện hoạt động Marketing nhằm quảng bá hình ảnh TTTM
- Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành trung tâm thương mại chuyên nghiệp.
||Đọc thêm: 7 Kinh nghiệm quản lý trung tâm thương mại tăng doanh thu
VII. Dịch vụ quản lý vận hành trung tâm thương mại
Mỗi ngày, các trung tâm thương mại phải xử lý một khối lượng lớn công việc liên quan đến khách hàng, đơn vị thuê mặt bằng,… Do đó, giải pháp giúp quản lý vận hành TTTM hiệu quả là thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp.
Nếu bạn phân vân không biết lựa chọn đơn vị nào tốt thì Asahi Japan sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Asahi Japan là một trong những công ty quản lý tòa nhà cao cấp, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Các tòa nhà mà Asahi Japan đã và đang phụ trách quản lý vận hành:
- Flora Fuji – Đường D1, Tổ 13, KP.6, P. Phước Long B, TP. Thủ Đức
- GOLDLAND PLAZA – Số 536 đường Nguyễn Văn Cừ, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh
- Green Pearl – Số 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
- LA FORTUNA – Đường Phạm Văn Đồng- Phường Tích Sơn- Tp. Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc
- …
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
Lời kết
Qua bài viết trên, Asahi Japan đã giới thiệu đến bạn về quy trình quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp. Hãy tham khảo tổng kết kinh nghiệm cho mình nhé. Đừng quên liên hệ với Asahi Japan nếu bạn cần tới dịch vụ quản lý vận hành bất động sản.
||Xem thêm:
- Bảo vệ trung tâm thương mại có nhiệm vụ gì? 3 lưu ý cần thiết
- Mô hình quản lý trung tâm thương mại nào hiệu quả nhất
- Quản lý tòa nhà văn phòng: Quy trình, cách quản lý hiệu quả