Cách quản lý bãi giữ xe tòa nhà chung cư hiệu quả, an toàn

5/5 - (1 vote)

Quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả, an toàn sẽ giúp chủ đầu tư nâng cao được giá trị tòa nhà, tạo được tâm lý an toàn cho cư dân. Trong bài viết dưới đây, Asahi Japan giúp bạn xây dựng một quy trình quản lý chi tiết cho bãi giữ xe chung cư hiệu quả nhất.

I. Tầm quan trọng của quản lý bãi xe chung cư

Bãi xe của chung cư là nơi tiếp nhận và lưu giữ và trông coi phương tiện di chuyển cho dân cư, khách đến. Đối với những chung cư lớn có thể tiếp nhận cả nghìn lượt xe ra vào mỗi ngày. Chính vì vậy việc kiểm soát, quản lý bãi giữ xe là một tiền đề quan trọng. Để làm được điều đó cần đảm bảo được các yếu tố như:

  • An ninh: Chi khi quản lý, rà soát được số lượng xe ra vào thì mới hạ chế được tối đa sự nhầm lẫn, mất cắp tài sản của cư dân. Việc này được thực hiện thông qua hoạt động check sự trùng lặp và số lượt cũng như biển số xe.
quản lý bãi giữ xe chung cư
quản lý bãi giữ xe chung cư
  • Quản lý tài chính: Hầu hết các bãi giữ xe chung cư đều cần thu phí để có kinh phí cho nhân sự quản lý và bảo trì.

Khi có hệ thống quản lý rõ ràng, chủ đầu tư sẽ thuận tiện hơn trong việc quản lý thông tin khách hàng gửi xe cố định và tài chính thu chi của bãi đỗ xe.

  • Nâng cao trải nghiệm dịch vụ của cư dân: Quy định và phân khu rõ ràng giúp tránh trường hợp cư dân để xe sai vị trí. Từ đó đảm bảo bãi giữ xe luôn gọn gàng, ngăn lắp thuận tiện cho cư dân sử dụng/
  • Xử lý những tình huống phát sinh: Khi lượng xe tiếp đón quá lớn dẫn tới thiếu hụt chỗ để xe, nhiều cư dân sẽ bắt đầu để sai vị trí, gây cản trở bất tiện cho cư dân khác. Do đó, luôn phải có người túc trực, kiểm soát và hỗ trợ trong các tình huống phát sinh đảm bảo trật tự bãi giữ xe chung cư.

II. Lợi ích của quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả

Quản lý bãi giữ xe chung cư sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cư dân lẫn chủ đầu tư.

1. Đối với cư dân:

cách quản lý bãi đỗ xe chung cư hiệu quả
cách quản lý bãi đỗ xe chung cư hiệu quả
  • Thuận tiện trong quá trình sử dụng bãi đỗ xe, tiết kiệm thời gian, công sức khi di chuyển xe ra vào.
  • Đảm bảo an toàn cho phương tiện tránh bị trộm cắp gây thiệt hại tài sản giúp người dân yên tâm trong quá trình sinh sống và làm việc tại tòa nhà chung cư.

2. Đối với chủ đầu tư:

  • Tối đa hóa diện tích sử dụng của bãi giữ xe. Nâng cao hiệu quả khai thác của tòa nhà.
  • Khi công tác quản lý bãi giữ xe được thực hiện hàng ngày khiến bạn dễ dàng phát hiện các hỏng hóc của hệ thống cơ sở vật chất và xử lý kịp thời. Từ đó giảm chi phí bảo trì bãi đỗ xe chung cư.
  • Mang đến sự thoải mái, thuận tiện và an toàn cho cư dân cũng như giúp cho chủ đầu tư nâng cao hình ảnh và uy tín. Đây là tiền đề cho sự phát triển các dự án khác.

III. Cách quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả, an toàn

Bãi giữ xe mà một trong các tiện ích của tòa nhà chung cư có tác động trực tiếp đến chất lượng đời sống cư dân. Để nâng cao trải nghiệm sống của cư dân, chủ đầu tư có thể áp dụng một số cách quản lý sau:

1. Phân chia khu vực để xe hợp lý

Để dễ dàng quản lý cũng như đảm bảo có đầy đủ chỗ để xe cho cư dân cố định của tòa nhà, chủ đầu tư nên phân chia bãi đỗ xe chung cư thành các khu vực nhỏ riêng biệt:

  • Khu vực theo phương tiện: cần tách riêng chỗ để xe đạp, xe máy, và ô tô. Ngoài ra cũng cần phân chia các khu vực này thành các khoang nhỏ để vừa cho phương tiện. Việc này giúp cho dân cư ý thức sắp xếp phương tiện, giảm tối đa va chạm không đáng có trong quá trình sử dụng bãi đỗ xe.
Quản lý bãi giữ xe chung cư
quản lý bãi giữ xe chung cư
  • Khu vực theo đối tượng: ban quản lý chung cư cần phân chia khu vực để xe cho các nhóm đối tượng khác nhau như: nhóm cư dân cố định, cán bộ nhân viên, khách vãng lai, các đối tượng ưu tiên. Đồng thời cần các biển hiệu chỉ dẫn rõ ràng. Việc phân chia này sẽ giúp thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và xử lý nếu có các sự cố phát sinh.

2. Lên kế hoạch bố trí nhân sự phù hợp

Con người là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý bãi giữ xe chung cư. Để khai thác được nguồn nhân sự hiệu quả thì ban quản lý cần có nghiên cứu và kế hoạch hợp lý.

  • Thời gian: Đối với các tòa nhà chung cư, 24/24 phải có người túc trực ở bãi đỗ xe để phục vụ nhu cầu sử dụng của cư dân và cũng như giám sát an ninh. Chính vì vậy, chủ đầu tư nên chia một ngày làm việc thành nhiều ca trực và sắp xếp nhân viên luân phiên giữa các ca để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên cũng như chất lượng phục vụ.
  • Các điểm chốt: Ngoài nhân sự checkin – checkout thì cần bố trí thêm nhân sự ở các điểm chốt để kịp thời hướng dẫn và hỗ trợ cư dân trong các trường hợp khẩn cấp. Các vị trí này nên là các nút giao của các luồng di chuyển trong bãi giữ xe.
  • Số lượng: Tính toán số lượng nhân sự sao cho vừa đủ, tránh tình trạng thừa nhân sự gây lãng phí chi phí hay thiếu nhân sự làm giảm hiệu quả quản lý bãi giữ xe chung cư.
cách quản lý bãi giữ xe chung cư
quản lý bãi giữ xe chung cư

3. Xây dựng quy trình bãi giữ xe cụ thể

Khi bãi xe chung cư có quy định cụ thể, chặt chẽ. Các hoạt động quản lý trong quá trình vận hành sẽ nhất quán và mang lại hiệu quả cao hơn. Đồng thời khi có xảy ra sai phạm cũng sẽ dựa vào quy định đó để xử phạt và giải quyết.

Trong quy định bãi giữ xe nên nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên:

– Đối với cư dân tại chung cư:

  • Cấp thẻ cho các cá nhân sinh sống tại tòa nhà chung cư. Mỗi thẻ sẽ tương đương với 1 xe. Mỗi lượt ra vào tòa nhà chung cư đều cần xuất trình thẻ.
quy định bãi đỗ xe chung cư
quản lý bãi giữ xe chung cư
  • Các hộ gia đình cần đăng ký, khai báo đầy đủ số lượng cũng như phương tiện với ban quản lý tòa nhà.
  • Các chủ phương tiện cần nộp chi phí đầy đủ hàng tháng.
  • Khi sử dụng bãi giữ xe tòa nhà, cư dân cần dừng, đỗ phương tiện đúng khu vực cho từng loại xe.
  • Cư dân cần có ý thức giữ gìn vệ sinh an toàn chung. Hạn chế tối đa việc va chạm gây hỏng hóc đến tài sản của người khác.
  • Khi mất thẻ cần khai báo với ban quản lý tòa nhà kịp thời.

– Đối với khách vãng lai

  • Các cá nhân, phương tiện vãng lai sử  dụng bãi đỗ xe cần được cấp thẻ ngày và trả phí theo lượt. Chủ đầu tư cần tính toán và quy định rõ mức phí cho các khung giờ lưu giữ xe.
  • Hiện nay, các bãi giữ xe chung cư sẽ chia làm 2 ca giữ xe từ 6h sáng đến 6h tối và 6 và tối đến 6h sáng hôm sau. Nếu qua 6h thì người gửi xe sẽ phải trả thêm phí giữ xe cho ca tiếp theo.
quy định quản lý bãi đỗ xe chung cư cho khách vãng lai
quản lý bãi giữ xe chung cư
  • Khi vào, khách sẽ được cấp thẻ xe máy và được quẹt ghi lại thông tin phương tiện đó. Khi đi  ra khách cần xuất trình đúng thẻ đó. Chỉ khi trùng khớp và sau khi thanh toán phí thì khách mới được rời khỏi bãi xe.
  • Khi sử dụng bãi xe tòa nhà chung cư, khách cần dừng, đỗ đúng khu cho từng loại phương tiện.
  • Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, hạn chế tối đa va quét gây hỏng hóc, ảnh hưởng đến tài sản của người khác.
  • Khi mất thẻ phải báo ngay với bảo vệ để kịp thời xử lý. Đồng thời, khách phải chịu phí đền bù khi làm mất thẻ.

4. Xây dựng quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư

Để việc quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả, chủ đầu tư cũng như ban quản lý chung cư cần xây dựng rõ ràng quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư. Tuy theo tình hình cụ thể của từng chung cư mà sẽ có quy trình riêng. Bạn có thể tham khảo quy trình mà Asahi Japan đang triển khai trên các hệ thống quản lý:

– Quy trình kiểm soát xe ô tô ra vào chung cư:

  • Phương tiện ô tô ra vào bãi giữ xe cần đi qua cổng chính dành cho ô tô.
  • Khi dừng tại máy quét, cần tắt đèn xe để không gây ảnh hưởng tới quá trình quét và lưu thông tin xe vào hệ thống.
Quản lý bãi đỗ xe chung cư
Quy trình kiểm soát ô tô ra vào bãi xe chung cư
  • Nhân viên bảo vệ phát vé (thẻ xe) cho tài xế và quẹt thông tin xe. Khi xe rời khỏi bãi giữ xe, nhân viên bảo vệ cần thu lại vé (thẻ xe) và check lại thông tin. Nếu trùng khớp thông tin xe mới được rời bãi.
  • Nhân viên bảo vệ cần kiểm tra chặt chẽ tình trạng phương tiện. Trong những trường hợp xe vượt quá trọng tải, chiều cao theo quy định của hầm gửi, phương tiện bị chảy xăng nhớt hoặc vận chuyển các chất dễ cháy nổ,… thì từ chối tiếp nhận.
  • Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn xe đỗ đúng vị trí vào khu vực quy định.

– Quy trình kiểm soát xe ô tô chở hàng, vận chuyển:

Đối với các xe ô tô chở khách, các ô tô vận chuyển: xe tải, xe ba gác,… sẽ cần có quy định nghiêm ngặt hơn:

  • Các loại ô tô vận chuyển khi vào chung cư cần dừng trước cổng chính.
  • Khi ra vào thì tài xế cần đến phòng bảo vệ để tiến hành đăng ký với nhân viên bảo vệ theo quy định, các thông tin cần lưu giữ (tên, thông tin xe ra vào). Một số trường hợp cần có chủ nhà hoặc đơn vị chủ quản tiếp nhận trực tiếp làm thủ tục và ra đón xe.
Cách quản lý bãi đỗ xe chung cư
Xây dựng quy trình kiểm soát ô tô chở hàng ra vào bãi đỗ xe nhằm đảm bảo an toàn – an ninh chung cư
  • Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, nhân viên bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra chặt chẽ tình trạng của xe (gầm xe, hai bên thành, thùng xe, babin,…) nhằm ngăn chặn các tình huống xấu xảy ra. Từ đó đảm bảo an toàn cho bãi giữ xe và cư dân tại dó.
  • Trong trường hợp ô tô vận chuyển có trọng lượng hay chiều cao vượt quá quy định, nhân viên bảo vệ sẽ từ chối cho xe vào bãi.
  • Kiểm tra đầy đủ giấy tờ và đảm bảo tình trạng xe an toàn, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn phương tiện vào bãi giữ xe chung cư, đậu đúng nơi quy định. Trong quá trình đậu xe cần có nhân viên giám sát, theo dõi và hỗ trợ khi cần thiết.
  • Khi xe vận chuyển ra khỏi bãi, bảo vệ sẽ thu lại vé (thẻ xe) đã cấp phát trước đó. Đồng thời sẽ trả lại giấy tờ đã giữ của khách. Sau khi hoàn tất thủ tục thì nhân viên bảo vệ mới cho xe rời đi.

– Quy trình kiểm soát xe 2 bánh ra vào chung cư:

  • Phương tiện xe 2 bánh vào bãi giữ xe cần đi qua công chính dành cho xe máy.
  • Khi dừng tại máy quét, chủ phương tiện cần tắt máy để tránh gây ảnh hưởng đến quá trình quét và lưu thông tin phương tiện vào hệ thống.
Cách quản lý bãi giữ xe chung cư
Xe máy cần đi qua cổng riêng cho phương tiện 2 bánh, tránh nhầm lẫn trong quá trình kiểm soát bãi xe
  • Nhân viên bảo vệ sẽ thực hiện công tác phát thẻ xe cho chủ phương tiện. Đồng thời kiểm tra xe (lưu ý tới các vật dụng hoặc chất có nguy cơ gây cháy nổ).
  • Sau khi đảm bảo phương tiện an toàn, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn chủ phương tiện đỗ đúng nơi quy định.
  • Với chiều ra, phương tiện 2 bánh cũng cần phải dừng tại cổng chính. Nhân viên bảo vệ cần thu lại thẻ xe và check thông tin. Nếu khớp mới để xe rời bãi và thu phí theo quy định.
  • Trong trường hợp thông tin xe không khớp với biển số xe, nhân viên bảo vệ cần giữ lại thẻ xe và phương tiện. Đồng thời mời người sử dụng xe lên văn phòng ban quản lý tòa nhà để tiến hành khai báo và xử lý.
  • Trường hợp thẻ xe bị mất, cần báo với nhân viên bảo vệ ngay. Đồng thời nhân viên bảo vệ cần hướng dẫn chủ xe các thủ tục khai báo, cam kết và lưu giữ lại thông tin cá nhân (CMND, thẻ căn cước, ảnh chụp và thông tin liên lạc) và thu phí theo quy định (nếu có).

5. Hệ thống quản lý bãi xe chung cư chuyên nghiệp

Để tăng cường hiệu quả của công tác quản lý bãi xe chung cư, chủ đầu tư nên trang bị thêm hệ thống. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều trang bị, phần mềm giúp hỗ trợ trong quá trình giám sát, vận hành bãi giữ xe chung cư.

– Hệ thống camera: sử dụng hệ thống camera nhằm ghi lại hình ảnh chủ phương tiện và biển số xe khi ra vào bãi giữ xe. Trường hợp bãi xe rộng, có nhiều lượt ra vào trong ngày, chủ đầu tư nên đầu tư hẳn hệ thống camera toàn cảnh để theo dõi quá trình sử dụng của dân cư tại bãi giữ xe.

Hệ thống quản lý bãi giữ xe chung cư
Để quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả cần kết hợp nhiều công nghệ

– Các phần mềm: phần mềm quản lý bãi giữ xe hầu hết đều có các chức năng:

  • Quản lý danh sách các phương tiện và chủ xe dân cư cố định
  • Quản lý tình trạng thẻ xe: còn hay hết hạn sử dụng.
  • Hỗ trợ xuất thông tin thẻ xe khi cần tra cứu, giúp giảm thời gian tìm kiếm.
  • Quản lý và tự động tính phí gửi xe của các phương tiện xe vãng lai.
  • Hỗ trợ khóa, hủy thông tin thẻ xe.

– Các thiết bị khác: Ngoài các thiết bị hệ thống quản lý bài bản, chuyên nghiệp trên. Chủ đầu tư có thể tính toán và bổ sung thêm các thiết bị khác:

  • Hệ thống barie tự động
  • Hệ thống cảm biến an toàn
  • Thẻ từ và đầu đọc thẻ (thiết bị giúp thay thế con người để ghi và phát vé truyền thống). Thẻ từ sẽ đọc và xử lý cũng như nhận diện phương tiện và trả về trên màn hình giám sát.
  • Tủ chốt để bảo vệ có không gian ngồi và xử lý các thao tác nghiệp vụ trong quá trình vận hành.

– Cách hệ thống công nghệ quản lý bãi giữ xe chung cư vận hành:

  • Khi có phương tiện di chuyển vào bãi giữ xe, camera biển số sẽ quét hình ảnh người tài xế và biển số xe. Sau đó sẽ chuyển thông tin này tới phần mềm quản lý.
Cách quản lý bãi đỗ xe chung cư vận hành
Cách quản lý bãi đỗ xe chung cư vận hành
  • Nhân viên bảo vệ quét thẻ trống để phần mềm quản lý sẽ thiết lập thông tin nhận được trên thẻ trống.
  • Nhân viên bảo vệ đưa thẻ đã thiết lập thông tin cho tài xế.
  • Khi tài xế rời khỏi bãi đỗ xe, bảo vệ sẽ thu lại thẻ xe và xác nhận thông tin trên thẻ.
  • Các thông tin được mã hóa trên thẻ sẽ được trả về trên màn hình giám sát. Phần mềm sẽ so sánh thông tin biển số và hình ảnh tài xế cũng như tính toán phí gửi xe dựa trên thời gian chênh lệch từ lúc gửi xe đến lúc rời khỏi bãi xe.
  • Nếu thông tin trùng khớp, bảo vệ sẽ thu tiền, barie tự động mở để phương tiện rời bãi.
  • Nếu thông tin không trùng khớp, bảo vệ sẽ giữ xe và người lại để xử lý theo quy định.

IV. Sử dụng dịch vụ quản lý chung cư chuyên nghiệp

Asahi Japan hiện đang là một trong những đơn vị quản lý tòa nhà chung cư uy tín hàng đầu Việt Nam. Asahi Japan được thành lập dựa trên cơ sở hợp tác vững mạnh giữa Tập đoàn Xây dựng, Đầu tư và Quản lý bất động sản uy tín Nhật Bản – TOYO GROUP và Đất Xanh Miền Bắc – đơn vị phân phối & cho thuê bất động sản được lựa chọn hàng đầu Việt Nam.

Công ty quản lý vận hành tòa nhà - Asahi Japan
Công ty quản lý vận hành tòa nhà – Asahi Japan

Sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cũng như hệ thống công nghệ tiên tiến, quy trình làm việc chuyên nghiệp chuẩn theo phong cách Nhật Bản.

Lời kết

Mỗi chung cư sẽ có đặc điểm khác nhau về diện tích, số lượng xe ra vào. Biết được điều đó, Asahi Japan đã linh động ứng biến và điều chỉnh quy trình quản lý sao cho phù hợp đáp ứng được yêu cầu của nhà đầu tư. Liên hệ ngay với Asahi Japan để được hỗ trợ và tư vấn quản lý bãi giữ xe chung cư ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ:

||Bài viết liên quan khác: