Ban quản trị chung cư là cơ quan đại diện của cư dân, chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối mọi hoạt động quản lý, vận hành tòa nhà chung cư. Vai trò của ban quản trị không chỉ dừng lại ở việc giám sát, bảo dưỡng cơ sở vật chất mà còn bao gồm quản lý tài chính, kinh phí bảo trì và đảm bảo quyền lợi chung cho tất cả cư dân. Bài viết này, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà Nhật Bản Asahi Japan sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về nhiệm vụ, quyền hạn và quy trình hoạt động của Ban quản trị chung cư, giúp chủ đầu tư và cư dân nắm vững cơ chế quản lý tòa nhà một cách hiệu quả.
I. Ban quản trị chung cư là gì?
Đối với các nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, việc thành lập ban quản trị chung cư là bắt buộc theo quy định của Luật Nhà ở.
Ban quản trị chung cư là tổ chức quản lý, giám sát hoạt động vận hành, bảo trì và sử dụng chung cư, giúp đảm bảo quyền lợi của tất cả cư dân.
Ban quản trị chung cư có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân, được cấp con dấu và hoạt động theo một trong hai mô hình: mô hình hội đồng quản trị giống công ty cổ phần hoặc mô hình ban chủ nhiệm tương tự hợp tác xã. Thành viên ban quản trị được bầu ra thông qua hội nghị nhà chung cư, đảm nhận các quyền hạn và trách nhiệm theo quy định pháp luật.
Theo Thông tư 02/2016/TT-BXD về quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư:
- Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc dưới 20 căn hộ, hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định thành lập hoặc không thành lập ban quản trị. Trong trường hợp thành lập, ban quản trị không có tư cách pháp nhân, không có con dấu và hoạt động theo mô hình tự quản, thực hiện quyền hạn và trách nhiệm theo quy định pháp luật.
- Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và trên 20 căn hộ, ban quản trị là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị của công ty hoặc mô hình ban chủ nhiệm của hợp tác xã, đảm bảo thực thi đầy đủ các quyền và nghĩa vụ được giao.
>>>Xem thêm: Quy Chế, Mẫu Nội Quy Quản Lý Nhà Chung Cư Tiêu Chuẩn
II. Thành phần và tiêu chuẩn của ban quản trị chung cư
Ban quản trị chung cư là cơ quan quan trọng trong việc quản lý và vận hành nhà chung cư, với thành phần và trách nhiệm được quy định cụ thể tại Thông tư 02/2016/TT-BXD, khoản 2, điều 20, mục 2, chương III về quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư.
1. Ban quản trị nhà chung cư
Thành phần của ban quản trị nhà chung cư bao gồm: 1 trưởng ban, 1 – 2 phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư bầu ra. Trong trường hợp chủ đầu tư sở hữu diện tích trong chung cư, đại diện chủ đầu tư có thể được bầu làm trưởng ban. Nếu không được bầu làm trưởng ban, chủ đầu tư vẫn có quyền tham gia với vai trò phó ban của ban quản trị.
2. Ban quản trị cụm nhà chung cư
Đối với các cụm nhà chung cư, ban quản trị bao gồm: 1 trưởng ban, mỗi tòa nhà trong cụm bầu 1 – 2 phó ban, cùng các thành viên khác được hội nghị cụm nhà chung cư quyết định. Nếu chủ đầu tư sở hữu diện tích trong cụm nhà chung cư, đại diện của họ có thể được bầu làm trưởng ban quản trị. Trong trường hợp không đảm nhận được vị trí này, chủ đầu tư vẫn có quyền cử đại diện tham gia với vai trò phó ban.
III. Tiêu chuẩn và số lượng thành viên ban quản trị chung cư
Để ban quản trị chung cư hoạt động hiệu quả và đúng quy định, việc lựa chọn thành viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định và có số lượng phù hợp với quy mô tòa nhà
1. Tiêu chuẩn thành viên ban quản trị chung cư
Thành viên ban quản trị chung cư giữ vai trò đại diện cho cộng đồng cư dân trong việc quản lý phần sở hữu chung và phối hợp với đơn vị vận hành. Vì vậy, pháp luật và thực tiễn quản lý đều đặt ra những tiêu chuẩn nhất định nhằm đảm bảo ban quản trị hoạt động minh bạch, hiệu quả và đúng quy định.
– Là chủ sở hữu hoặc đại diện hợp pháp căn hộ
Thành viên ban quản trị thường phải là người đang sở hữu căn hộ trong tòa nhà hoặc được ủy quyền hợp pháp. Điều này giúp đảm bảo họ có quyền lợi trực tiếp gắn với dự án và hiểu rõ nhu cầu của cư dân.
– Có uy tín trong cộng đồng cư dân
Một tiêu chí quan trọng là được cư dân tín nhiệm thông qua hội nghị nhà chung cư. Thành viên ban quản trị cần có tinh thần trách nhiệm, khách quan và sẵn sàng lắng nghe ý kiến cộng đồng.
– Có năng lực quản lý và thời gian tham gia
Dù không bắt buộc phải có chuyên môn sâu, nhưng người tham gia ban quản trị nên có:
- Khả năng tổ chức và điều phối công việc
- Hiểu biết cơ bản về pháp luật nhà ở.
- Có thời gian theo sát hoạt động của tòa nhà.
– Không vi phạm pháp luật hoặc nội quy nghiêm trọng
Ứng viên ban quản trị không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không vi phạm nghiêm trọng nội quy chung cư hoặc các quy định về quản lý, sử dụng nhà ở.
– Cam kết minh bạch và tuân thủ quy định
Thành viên ban quản trị cần cam kết:
- Công khai tài chính, quỹ vận hành.
- Hoạt động đúng chức năng, quyền hạn.
- Chấp hành nghị quyết hội nghị nhà chung cư và pháp luật hiện hành.
2. Số lượng thành viên ban quản trị chung cư
ác định số lượng thành viên ban quản trị chung cư có vai trò quan trọng trong hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà. Nếu quá ít người, khối lượng công việc sẽ quá tải; nếu quá nhiều, việc ra quyết định có thể chậm và khó thống nhất. Pháp luật về nhà ở cho phép hội nghị nhà chung cư quyết định số lượng cụ thể, dựa trên quy mô dự án và đặc điểm vận hành thực tế.
– Căn cứ xác định số lượng thành viên
Thông thường, số lượng thành viên ban quản trị được lựa chọn dựa trên các yếu tố:
- Quy mô tòa nhà: số căn hộ, số block, số tầng.
- Loại hình dự án: chung cư thuần ở hay khu phức hợp có thương mại – văn phòng.
- Mức độ phức tạp trong vận hành: hệ thống kỹ thuật, PCCC, thang máy, bãi xe.
- Số lượng cư dân sinh sống thực tế.
- Khối lượng công việc quản lý tài chính, quỹ bảo trì, hợp đồng dịch vụ.
– Gợi ý số lượng theo quy mô chung cư
Trong thực tế quản lý tòa nhà, các chuyên gia thường khuyến nghị:
- Chung cư nhỏ (dưới 200 căn hộ): khoảng 3–5 thành viên, gồm trưởng ban, phó ban và phụ trách tài chính/kỹ thuật.
- Chung cư trung bình (200–500 căn hộ): 5–9 thành viên để chia nhóm theo từng mảng.
- Chung cư lớn hoặc nhiều block: từ 9–15 thành viên, có đại diện mỗi tòa hoặc mỗi khu.
- Khu đô thị, phức hợp cao tầng: có thể thành lập ban quản trị chung và các tiểu ban theo block.
Cách phân bổ này giúp tăng khả năng giám sát, tránh tập trung quyền lực vào một nhóm nhỏ và nâng cao tính minh bạch.
III. Quyền hạn và trách nhiệm của ban quản trị chung cư
Ban quản trị chung cư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, giám sát và điều hành các hoạt động chung của tòa nhà. Theo Điều 104, Chương VII Luật Nhà ở 2014 và Điều 41, Thông tư 02/2016/TT-BXD, quyền hạn và trách nhiệm của ban quản trị chung cư được quy định chi tiết như sau:
1. Trách nhiệm của ban quản trị chung cư
- Giám sát, nhắc nhở cư dân: Đôn đốc các chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư tuân thủ nội quy, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư.
- Thu thập ý kiến cư dân: Tổng hợp kiến nghị của cư dân về quản lý, sử dụng và cung cấp dịch vụ chung, phối hợp với các cơ quan chức năng và tổ chức liên quan để giải quyết.
- Phối hợp với chính quyền địa phương: Hỗ trợ xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an ninh xã hội trong khu chung cư.
2. Quyền hạn của ban quản trị chung cư
- Tuân thủ quy chế hoạt động: Thực hiện đúng quy chế hoạt động được hội nghị nhà chung cư thông qua, không tự ý bổ sung hay bãi nhiệm thành viên.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu: Nhận bàn giao, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhà chung cư, cung cấp thông tin cần thiết cho đơn vị quản lý vận hành chung cư khi có yêu cầu.
- Tổ chức hội nghị nhà chung cư: Chuẩn bị nội dung và tổ chức họp hội nghị theo quy định, thông báo công khai hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết.
- Chịu trách nhiệm trước cư dân và pháp luật: Thực hiện nhiệm vụ được giao, chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu/ chi tài chính, và chịu trách nhiệm pháp lý nếu vi phạm.
- Hợp tác với cơ quan có thẩm quyền: Đề nghị cơ quan nhà nước tổ chức, công nhận ban quản trị mới, giải quyết các vấn đề khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ hoặc kinh phí bảo trì phần sở hữu chung.
- Bàn giao và kế thừa hồ sơ: Sau khi ban quản trị mới được công nhận, bàn giao toàn bộ hồ sơ, sổ sách và giấy tờ liên quan.
- Quyền thù lao và chi phí hợp lý: Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc do hội nghị giao mà không trái quy định pháp luật, bao gồm cả phối hợp với đơn vị quản lý vận hành chung cư.
||Xem thêm: Quy trình quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp hiệu quả
||>>>Xem thêm: Quy định về quỹ bảo trì nhà chung cư với chủ đầu tư, cư dân
IV. Ban quản trị chung cư và vai trò trong quản lý nhà chung cư nhiều chủ sở hữu
Nhà chung cư thường có nhiều chủ sở hữu, do đó Ban quản trị chung cư đóng vai trò then chốt trong việc quản lý, vận hành và giám sát các hoạt động tại khu chung cư. Theo Điều 104, Mục 1, Chương III Luật Nhà ở 2014 và Điều 41, Mục 5, Chương III Thông tư 02/2016/TT-BXD, ban quản trị của chung cư nhiều chủ sở hữu có quyền hạn và trách nhiệm cơ bản tương tự ban quản trị chung cư có một chủ sở hữu, đồng thời đảm nhận thêm một số nghĩa vụ đặc thù.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Ban quản trị chung cư là quản lý và sử dụng quỹ bảo trì chung cư đối với phần sở hữu chung, tuân thủ quy định của Luật Nhà ở và các quyết định của hội nghị nhà chung cư. Ban quản trị có trách nhiệm báo cáo công khai việc thu – chi quỹ bảo trì, đảm bảo minh bạch và có thể được kiểm tra bởi cư dân và hội nghị chung cư.
Ngoài ra, trách nhiệm của ban quản trị chung cư còn bao gồm:
- Đề xuất mức giá dịch vụ quản lý chung cư để hội nghị nhà chung cư thông qua, làm cơ sở ký hợp đồng với chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý vận hành chung cư có năng lực.
- Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, giám sát việc thực hiện theo đúng thỏa thuận.
- Thực hiện thu, chi các khoản phí quản lý vận hành theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
- Ký hợp đồng với đơn vị chuyên môn bảo trì nhà chung cư, giám sát công tác bảo trì phần sở hữu chung theo pháp luật về xây dựng.
- Báo cáo chi tiết kết quả thu/ chi tài chính, tình hình bảo trì và sử dụng quỹ bảo trì phần sở hữu chung để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát.
- Đại diện cho chủ sở hữu thực hiện các quyền liên quan đến phần sở hữu chung, đồng thời đảm bảo trật tự và an ninh khu vực chung cư, không kích động các hành vi gây mất an ninh.
V. Mô hình của ban quản trị chung cư
Mô hình của ban quản trị chung cư được xây dựng nhằm đảm bảo hoạt động quản lý phần sở hữu chung diễn ra minh bạch, hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Tùy quy mô dự án, ban quản trị có thể tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau nhưng đều hướng đến mục tiêu bảo vệ quyền lợi cư dân và phối hợp với đơn vị quản lý vận hành.
1. Nhà chung cư có một chủ sở hữu
Theo Điều 18, Thông tư 02/2016/TT-BXD ban hành quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư, với những tòa nhà chỉ có một chủ sở hữu, ban quản trị chung cư hoạt động theo mô hình tự quản. Trong mô hình này, các thành viên ban quản trị tự thống nhất phân công quyền hạn và trách nhiệm dựa trên các quy định của quy chế quản lý nhà chung cư, đảm bảo hoạt động quản lý vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả và minh bạch.
2. Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
Với những chung cư có nhiều chủ sở hữu, Thông tư 02/2016/TT-BXD (Điều 18, Mục 1, Chương III) quy định ban quản trị chung cư có thể triển khai theo hai mô hình:
- Mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần: Việc triệu tập, tổ chức họp và bầu cử ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của tất cả các chủ sở hữu.
- Mô hình ban chủ nhiệm của hợp tác xã: Triệu tập và tổ chức họp của ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Hợp tác xã. Khi bầu hoặc bãi miễn thành viên ban quản trị chung cư, các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư không bắt buộc phải thành lập công ty cổ phần hay hợp tác xã.
3. Cách bầu ban quản trị chung cư
Theo quy định tại Điều 12, Mục 1, Chương III, Thông tư 02/2016/TT-BXD về quản lý và sử dụng nhà chung cư, hội nghị nhà chung cư là cơ quan quyết định các vấn đề liên quan đến quản lý và sử dụng nhà chung cư:
Với nhà chung cư có một chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ và đại diện ủy ban nhân dân cấp phường nơi tòa nhà tọa lạc.
Với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, thành phần tham dự hội nghị được phân theo từng loại hội nghị:
- Hội nghị lần đầu: gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện các chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và đại diện ủy ban nhân dân cấp phường.
- Hội nghị thường niên hoặc bất thường: gồm đại diện các chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư, đại diện đơn vị quản lý vận hành chung cư (nếu có thuê dịch vụ quản lý tòa nhà) và đại diện ủy ban nhân dân cấp phường.
Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư đúng quy định là bước quan trọng để bầu Ban quản trị chung cư, giúp đảm bảo quyền lợi của cư dân và tạo cơ sở pháp lý cho quản lý vận hành chung cư hiệu quả.
4. Nhiệm vụ của ban quản trị chung cư sau khi được bầu
Theo Điều 22, Mục 1, Chương III của Thông tư 02/2016/TT-BXD, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành năm 2016, ban quản trị chung cư sau khi được hội nghị nhà chung cư bầu phải thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được bầu, ban quản trị chung cư có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị tại Ủy ban nhân dân cấp quận nơi tòa nhà tọa lạc. Khi nhận được quyết định công nhận, ban quản trị sẽ được chính thức thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm quản lý chung cư, bao gồm:
- Lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị để quản lý tài chính chung của tòa nhà.
- Quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nếu tòa nhà có nhiều chủ sở hữu.
- Đăng ký con dấu Ban quản trị theo quy định pháp luật (trừ trường hợp ban quản trị đã có con dấu và tài khoản được lập đúng theo quy định).
Asahi Japan – Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà uy tín
Asahi Japan là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật Bản, đồng hành cùng ban quản trị chung cư trong việc tối ưu hoạt động, đảm bảo minh bạch tài chính và nâng cao chất lượng sống cho cư dân.
Đơn vị áp dụng quy trình kiểm soát chặt chẽ, chú trọng đào tạo nhân sự và ứng dụng công nghệ trong quản lý, giúp vận hành hiệu quả các hệ thống kỹ thuật, an ninh và dịch vụ khách hàng.
Dịch vụ nổi bật của Asahi Japan
- Quản lý kỹ thuật tòa nhà, bảo trì định kỳ.
- An ninh – lễ tân 24/7.
- Quản lý tài chính, báo cáo minh bạch cho ban quản trị.
- Chăm sóc cư dân, tiếp nhận và xử lý phản ánh.
- Hỗ trợ pháp lý, tổ chức hội nghị nhà chung cư.
Với phong cách làm việc chuyên nghiệp và định hướng lâu dài, Asahi Japan là lựa chọn đáng tin cậy cho các ban quản trị đang tìm kiếm đơn vị quản lý chung cư uy tín.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
>>>Bài viết liên quan: