Bạn muốn biết cách tổ chức hội nghị chung cư? Vậy bạn có biết hội nghị nhà chung cư là gì? Cùng công ty quản lý vận hành tòa nhà Nhật Bản Asahi Japan giúp bạn giải đáp cũng như những thông tin về hội nghị chung cư trong bài viết này.
I. Hội nghị nhà chung cư là gì?
Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa chủ sở hữu và người đại diện cho người sử dụng nhà chung cư hoặc đại diện người đang sử dụng chung cư (nếu chủ sở hữu không tham dự).
– Đối với nhà khu tập thể chung cư có một chủ sở hữu thì cuộc họp đại diện chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư.
– Đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị chung cư là cuộc họp của người đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư hoặc trường hợp chủ sở hữu không tham dự là cuộc họp của những người đang sử dụng. Chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ có thể ủy quyền cho người khác dự họp.
Đặc điểm của hội nghị chung cư:
- Có quyết định mọi mặt quan trọng của quản lý vận hành bất động sản, sử dụng nhà chung cư. Đặc biệt là đề cử, bầu, bãi nhiệm thành viên ban quản trị và phê duyệt, bổ sung, sửa đổi nội quy quản lý nhà chung cư.
- Chỉ được diễn ra khi đáp ứng một số điều kiện nhất định
- Có hai hình thức họp chung cư (hội nghị của tòa nhà chung cư và hội nghị của cụm nhà chung cư). Điều kiện tổ chức cũng sẽ có sự khác nhau nhất định.
- Kết quả họp chung cư quyết định nội dung nào đó đều được thông qua biểu quyết (đa số thông qua hình thức bỏ phiếu). Thư ký cuộc họp nhà chung cư sẽ ghi chép kết quả.
II. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư
1. Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Tổ chức hội nghị chung cư lần đầu là cuộc họp để đảm bảo những quy định về cách ứng xử chung của tòa nhà chung cư.
1.1 Điều kiện tổ chức
Khi tổ chức hội nghị chung cư lần đầu, cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Thời hạn tổ chức hội nghị trong vòng 12 tháng kể từ chung cư được bàn giao và được sử dụng tối thiểu 50% căn hộ được xây dựng. Nếu quá thời gian 12 tháng mà chưa đủ số lượng căn hộ được sử dụng thì sau khi đủ số lượng căn hộ bàn giao sẽ tổ chức hội nghị chung cư.
- Số lượng căn hộ tham gia hội nghị chung cư tối thiểu là 50% số căn hộ và tối thiểu 50% đại diện của chủ sở hữu của mỗi căn nhà đã bàn giao được sử dụng đồng ý nhập tòa nhà và cụm chung cư. Trường hợp không đủ người tham dự trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày tổ chức hội nghị, chủ đầu tư hay đại diện chủ sở hữu chung viết đơn đề nghị ủy ban nhân dân tại nơi ở để tổ chức hội nghị chung cư lần đầu.
1.2 Nội dung hội nghị
Cuộc họp chung cư lần đầu sẽ bao gồm những vấn đề:
- Những quy định họp hội nghị nhà chung cư (họp lần đầu, họp thường niên, họp bất thường)
- Đưa ra quy chế bầu ban quản trị nhà chung cư, tên gọi ban quản trị, số lượng, danh sách các thành viên ban quản trị, xây dựng kế hoạch nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư cho các thành viên ban quản trị.
- Chỉnh sửa, bổ sung một số điều trong nội quy quản lý, sử dụng căn hộ chung cư (nếu có)
- Các quy định đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì cuộc họp quyết định trên cơ sở quy định của tòa nhà và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành
- Các khoản chi phí phải đóng góp trong quá trình sử dụng khu chung cư
- Các nội dung khác có liên quan đến nhà chung cư
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường có trách nhiệm tổ chức hội nghị chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau:
- Chủ đầu tư không tổ chức cuộc họp mà chung cư khi nhà chung cư được đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng, có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định và có đơn đề nghị ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị.
- Trường hợp số lượng người tham dự không đủ theo quy định
- Chủ đầu tư không thể hoạt động do giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.
- Kinh phí để ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị sẽ do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp.
2. Hội nghị nhà chung cư thường niên
Trong điều 14 thông tư 02/2016/TT-BXD, việc tổ chức hội nghị chung cư thường niên được quyết định:
2.1 Điều kiện tổ chức
Tổ chức cuộc họp chung cư thường niên sẽ có những điều kiện sau:
- Hội nghị chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có sự tham gia tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do ban quản trị thống nhất.
- Hội nghị tòa nhà chung cư và cụm chung cư sẽ có điều kiện số lượng tham gia là tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ.
2.2 Nội dung hội nghị
Hội nghị chung cư thường niên cần chuẩn bị nội dung để cuộc họp diễn ra thành công. Một số nội dung trong cuộc họp nhà chung cư thường niên:
- Ban quản trị báo cáo kết quả hoạt động và các khoản thu – chi trong năm của ban quản trị nhà chung cư
- Kiểm tra, phê duyệt quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và đề xuất kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau.
- Báo cáo tình hình hoạt động của ban quản lý tòa nhà chung cư
- Quyết định các nội dung khác có liên quan đến khu chung cư
- Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự thì sẽ quyết định một số các vấn đề sau:
- Lựa chọn, thay thế ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích, nếu đại diện phó ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.
- Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới.
- Tiến hành bầu, thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên ban quản trị. Thành viên ban quản trị không phải là trưởng ban, phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước nhưng không đủ người đồng ý.
3. Hội nghị chung cư bất thường
Nội dung và điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường đã được quy định cụ thể tại điều 14 trong thông tư 02/2016/TT-BXD:
3.1 Điều kiện tổ chức
Sau đây là một số điều kiện để tổ chức hội nghị chung cư bất thường:
- Số lượng tham gia phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;
- Trường hợp họp chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ theo quy định cần phải có tối thiểu 75% số chủ căn hộ đã có văn bản đề nghị tổ chức hội nghị chung cư bất thường tham dự.
3.2 Nội dung hội nghị
Nội dung hội nghị chung cư bất thường sẽ đề cập các vấn đề như sau:
- Lựa chọn thay thế Ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích. Nếu đại diện Phó Ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.
- Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới mới;
- Bầu thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước những không đủ người đồng ý.
- Thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do ban quả trị yêu cầu;
- Các trường hợp khác có liên quan khi có trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đưa đơn đề nghị.
>>>Xem thêm: Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng gồm những gì & cách tính
IV. FAQ?
1. Hội nghị chung cư căn cứ theo luật nào?
Hội nghị nhà chung cư được căn cứ theo quy định điều 102 luật nhà ở 2014. Ngoài ra, những nội dung về hội nghị nhà chung cư còn được hướng dẫn bởi mục 1 chương III quy chế ban hành kèm theo điều 13 thông tư 02/2016/TT-BXD.
2. Khi nào tổ chức hội nghị chung cư lần đầu?
Tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức khi nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có ít nhất 50% số căn hộ đã được bàn giao trong thời hạn 12 tháng. Nếu quá 12 tháng thì hội nghị chung cư lần đầu do ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức.
3. Bao lâu tổ chức hội nghị nhà chung cư một lần?
Thông thường, sau khi tổ chức lần đầu thành công, các hội nghị sau sẽ diễn ra thường niên tổ chức mỗi năm 1 lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.
4. Hội nghị nhà chung cư bất thường diễn ra khi nào?
Các trường hợp được tổ chức hội nghị bất thường khi:
- Thay thế trưởng ban và phó ban quản trị do bị miễn nhiễm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích
- Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên ban quản trị và bầu ban quản trị mới
- Ban quản trị nhà chung cư đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
- Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về hội nghị nhà chung cư cũng như điều kiện, nội dung tổ chức hội nghị mà Asahi Japan muốn giới thiệu đến bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ và tư vấn thêm về dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư hãy liên hệ với Asahi Japan để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
>>>||Xem thêm:
- Nhiệm vụ, vai trò của bảo vệ tòa nhà chung cư chuyên nghiệp
- Dịch vụ quản lý chung cư cao cấp tiêu chuẩn nhật bản
- Dịch vụ quản lý chung cư cao tầng, mô hình quản lý hiệu quả