Phương Án Quản Lý Vận Hành Chung Cư Hiệu Quả Chi Tiết

5/5 - (1 vote)

Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả sẽ giúp cho chủ đầu tư xây dựng được quy trình vận hành bài bản. Hãy cùng Asahi Japan xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư chi tiết qua bài viết dưới đây.

I. Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả

Để quản lý vận hành hiệu quả, mỗi chung cư cần có các phương án quản lý về các hạng mục công tác riêng biệt (an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, hành chính và nhân sự). Mỗi phương án đều cần có quy trình triển khai công việc khác nhau.

1. Phương án an ninh

phương án quản lý vận hành chung cư
Phân chia vị trí đối với từng khu vực cần bảo vệ nâng cao an ninh chung cư

Một phương án quản lý an ninh hiệu quả sẽ giúp chung cư được đảm bảo an toàn, tạo được tâm lý an tâm tin tưởng cho cư dân. Chính vì vậy, bộ phận an ninh cần phải nắm vững được trách nhiệm công việc của mình:

  • Mục đích công việc tuần tra: tuần tra sảnh và an ninh camera, thang máy. 
  • Nắm vững sơ đồ, mặt bằng tòa nhà (khu vực công cộng, lối ra vào, lối thoát hiểm, khu vực dành cho nhân viên, các phòng máy, khu vực để xe,..) để có thể hướng dẫn cho khách đến tòa nhà. Xử lý các trường hợp khẩn cấp một cách nhanh chóng.
STT Vị trí bảo vệ Số vị trí Thời gian làm việc Nhiệm vụ chính
1 Trưởng ca 01 24/24 Kiểm soát + tuần tra chung
2 Tuần tra sảnh và camera 01 24/24 Đảm bảo an ninh khu vực sảnh, thang máy

Quan sát camera và xử lý tín hiệu báo cháy

3 Kiểm soát xe ra vào bãi đỗ xe 01 24/24 Vận hành hệ thống kiểm soát phương tiện
4 An ninh văn phòng 01 16/24 Đảm bảo an ninh khu vực sảnh, thang máy
  • Các khu vực bên trong tòa nhà chung cư, công trường:
    • Kiểm tra từng tầng của tòa nhà, 
    • Các khu vực công cộng (khu vực để xe,..)
    • Hệ thống PCCC của các tầng, máy phát điện. Hành lang, lối đi, lối thoát hiểm khẩn cấp của tòa nhà phải luôn thông thoáng.
    • Rác, túi – bao đựng vứt ở khu công cộng phải được nhặt để vào nơi theo quy định.
  • Kiểm tra các khu vực trên đường đi tuần tra: kiểm tra các tường chắn xung quanh tòa nhà, hệ thống đèn, tài sản bên trong và ngoài tòa nhà chung cư. Các biển chỉ dẫn, hệ thống sinh thái xung quanh tòa nhà phải đảm bảo toàn bộ hoạt động tốt.
  • Phát hiện người đáng ngờ: giúp cho các đơn vị có liên quan điều tra khi cần thiết.
    • Chú ý nhận dạng: giới tính, chiều cao, quần áo, hành vi,… Bố trí người giám sát, theo dõi để ngăn chặn hậu quả xấu có thể xảy ra.
    • khéo léo tiếp cận và tìm hiểu
Phương án quản lý vận hành tòa nhà
Nhân viên an ninh khéo léo, linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh
  • Phát hiện chiếc xe đáng ngờ:
    • Chú ý màu xe, hãng xe, đời xe, biển số xe, dấu viết đặc biệt của xe.
    • Kiểm tra những người xung quanh để xác định chủ sở hữu xe
    • Không dịch chuyển, che phủ hoặc sờ vào xe (trường hợp nghi ngờ trong xe có vật liệu gây nổ)
    • Giữ mọi người tránh xa
  • Phát hiện cửa tủ, của gian hàng hay văn phòng chưa khóa: Báo cáo cho trưởng ca trực đề nghị một người gần đó làm nhân chứng thứ 3, giữ nguyên vị trí và tuyệt đối không lục lọi đồ bên trong. Trưởng ca cần có mặt và người thứ 3 cùng lập biên bản mô tả chi tiết, đồng thời tiến hành niêm phong.
  • Phát hiện gian hành không niêm phong, niêm phong không còn nguyên trạng (rách, bong, mất dấu) có nguy cơ mất tài sản bên trong: lúc này nhân viên bảo vệ chỉ cần có người làm chứng. Sau đó phải báo với trưởng ca trực để tiến hành chụp ảnh, lập biên bản mô tả hiện trạng ban đầu ghi nhận và tiến hành dán bổ sung niêm phong.
  • Phát hiện và xử lý tình huống an ninh: phát hiện và xử lý kịp thời các tình huống an ninh xảy ra trong khu vực tòa nhà
  • Bảo bảo tần suất và thời gian tuần tra: đảm bảo thời gian tuần tra luôn đúng theo quy định.
  • Báo cáo tuần tra: các thiết bị bàn giao phải đầy đủ trong tình trạng tốt.  Các bản báo cáo được điền chi tiết, đầy đủ thông tin.

2. Phương án vệ sinh

Vệ sinh là hạng mục không thể bỏ qua khi xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư. Phương án quản lý vệ sinh cần đảm bảo đáp ứng được 2 tiêu chí:

  • Xây dựng được bảng phân chia nhân sự lao động
  • Quy trình kiểm soát số lượng thực hiện công tác vệ sinh.
Phương án quản lý vận hành chung cư
Tùy theo quy mô, diện tích chung cư mà phân phối số lượng nhân lực hợp lý tránh lãng phí

Dưới đây là bảng phân chia nhân sự vệ sinh mà Asahi Japan xây dựng cho một khách hàng:

STT Vị trí 7h00 – 17h00 7h00 – 16h00 6h00 – 20h00
Căn hộ
1 Hầm B1, thang bộ 01
2 Hành Lang các tầng 01
3 Sảnh, thang máy, ngoại cảnh 01
Thương mại
1 Hành lang công cộng tầng 1, 2 01
2 Hành lang, toilet các tầng 3, 4 01
Tổng nhân sự 03 01 01

Tùy theo quy mô, diện tích của chung cư mà ban quản lý vận hành chung cư sẽ có điều chỉnh phù hợp.

Quy trình các bước quản lý chất lượng vệ sinh tòa nhà chung cư:

Lập bảng công việc vệ sinh theo hợp đồng

Yêu cầu nhà thầu gửi bản kế hoạch làm việc trong tháng

Trưởng ban quản lý theo dõi công tác vệ sinh ở các khu vực theo thứ tự (Hàng ngày)
  1. Bảng tên tòa nhà
  2. Sảnh thang và bên trong cabin thang máy
  3. Hành lang tầng và khu vực phòng rác
  4. Thùng thư, cửa và vách kính, vách đá trong tầm với
  5. Khu vực đậu xe và tầng hầm
  6. Kiểm tra lại các tầng và thiết bị
  7. Khu vực sân vườn, rãnh thoát nước xung quanh
  8. Các phòng chức năng, khu vực tiện ích khác của dự án
  9. Thu gom rác đúng nơi quy định
  10. Theo dõi và cập nhật khối lượng rác thu gom hàng ngày

Trưởng BQL theo dõi công việc định kỳ hàng tuần
  1. Quét tay vịn cầu thang bộ
  2. Tổng vệ sinh kính, vách trên cao (dưới 4m)
  3. Lau thiết bị phòng cháy chữa cháy
  4. Lau thang tay vịn tầng hầm
  5. vệ sinh thùng rác
  6. Báo cáo công việc hàng tuần
  7. Họp hàng tuần để đánh giá và theo dõi chất lượng dịch vụ

Trưởng BQLTN theo dõi công việc định kỳ hàng tháng
  1. Vệ sinh hành lang bằng thiết bị chuyên dụng
  2. Vệ sinh và quét mạng nhện
  3. Vệ sinh rãnh thoát nước tầng hầm
  4. Vệ sinh mái che sảnh, tầng mái
  5. Vệ sinh các thiết bị lắp đặt khác (cửa, các lỗ thông gió)
  6. Báo cáo công việc hàng tháng
  7. Xác nhận công việc và nhân sự làm việc trong tháng

3. Phương án vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật

Đối với phương án vận hành bảo dưỡng kỹ thuật, ban quản lý chung cư cần xây dựng được quy trình kiểm soát kỹ thuật, trách nhiệm của các bên liên quan.

Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả
Xây dựng phương án quản lý bảo trì, bảo dưỡng giảm thiểu khả năng hỏng thiết bị

Đây là những hạng mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của cư dân. Chính vì vậy, ban quản lý tòa nhà không nên đưa ra các phương án qua loa, không hiệu quả.

Hệ thống quản lý kỹ thuật tòa nhà chung cư được giám sát chặt chẽ 24/7. Các kỹ thuật viên được phân công 3 ca trực. Nhiệm vụ là kiểm tra checklist trạng thái hoạt động của hệ thống thiết bị kỹ thuật, phát hiện những trạng thái hoạt động bất thường.

Từ đó, đề xuất phương án sửa chữa, thay thế thiết bị, bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

Trách nhiệm các bên trong công tác triển khai phương án vận hành, bảo dưỡng kỹ thuật nhà chung cư:

  • Ban quản trị chung cư:
    • Sắp xếp công ty quản lý tòa nhà một phòng để sử dụng làm văn phòng tổ kỹ thuật cơ bản (bàn ghế, máy in, máy tính, điện thoại,…)
    • Cử nhân viên phối hợp, hỗ trợ công ty quản lý tòa nhà trong giai đoạn chuyển giao vận hành.
    • Bàn giao hồ sơ, tài liệu kỹ thuật hướng dẫn vận hành của tất cả hệ thống.
    • Bàn giao hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng
    • Lập danh sách thống kê các thiết bị chiếu sáng, thang máy,…
    • Cung cấp danh sách liên lạc của các đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các hệ thống trong tòa nhà.
  • Công tác quản lý của Asahi Japan
    • Tổ chức nhân sự thực hiện các vấn đề liên quan đến tổ chức quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật
    • Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
    • Lập các biểu mẫu kiểm tra
    • Thực hiện sửa chữa cải tạo hư hỏng nhỏ.

4. Phương án quản lý tài chính

Khi xây dựng phương án quản lý tài chính cho tòa nhà chung cư, ban quản lý sẽ lập kế hoạch cho các hoạt động thu – chi và báo cáo thống kê tài chính.

Phương án quản lý vận hành nhà chung cư
Kế hoạch thu – chi rõ ràng sẽ giúp ban quản lý hiểu rõ tình hình hoạt động kinh doanh của chung cư

Quản lý tài chính vốn là vấn đề nhạy cảm đối với các ban điều hành chung cư. Chính vì vậy, cần đảm bảo mọi quy trình được diễn ra minh bạch và công khai.

  • Lập kế hoạch cho các khoản thu – chi:
    • Quy trình thu chi tài chính: xây dựng quy trình và triển khai thu – chi các khoản tài chính liên quan đến dịch vụ tòa nhà một cách rõ ràng.
    • Các khoản thu: doanh thu từ quảng cáo thang máy, trạm đặt ATM, internet, gửi xe, vệ sinh, an ninh tòa nhà,…
    • Các khoản chi: nhân sự, dụng cụ sửa chữa, trang thiết bị vận hành tòa nhà (thang máy, camera, điện nước công cộng,…)
    • Báo cáo thông kế tài chính: Triển khai lập báo cáo thống kê tài chính theo chu kỳ.
Bộ phận Bước Quy trình thực hiện
Kỹ thuật 1 Chốt nước căn hộ ngày 25 hàng tháng

Chốt điện khu văn phòng ngày 7 hàng tháng

Trưởng BQL tòa nhà 2 Kiểm tra dữ liệu diện tích căn hộ, số xe đăng ký, nợ khác và lập phiếu báo chi
Lễ tân 3 Gửi báo phí đến hòm thư email/SMS cho cư dân từ ngày 1 – 5 hàng tháng
Lễ tân, trưởng ban 4 Cư dân sẽ đóng phí trực tiếp hoặc chuyển khoản
Lễ tân 5 Đến ngày 15 hàng tháng sẽ nhắc lại báo phí và chuyển tin nhắn SMS/thông báo thu phí lần 2, 3 đối với căn hộ chưa thanh toán
Kỹ thuật 6 Ngày 25 hàng tháng sẽ tạm ngưng cung cấp dịch vụ đối với căn hộ chưa thanh toán phí
Trưởng ban/ lễ tân / Kỹ thuật 7 Sau khi cư dân thanh toán tất cả các khoản phí, kỹ thuật sẽ mở nước lại cho sử dụng

5. Phương án quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính tốt sẽ là nền tảng vững chắc giúp cho phương án quản lý vận hành chung cư diễn ra trôi chảy hiệu quả. Khi xây dựng phương án quản lý hành chính cần lưu ý những điều sau:

  • Quy trình làm việc: xây dựng quy trình tiếp nhận, giao nhận thư tín, chứng từ, văn bản hành chính của tòa nhà.
  • Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư: xây dựng quy trình báo cáo tổng kết định kỳ (hàng tháng, hàng quý).
  • Chăm sóc khách hàng: xây dựng quy trình tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và phản hồi ý kiến của khách hàng. Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng trong phạm vi tòa nhà, xử lý đồ thất lạc.
quản lý Phương án quản lý vận hành tòa nhà chung cư
Là chìa khóa xây dựng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp

6. Phương án quản lý nhân sự

Triển khai phương án quản lý vận hành chung cư luôn cần một lượng lớn nhân sự, những biến động về số lượng nhân sự có thể kéo theo chi phí và chất lượng của các hoạt động quản lý vận hành khác.

Phương án quản lý nhân sự vận hành chung cư
Nhân sự là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động vận hành chung cư

Khi xây dựng phương án quản lý nhân sự cần chú ý:

  • Phương án tuyển dụng: xây dựng phương án tuyển dụng và đào tạo nhân sự, thường xuyên tổ chức các buổi training chuyên môn, nâng cao năng lực và kỹ năng xử lý tình huống.
  • Phương án quản lý: xây dựng chế độ quản lý, phối hợp nguồn nhân sự hợp lý giữa các bộ phận và phòng ban. Sao cho mọi hoạt động được diễn ra trôi chảy, tận dụng tối đa nguồn nhân lực.

II. Tại sao phải lập công tác báo cáo?

Lập báo cáo giúp nhà quản lý, chủ đầu tư nắm bắt được toàn bộ vấn đề tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân tòa nhà chung cư.

Giúp nhà đầu tư, quản lý thấy được lợi nhuận và hiệu quả công việc.

Thấy được năng lực của đơn vị quản lý từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Phương án quản lý vận hành chung cư
Lập báo cáo là công việc thiết yếu nhằm đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tư và cư dân sinh sống trong chung cư

Một bản báo cáo hiệu quả cần đáp ứng đầy đủ thông tin:

  • Tình hình kinh doanh, thu/chi – lãi/lỗ của tòa chung cư.
  • Các khoản thu liên quan đến thuế – phí cần đóng góp cho nhà nước theo quy định của pháp luật.
  • Công tác triển khai các hạng mục an ninh, vệ sinh, kỹ thuật
  • Báo cáo về cơ sở hạ tầng, hệ thống, trang bị cần được bảo trì – bảo dưỡng
  • Tình hình nhân sự, báo cáo về số lượng, chi tiết công của của các vị trí.
  • Những vấn đề còn tồn đọng, phương án cùng thời hạn giải quyết.
  • Phương hướng cùng kế hoạch hoạt động trong thời gian tiếp theo.

Bên cạnh đó, để lập báo cáo đầy đủ chi tiết, ban quản lý cần chú ý:

  • Người lập báo cáo phải có kỹ năng cơ bản, nắm bắt được hết tình hình của tòa nhà
  • Báo cáo cần phải chi tiết, dễ đọc, dễ hiểu
  • Báo cáo cần phải trung thực, những khoản thu chi phải có hóa đơn chứng từ xác thực
  • Báo cáo cần phải chính xác, khách quan.

III. Xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư với Asahi Japan

Để xây dựng phương án quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả cần đến đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

Asahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà với quy trình làm việc bài bản, tự hào là đối tác, đơn vị tác chiến với nhiều dự án lớn: Dự án Green Pearl Hà Nội, Goldland Plaza Quảng Ninh,…

Công ty quản lý vận hành tòa nhà - Asahi Japan
Công ty quản lý vận hành tòa nhà – Asahi Japan

||Thông tin liên hệ:

  • Địa chỉ: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại (phone): 0936.306.438
  • Website: https://asahijapan.com

Lời kết

Để được tư vấn kỹ hơn về phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Asahi Japan để được hỗ trợ và tư vấn.

||Xem thêm bài viết khác: