Dịch Vụ quản lý vận hành tòa nhà, chung cư gồm công việc gì?

5/5 - (1 vote)

Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt và an toàn nhất. Từ đó, kiến tạo một môi trường sống an lành cho cư dân, nâng cao đời sống tinh thần cư dân và đồng thời nâng tầm giá trị bất động sản. Hãy cùng Asahi Japan tìm hiểu rõ hơn về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà qua bài viết dưới đây.

I. Quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà thuộc một phần trong “miếng bánh” của ngành quản lý vận hành bất động sản. Đây là một ngành nghề dần trở nên phổ biến ở Việt Nam khi nhiều dự án chung cư, tòa nhà văn phòng, cao ốc, trung tâm thương mại, khu nghỉ dưỡng phát triển với mức độ dày đặc và quy mô ngày càng lớn.

Quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều công việc

Quản lý vận hành bất động sản bao gồm công tác quản lý, vận hành và giám sát các hệ thống, dịch vụ trong tòa nhà chung cư, văn phòng, trung tâm thương mại, khách sạn, trường học, bệnh viện,…

Tất cả các công việc liên quan đến quản lý vận hành tòa nhà do Ban quản lý tòa nhà đảm nhiệm vận hành. Ngoài ra, Ban quản lý còn phải giải quyết các vấn đề, yêu cầu của cư dân phát sinh trong quá trình vận hành. Vì vậy, đơn vị quản lý có nhiều kinh nghiệm, nhân viên được đào tạo bài bản về nghiệp vụ, tác phong, về cách ứng xử chuyên nghiệp trong quá trình tương tác với cư dân là yếu tố rất quan trọng.

Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà uy tín sẽ đem đến một môi trường sống an toàn, ổn định, mang tới cho cộng đồng cư dân chất lượng cuộc sống cao, và đồng thời góp phần gia tăng “tuổi thọ” cho hệ thống các thiết bị tại tòa nhà nhằm gia tăng giá trị bất động sản cho chủ đầu tư, đơn vị sở hữu.

II. Quản lý vận hành tòa nhà gồm những công việc gì?

Quản lý vận hành tòa nhà hay gọi chung là quản lý bất động sản bao gồm quản lý vận hành tài sản chung của một dự án, mà dự án đó có thể là tòa nhà chung cư, văn phòng, trường học, bệnh viện, khu công nghiệp,.. Vì vậy, quy mô và loại hình quản lý vận hành rất đa dạng nên các công việc cũng sẽ khác nhau để phù hợp với loại hình tài sản. Bài viết này sẽ chỉ đề cập đến những công việc chung đối với một đơn vị quản lý vận hành bất động sản khi tiếp nhận quản lý một dự án. Các công việc chung bao gồm:

1. Công tác quản lý an ninh

Ban quản lý sẽ triển khai xây dựng phương án bảo vệ tòa nhà chung cư, văn phòng nhằm đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà đồng thời đảm bảo lợi ích trực tiếp cho chủ đầu tư.

Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả
Công tác an ninh được giám sát qua camera/CCTV giám sát

Các công việc an ninh sẽ được quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm nhân sự với từng vị trí giám sát như: kiểm soát người ra vào tòa nhà tại bãi xe, tại sảnh, khu vực xung quanh dự án. Ngoài ra, quản lý an ninh còn đóng vai trò kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào tòa nhà, giải quyết xử lý các mâu thuẫn,.. với sự hỗ trợ của các thiết bị giám sát như Camera, CCTV,..

2. Công tác quản lý vệ sinh

Công tác vệ sinh được thực hiện theo kế hoạch
Công tác vệ sinh được thực hiện theo kế hoạch

Giữ gìn một môi trường sống xanh – sạch – đẹp được xem là một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng sống của cư dân. Vì vậy, ban quản lý cũng đặc biệt chú trọng đến vấn đề này khi “bắt tay” vào tiếp nhận quản lý vận hành một dự án. Công việc vệ sinh tòa nhà bao gồm:

  • Vệ sinh các không gian công cộng của tòa nhà hàng ngày,
  • Có lịch định kỳ cụ thể vệ sinh cải tạo cảnh quan,
  • Vệ sinh các thiết bị tòa nhà,

3. Công tác bảo trì – bảo dưỡng kỹ thuật

Để mọi hoạt động của tòa nhà vận hành một cách trơn tru, hoạt động hiệu quả thì công tác bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật là vô cùng cần thiết và đặc biệt quan trọng.

Quản lý vận hành nhà chung cư
Công tác hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Mỗi kỹ thuật viên được đào tạo nắm rõ quy trình hoạt động của các thiết bị nhằm quản lý rủi ro, khắc phục sửa chữa kịp thời khi sự cố phát sinh.

Kỹ thuật tòa nhà là toàn bộ hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà gồm:

  • Các thiết bị chiếu sáng,
  • Hệ thống cấp thoát nước,
  • PCCC,
  • Hệ thống thang máy,
  • Thang thoát hiểm,

Căn cứ vào tình trạng của hệ thống thiết bị này, ban quản lý kết hợp cùng bộ phận kỹ thuật lên phương án, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, duy trì hoạt động ổn định cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật vận hành của tòa nhà.

4. Quản lý hành chính

Công tác quản lý vận hành cần thiết có một bộ phận hành chính
Công tác hành chính bao gồm nhiều hoạt động giúp duy trì vận hành tòa nhà

Ban quản lý tòa nhà chung cư khi vận hành quản lý tòa nhà cũng cần một bộ phận hành chính để thực hiện các công việc như:

  • Quản lý hồ sơ, tài liệu của tòa nhà (thư tín, chứng từ,…)
  • Làm công tác tổng kết báo cáo hoạt động định kỳ (tháng, quý) của chung cư cho chủ đầu tư hay ban quản trị,..
  • Tuyển dụng nhân sự (tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo,…) đảm bảo luôn đủ nhân lực để triển khai hoạt động vận hành tòa nhà.
  • Liên hệ, làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài (nếu có)

5. Quản lý khách hàng 

Công việc quản lý vận hành tòa nhà không chỉ gói gọn trong các công việc cụ thể có sẵn quy trình: an ninh, vệ sinh, kỹ thuật,.. mà còn là cầu nối giữa cư dân và chủ đầu tư, là “bộ mặt” của tòa nhà để giải quyết các vấn đề phát sinh không chỉ của cư dân mà còn cả của khách hàng (người thuê đến sinh sống tại chung cư, là bạn bè, người thân của cư dân,..).

Quản lý khách hàng tốt giúp nâng cao uy tín cho chủ đầu tư
Quản lý khách hàng tốt giúp nâng cao uy tín cho chủ đầu tư

Công tác thường bao gồm các hoạt động:

  • Tìm khách thuê: hoạt động này thường được kết hợp với các chương trình truyền thông nhằm giúp chủ đầu tư có thể cho thuê hết các mặt bằng trống.
  • Quản lý hợp đồng thông qua các hoạt động tư vấn pháp luật, soạn thảo và ký kết.
  • Chăm sóc khách hàng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng, cư dân trong quá trình sinh sống.
  • Chủ động thông báo những tin tức mới, thu tiền dịch vụ định kỳ.

Công tác quản lý khách hàng không chỉ giúp khách hàng, cư dân có trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt hơn mà còn nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Khi các vấn đề được giải quyết nhanh chóng, khách hàng và cư dân sẽ có thêm niềm tin với chủ đầu tư. Làm nền tảng cho sự phát triển của chủ đầu tư trong các dự án tiếp theo.

6. Công tác quản lý tài chính 

Dịch vụ quản lý vận hành bất động sản chung cư là cung cấp dịch vụ quản lý vận hành mọi hoạt động, hệ thống trong tòa nhà. Dịch vụ này còn giúp đảm bảo môi trường sống an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân, gìn giữ giá trị Bất động sản.

quản lý vận hành nhà chung cư
Quản lý tài chính phải công khai, đảm bảo quyền lợi của khách hàng và chủ đầu tư

Công tác này bao gồm:

  • Lên kế hoạch và quản lý thu chi của tòa nhà (chi phí bảo trì, phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng)
  • Lập báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm chi tiết.
  • Hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả khai thác tài sản.
  • Quản lý công khai minh bạch quỹ tiền thu tới cư dân.

Để quản lý vận hành một tòa nhà với rất nhiều mảng không phải là một điều dễ dàng. Và để đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt và an toàn nhất thì không phải chỉ cần có một ĐƠN VỊ QUẢN LÝ UY TÍN mà còn cần có sự ỦNG HỘ CỦA CƯ DÂN sống tại căn hộ.

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư là đơn vị sở hữu các tòa nhà chung cư. Thực hiện quản lý, điều hành hoạt động trong tòa nhà chung cư. Nhằm tạo cho cư dân ở đây có được môi trường sống an toàn, tốt nhất. Khai thác giá trị bất động sản của nhà chung cư.

III. Làm thế nào để quản lý vận hành nhà chung cư hiệu quả

Quản lý chung cư là quản lý mọi vấn đề liên quan đến sự hoạt động của chung cư. Mục đích chính của công việc này là đảm bảo cho các hoạt động trong tòa nhà được diễn ra một cách thuận lợi và tốt đẹp nhất.

Dịch vụ quản lý vận hành bất động sản chung cư là cung cấp dịch vụ quản lý vận hành mọi hoạt động, hệ thống trong tòa nhà. Dịch vụ này còn giúp đảm bảo môi trường sống an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân, gìn giữ giá trị Bất động sản.

Để quản lý vận hành tòa nhà diễn ra tốt thì đơn vị quản lý cần:

  • Xây dựng quy trình quản lý vận hành bài bản: mỗi tòa nhà sẽ có thực trạng khác nhau (diện tích, số lượng xe ra vào mỗi ngày,…). Để xây dựng được quy trình tốt, đơn vị quản lý cần nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng của tòa nhà. Từ đó đưa ra phương thức phù hợp.
  • Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý: phần mềm là trợ thủ đắc lực cho con người góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà.
  • Đội ngũ quản lý có chuyên môn: dù quy trình có tốt, phần mềm có hiện đại thì yếu tố con người không đảm bảo thì hoạt động quản lý chắc chắn không mang lại hiệu quả như mong đợi. Chính vì vậy mà nhân sự quản lý cần có chuyên môn, được đào tạo bài bản và có kỹ năng xử lý tình huống tốt.

Asahi Japan là một đơn vị quản lý vận hành bất động sản uy tín chuyên nghiệp có đầy đủ những điều kiện để đáp ứng phục vụ mọi loại hình tài sản.

Công ty quản lý vận hành tòa nhà - Asahi Japan
Công ty quản lý vận hành tòa nhà – Asahi Japan

Quy trình vận hành tòa nhà của Asahi Japan được nghiên cứu và đúc kết từ nhiều dự án và xây dựng linh động phù hợp với từng mô hình bất động sản (chung cư, tòa nhà văn phòng,…) khác nhau.

||Thông tin liên hệ:

  • Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại (Phone): 0936.306.438
  • Website: https://asahijapan.com/

Lời kết

Với những thế mạnh trên, Asahi Japan chắc chắn sẽ mang tới dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chất lượng. Giúp chủ đầu tư tối đa hóa lợi nhuận với chi phí tối thiểu nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline: 0936.306.438 để được hỗ trợ và tư vấn dịch vụ tốt nhất.

||Bài viết liên quan khác: