Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà

Một tòa nhà khi đưa vào vận hành thì máy móc thiết bị thường rất nhiều, hiện đại và phải cập nhật thường xuyên. Do vậy, để quản lý tòa nhà tốt thì bộ phận kỹ thuật phải lập danh mục tất cả các thiết bị máy móc hiện đang sử dụng trong tòa nhà. Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xem xét trực tiếp các loại máy móc thiết bị trong danh mục về chủng loại, số lượng. Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên bảo trì tiến hành cập nhật vào danh mục móc móc thiết bị vào cuối tháng.

  • Bảo trì là việc kiểm tra việc vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực hiện các hoạt động lau sạch, tra dầu mỡ…bên ngoài của thiết bị.
  • Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành phần của thiết bị ra, tiến hành vệ sinh, tra dầu…

Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà

Lập danh mục máy móc, thiết bị

  • Bộ phận kỹ thuật lập danh sách tất cả các thiết bị máy móc của hệ thống kỹ thuật hiện đang hoạt động trong Tòa nhà theo mẫu đính kèm.
  • Kỹ sư trưởng chịu trách nhiệm xem xét trực tiếp các loại máy móc thiết bị trong danh mục về chủng loại, số lượng.
  • Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên kỹ thuật tiến hành cập nhật vào danh mục móc móc thiết bị vào cuối tháng.
  • Đối với các loại máy móc ảnh kỹ thuật phải lập phiếu lý lịch máy cho loại máy móc thiết bị đó theo mẫu đính kèm quy trình này.

Khảo sát hiện trạng:

Bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị dựa những máy móc đang sử dụng, tùy theo tính năng và công năng của thiết bị chuyên dùng, nhằm xác định được tần suất cần bảo dưỡng, bảo trì máy móc. Ngoài ra, còn giúp xác định được năng lực bảo trì là phải bảo trì nội bộ hay phải thuê ngoài.

Căn cứ những máy móc thiết bị đang sử dụng, và tùy theo tính năng và công năng của thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị nhằm:

Căn cứ danh mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp tình trạng các loại máy móc thiết bị, Kỹ sư trưởng chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì dưới sự kiểm soát của Trưởng Ban QLTN để trình Chủ đầu tư/ Ban quản trị phê duyệt. Đối với các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng Kỹ sư trưởng phải cập nhật kế hoạch bảo trì và trình CĐT/BQT lại.

Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:

Dựa vào kế hoạch bảo trì, Kỹ sư trưởng lập đề xuất các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình CĐT/BQT duyệt và tiến hành mua hàng theo quy trình mua hàng. Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì Kỹ sư trưởng chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện.

Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:

Sau khi hoàn thiện các bước trên, nhân viên kỹ thuật tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch. Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng. Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu  bảo trì, bảo dưỡng.

Cập nhật hồ sơ:

Sau khi sửa chữa bảo trì xong, Tổ trưởng bảo trì chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm.

Khi sửa chữa bảo trì xong, nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm:

  • Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).
  • Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.

Để lựa chọn đơn vị quản lý có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chủ đầu tư nên tham khảo từ những người xung quanh hoặc trên các trang web. Nên chọn những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm và có chuyên môn cao thì mới giúp tòa nhà hoạt động ổn định.