Kỹ năng quản lý tòa nhà là khả năng điều hành, thực hiện tốt các công việc trong tòa nhà, chung cư.Những kỹ năng này sẽ giúp ban quản lý đảm bảo được sự minh bạch của hoạt động trong tòa nhà. Cùng công ty quản lý tòa nhà Asahi Japan tìm hiểu rõ hơn về các kỹ năng này trong bài viết dưới đây.
I. Quản lý tòa nhà, chung cư công việc cần thực hiện
Vận hành tòa nhà là công việc nhằm đảm bảo hoạt động của cư dân sống tại đây diễn ra bình thường. Khối lượng công việc trong quản lý vận hành tòa nhà, chung cư gồm: Quản lý an ninh, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, hành chính, khách hàng.
1. Quản lý an ninh
Quản lý an ninh là công việc giữ vững, duy trì và đảm bảo an toàn cho cư dân của chung cư.
- Kiểm tra người ra – vào chung cư
- Giám sát bãi giữ xe của chung cư
- Kiểm soát hàng hóa được đưa ra – vào chung cư
- Tiến hành giải quyết và xử lý mâu thuẫn
2. Quản lý vệ sinh
Có thể nói: “vệ sinh là công tác không thể thiếu trong quá trình quản lý tòa nhà”. Hoạt động vệ sinh được thực hiện:
- Vệ sinh không gian chung của chung cư (hành lang, sảnh, cầu thang, nhà vệ sinh công cộng,…)
- Chăm sóc cảnh quan của chung cư: trồng cây, tưới nước, cắt tỉa,…
>>>Xem thêm: Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà tiêu chuẩn, chuyên nghiệp
3. Quản lý bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật
Mục đích của quản lý bảo trì – bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo nhu cầu sống của người dân tại chung cư diễn ra bình thường.
- Khảo sát, đánh giá tình trạng hoạt động của hệ thống kỹ thuật
- Tiến hành sửa chữa các thiết bị, những sự cố trong quá trình vận hành của hệ thống kỹ thuật
- Lập kế hoạch để thực hiện bảo trì – bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống kỹ thuật
Việc bảo trì, bảo dưỡng sẽ giúp các thiết bị, hệ thống tăng tuổi thọ cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng. Ngoài ra, công tác bảo trì tòa nhà còn giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí tái tạo hệ thống máy móc thiết bị.
4. Quản lý hành chính
Trong quy trình quản lý tòa nhà, bộ phận hành chính sẽ thực hiện các công việc:
- Kiểm soát hồ sơ, tài liệu và giấy tờ có liên quan đến chung cư
- Tổng kết các báo cáo hoạt động định kỳ của chung cư
- Triển khai, xây dựng các kế hoạch và báo cáo theo từng kỳ, tháng, quý
- Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đảm bảo nguồn lực cho thực hiện các hoạt động trong tòa nhà chung cư
- Thực hiện liên hệ, làm việc với các đơn vị dịch vụ ngoài (nếu có)
5. Quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là việc chăm sóc và giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng. Các công việc cần thực hiện gồm:
- Kết hợp với phương tiện truyền thông để tìm kiếm, đón tiếp khách hàng có nhu cầu thuê chung cư
- Quản lý các hợp đồng thuê chung cư bằng cách sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp luật, ký hợp đồng,..
- Kịp thời đáp ứng và giải quyết các yêu cầu của khách hàng
- Làm việc với khách hàng theo quy trình chuyên nghiệp, nhanh nhẹn. Giải quyết triệt để các vướng mắc mà khách hàng đang gặp phải.
- Kịp thời thông báo cho khách hàng những thông báo mới, thời hạn thu tiền các dịch vụ định kỳ.
II. Các kỹ năng quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Để quản lý tòa nhà hiệu quả cần phải sở hữu nhiều kỹ năng. Dưới đây là một số kỹ năng mà ban quản lý tòa nhà cần có:
1. Tương tác
Ban quản lý, chủ đầu tư là những người phải thường xuyên tiếp xúc và tương tác với cư dân sinh sống tại tòa nhà. Đơn vị quản lý cần lắng nghe những nhu cầu, nguyện vọng, từ đó ban quản lý mới có thể kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong tòa nhà đem lại cho cư dân môi trường sống thoải mái, tiện nghi nhất.
2. Trách nhiệm
Một khi có vấn đề phát sinh, công ty quản lý tòa nhà sẽ là người đứng ra chịu trách nhiệm giải quyết. Vì vậy, đơn vị quản trị cần phải xác định rõ nhiệm vụ cũng như những việc mà họ phải làm để quản lý chung cư hiệu quả. Bên cạnh đó, kỹ năng trách nhiệm còn được thể hiện qua những hành động:
- Khả năng hoàn thành tốt công việc
- Luôn công bằng trong thực hiện công việc và giải quyết những vấn đề phát sinh
- Luôn có thái độ tích cực trong mọi hoàn cảnh
3. Tầm nhìn
Là một kỹ năng quan trọng trong quản lý, vận hành giúp tòa nhà hoạt động hiệu quả hơn. Do đó, để có một tầm nhìn tốt, ban quản lý và chủ đầu tư cần hiểu rõ về thị trường, xã hội cũng như thực trạng làm việc của các nhân viên trong chung cư. Nhờ đó mà ban quản lý tòa nhà sẽ xây dựng, định hướng được cách hoạt động hiệu quả.
4. Kỹ năng viết
Trong hoạt động quản lý chung cư, ban quản lý phải viết hoặc kiểm tra lại các hợp đồng với những khách hàng, các chính sách, thông báo gửi đến cư dân, nhà đầu tư. Do đó, ban quản trị cần có kỹ năng viết một cách rõ ràng, súc tích để truyền tải được hết những thông điệp.
5. Giải quyết mâu thuẫn
Trong công việc của ban quản trị chung cư, ban quản trị không thể thiếu kỹ năng giải quyết mâu thuẫn. Các xung đột có thể phát sinh giữa khách thuê và ban quản lý, chủ đầu tư,… Vì vậy, để đạt được mục tiêu trong kinh doanh, ban quản trị cần rèn luyện kỹ năng giải quyết các xung đột một cách lịch sử, văn minh nhất.
6. Kỹ năng điều hành cuộc họp
Các cuộc họp là nơi định hướng, đưa ra giải pháp hoạt động và lắng nghe những mong muốn của cư dân. Do đó, ban quản lý cần có kỹ năng điều hành, chủ trì và làm chủ thời gian trong các cuộc họp.
Lời kết
Có thể nói: “vận hành tòa nhà, chung cư hiệu quả thì việc sở hữu kỹ năng quản lý tòa nhà là điều cần thiết”. Hãy liên hệ với Asahi Japan để chúng tôi giúp bạn thực hiện công tác quản lý vận hành chung cư tối ưu, tốt nhất.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
>>>Bài viết tham khảo khác:
- Phương án bảo vệ tòa nhà chung cư, văn phòng tối ưu
- Chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà chung cư theo quy định pháp luật
- Dịch vụ quản lý chung cư cao cấp tiêu chuẩn nhật bản