Phương án bảo vệ tòa nhà là tiêu chí hàng đầu để khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ của một tòa nhà. Vậy làm thế nào để xây dựng phương án bảo vệ tòa nhà chi tiết. Cung Đơn vị quản lý tòa nhà Asahi Japan tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Phương án bảo vệ tòa nhà là gì?
Phương án bảo vệ tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong tiến trình đảm bảo an ninh, trật tự cho tòa nhà chung cư, văn phòng. Dựa vào phương án này, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ đánh giá được tình trạng thực tế trong chung cư, văn phòng để từ đó thiết lập kế hoạch bảo vệ, phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban liên quan.
Nội dung của phương án bảo vệ tòa nhà cần chuẩn bị trước cho một số tình huống khẩn cấp và cách xử lý cụ thể nhằm tránh gây hoang mang, hoảng loạn. Từ đó, ban quản lý vận hành bất động sản phải dự trù các giải pháp xử lý và phổ biến đầy đủ thông tin trong đội ngũ lực lượng bảo vệ.
II. Yêu cầu của phương án bảo vệ tòa nhà đạt chuẩn
Một phương án bảo vệ tòa nhà chung cư đạt chuẩn phải thỏa mãn được các yêu cầu:
- Phương án phải xây dựng dựa trên kiến trúc thực tế bởi đội ngũ kỹ thuật tòa nhà chung cư, văn phòng (quy mô, điểm đặt tòa nhà, tình trạng giao thông, hệ thống kỹ thuật,…)
- Đảm bảo có thể kiểm soát tuyệt đối số lượng người ra – vào tòa nhà.
- Phải thích hợp với nội quy, thời gian, quy trình vận hành và văn hóa của tòa nhà.
- Thỏa mãn được với yêu cầu từ ban lãnh đạo, chủ sở hữu tòa nhà.
- Lên danh sách dự trù các sự cố, rủi ro có thể xảy ra bất ngờ trong tòa nhà. Từ đó, ban quản lý chung cư, văn phòng tiến hành thiết lập phương án đối phó làm cơ sở để đào tạo đội ngũ bảo vệ xử lý kịp thời bất cứ tình huống nào.
III. Phương án bảo vệ tòa nhà gồm các vị trí bảo vệ nào?
Đối với các tòa nhà có quy mô rộng lớn thì việc đảm bảo an ninh tuyệt đối là vô cùng khó khăn. Do đó, việc xây dựng phương án bảo vệ tòa nhà sẽ giúp cho lực lượng bảo vệ hiểu chi tiết các nhiệm vụ cụ thể từng vị trí:
- Bố trí bảo vệ tại sảnh chính tòa nhà
- Vị trí điều khiển hệ thống quản lý bãi giữ xe ra – vào hàng ngày.
- Sắp xếp bảo vệ đi tuần tra thường xuyên, phân luồng giao thông vào những giờ cao điểm, quan sát và sắp xếp xe trong hầm gửi xe
- Vị trí giám sát, quản lý nhà thầu thi công
- Phân bổ bảo vệ tuần tra lõi tòa nhà
- Sắp xếp bảo vệ luôn túc trực tại phòng vận hành trung tâm, xử lý tín hiệu báo cháy
IV. Cách xây dựng phương án bảo vệ tòa nhà hiệu quả
1. Đánh giá tình hình mục tiêu
Để có một phương án bảo vệ tòa nhà hoàn chỉnh, người lên phương án phải quan sát, cân nhắc tình hình thực tế:
– Đánh giá vị trí địa lý tòa nhà
Trước khi lên phương án bảo vệ, người lên kế hoạch phải tiến hành đo đạc diện tích tòa nhà, thu thập thông tin về khí hậu, địa hình bao quanh.
– Đánh giá quy mô tòa nhà
Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý bảo vệ sẽ tiến hành đo đạc, thống kế diện tích của các khu vực mà đội bảo vệ làm nhiệm vụ. Bên cạnh đó, người xây dựng phương án sẽ lên danh sách số lượng người dân để ước lượng tài sản thực tế, các loại máy móc cần giám sát, thống kê lượng người ra – vào tòa nhà mỗi ngày.
– Đánh giá kiến trúc tòa nhà
Ban lãnh đạo cần cung cấp bản vẽ cấu trúc tòa nhà nhằm tiến hành đánh giá thực trạng của cơ sở hạ tầng (tường, hàng rào xung quanh khuôn viên, hệ thống đèn, điện, hệ thống camera,…)
– Đánh giá thực trạng an ninh nội bộ
Đơn vị lên phương án sẽ tiến hành tìm hiểu văn hóa, môi trường trong tòa nhà, đồng thời thu thập thông tin tình hình an ninh, tội phạm xung quanh thuộc trạng thái an toàn hay không. Đặc biệt, người lên phương án bảo vệ tòa nhà phải nắm rõ các phòng ban, cán bộ, nhân viên đang làm việc trong tòa nhà.
– Thông tin xung quanh liên quan
Ngoài những thông tin trong tòa nhà, người lên phương án cần phải hiểu rõ mối quan hệ giữa ban lãnh đạo tòa nhà đối với cơ quan nhà nước. Đặc biệt, người xây dựng phương án bảo vệ tòa nhà cũng phải chú ý đến yêu cầu của chủ tòa nhà đặt ra.
2. Nội dung của phương án bảo vệ tòa nhà
Có thể nói, nội dung là phần cốt lõi trong phương án bảo vệ tòa nhà. Nội dung cần trình bày chi tiết nhiệm vụ được phân bổ tại từng vị trí, diễn giải nguyên tắc quản lý đội ngũ bảo vệ.
Người lên nội dung cần phải lưu ý trình bày để người đọc dễ hiểu và nắm chắc thông tin.
2.1 Thời gian, bố trí nhân lực
Hai yếu tố đầu tiên mà người lên phương án bảo vệ tòa nhà chung cư cần phải cân nhắc là thời gian làm việc và nhân lực.
- Thời gian làm việc: sắp xếp, liệt kê thời gian bắt đầu và kết thúc của các ca làm việc, khung thời gian giao ca, khoảng thời gian nghỉ ngơi, thời gian đi tuần tra, giám sát.
- Bố trí nhân lực: diễn giải chi tiết các vị trí cần phân bổ lực lượng bảo vệ và số lượng cho mỗi khu vực, số lượng bảo vệ trong mỗi ca làm việc (đặc biệt là ca đêm).
2.2 Nhiệm vụ của từng khu vực
Người xây dựng nội dung phương án bảo vệ phải hiểu được mỗi khu vực trong tòa nhà cần phải sắp xếp nhân viên bảo vệ theo những yêu cầu khác nhau. Tại các vị trí quan trọng luôn phải có bảo vệ túc trực thực hiện các nhiệm vụ sau:
– Khu vực nhà xe của khách hàng, nhân viên đang làm việc trong tòa nhà
- Sắp xếp khoa học, gọn gàng
- Luôn theo dõi, giám sát sự an toàn của tất cả phương tiện
- Không được để xảy ra bất kỳ tình huống nhầm lẫn xe trong quá trình xe ra – vào.
– Vị trí văn phòng trong tòa nhà
- Tuân thủ nội quy do ban lãnh đạo tòa nhà đặt ra
- Luôn ở tư thế sẵn sàng đối phó với các tình huống bất ngờ, khẩn cấp
- Đảm bảo an ninh trật tự khu vực văn phòng
– Khu vực kho chứa hàng hóa
- Kiểm kê, giám sát lượng hàng hóa, giấy tờ xuất/nhập kho mỗi ngày
- Đảm bảo môi trường tiêu chuẩn, an ninh nhà kho để lưu trữ hàng hóa an toàn, tránh xảy ra thất thoát.
2.3 Nhiệm vụ đối với từng vị trí
Đội ngũ lên phương án bảo vệ sẽ tiến hành thiết lập nhiệm vụ rõ ràng cụ thể cho từng vị tí trong tòa nhà. Một số nhiệm vụ chính cần được diễn giải:
– Các nhiệm vụ nhằm đảm bảo trật tự, an ninh tòa nhà:
- Xây dựng hệ thống quản lý an ninh tòa nhà chặt chẽ khoa học
- Túc trực tại cửa tòa nhà, chịu trách nhiệm đóng – mở cửa và phải giữ cửa luôn luôn đóng. Đặc biệt, nhân viên chỉ mở cửa khi có khách hàng, lãnh đạo, nhân viên trong tòa nhà đến.
- Luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sử, tôn trọng, nhiệt tình với bất cứ ai.
- Khi có người đến tòa nhà, nhân viên gác cổng cần hướng dẫn liên hệ với người phụ trách theo quy trình, ghi chép và lưu trữ đầy đủ thông tin.
- Tuyệt đối không tiếp đón người lạ đến tòa nhà vào ban đêm
- Mở hệ thống đèn chiếu sáng vào đúng khung giờ buổi tối để thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát. Vào lúc buổi sáng, nhân viên tuần tra phải có trách nhiệm tắt các thiết bị đèn.
– Thực hiện PCCC
- Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hệ thống điện và tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong tòa nhà.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp chữa cháy hoặc lãnh đạo chữa cháy khi có cháy nổ xảy ra.
- Ngăn chặn việc mang các vật dễ phát sinh cháy nổ vào tòa nhà.
- Thực hiện kiểm tra, báo cáo hàng tuần về hệ thống pccc, từ đó làm báo cáo đề xuất và yêu cầu bổ sung, thay thế, bảo trì hệ thống pccc nếu cần.
– Tuân thủ quy định, nội quy tòa nhà
- Giám sát, theo dõi thời gian đi làm của nhân viên trong tòa nhà theo chỉ đạo và yêu cầu của ban giám đốc
- Theo dõi, nhắc nhở các trường hợp không tuân thủ nội quy quản lý nhà chung cư (không đeo thẻ, bảng tên, đồng phục không đúng quy định,…)
V. Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ tòa nhà
Đội ngũ lực lượng bảo vệ phải được đào tạo không chỉ về chuyên môn mà còn phải liên tục trau dồi nghiệp vụ, giao tiếp. Đội ngũ bảo vệ phải được trang bị kiến thức, kỹ năng:
- Trang bị đầy đủ kiến thức về pháp luật
- Có khả năng theo dõi, giám sát chặt chẽ, tuần tra và canh gác các khu vực được phân bổ
- Nhân viên bảo vệ cần thành thạo ít nhất 1 loại võ thuật hoặc kỹ năng phòng thân trong lúc làm nhiệm vụ
- Có kỹ năng sử dụng các phương tiện, hệ thống pccc
- sử dụng các công cụ, thiết bị trong lúc làm nhiệm vụ (gậy, súng điện, bộ đàm, theo dõi camera,…)
- Có kỹ năng sơ cứu một số vết thương ngoài da
Lời kết
Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các nội dung cần có trong phương án bảo vệ tòa nhà. Nếu bạn có thắc mắc hay mong muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật Bản hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline: 0918.650.033 để được hỗ trợ và tư vấn.
||Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: T.18 Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Điện thoại (Phone): 0918.650.033
- Website: https://asahijapan.com/
>>>Tham khảo bài viết khác:
- Bảo trì bảo dưỡng là gì? Quy trình bảo trì bảo dưỡng chuẩn
- Dịch vụ quản lý chung cư cao tầng, mô hình quản lý hiệu quả
- Quy Trình Quản Lý Vận Hành Nhà Chung Cư Hiệu Quả Nhất